Dalam dunia kerja, surat paklaring menjadi dokumen yang penting bagi karyawan yang telah mengakhiri masa kerjanya. Surat ini tidak hanya berfungsi sebagai bukti pengalaman kerja, tetapi juga sebagai cerminan profesionalisme dan kontribusi yang telah diberikan selama bekerja di perusahaan. Banyak orang mungkin masih bingung mengenai apa itu paklaring, bagaimana proses pembuatannya, serta apa saja syarat yang perlu dipenuhi untuk mendapatkannya.
Artikel dari Dealls kali ini akan membahas secara mendalam mengenai paklaring, mulai dari pengertian, fungsi, hingga informasi penting lainnya yang perlu kamu ketahui. Mari kita simak bersama!
Apa Itu Paklaring?
Dilansir dari Disnaker Kota Malang, surat paklaring atau paklaring adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan atau instansi untuk menyatakan bahwa seorang karyawan pernah bekerja di tempat tersebut. Dokumen ini biasanya mencakup informasi penting seperti nama karyawan, posisi yang dijabat, masa kerja, dan keterangan lain yang relevan tentang kinerja atau perilaku selama bekerja di perusahaan.
Fungsi utama dari paklaring adalah untuk memberikan bukti yang sah bagi karyawan ketika mereka mencari pekerjaan baru. Paklaring dapat menjadi salah satu syarat yang diminta oleh perusahaan baru untuk memastikan latar belakang dan pengalaman kerja calon karyawan. Selain itu, paklaring juga dapat digunakan dalam berbagai keperluan administratif, seperti pengajuan kredit dan lain-lain.
Baca Juga: 17 Contoh Surat Resign yang Sopan dan Profesional
Fungsi dan Tujuan Paklaring
Fungsi dan tujuan paklaring sangat penting dalam konteks hubungan kerja dan pengembangan karier karyawan. Berikut adalah beberapa fungsi dan tujuan utama dari paklaring:
Fungsi Paklaring
1. Bukti Pengalaman Kerja
Paklaring berfungsi sebagai dokumen resmi yang membuktikan bahwa seseorang pernah bekerja di perusahaan tertentu. Ini menjadi referensi yang sah bagi karyawan ketika melamar pekerjaan di perusahaan lain.
2. Menyediakan Informasi Karyawan
Dokumen ini mencakup informasi penting tentang karyawan, seperti nama, jabatan, masa kerja, dan kinerja. Ini membantu calon pemberi kerja memahami latar belakang dan pengalaman karyawan.
3. Dukungan dalam Proses Rekrutmen
Paklaring sering kali menjadi salah satu syarat dalam proses rekrutmen. Banyak perusahaan yang meminta dokumen ini untuk memverifikasi pengalaman kerja calon karyawan.
4. Menjadi Referensi untuk Kegiatan Administratif
Selain digunakan dalam melamar pekerjaan, paklaring juga bisa digunakan dalam kegiatan administratif lain, seperti pengajuan pinjaman, pendaftaran sekolah, atau keperluan administratif lainnya.
Tujuan Paklaring
1. Mempermudah Pencarian Kerja
Salah satu tujuan utama paklaring adalah membantu karyawan yang telah mengundurkan diri atau di-PHK untuk mencari pekerjaan baru dengan lebih mudah, karena dokumen ini memberikan bukti bahwa mereka memiliki pengalaman kerja.
2. Menjamin Keberlanjutan Karier
Paklaring berfungsi sebagai jembatan untuk memastikan kelanjutan karier karyawan. Dengan adanya dokumen ini, karyawan dapat menunjukkan kredibilitas dan pengalaman mereka kepada perusahaan baru.
3. Meningkatkan Transparansi
Dengan adanya paklaring, proses verifikasi latar belakang karyawan menjadi lebih transparan. Ini membantu perusahaan baru untuk mendapatkan gambaran yang jelas mengenai karyawan yang mereka rekrut.
4. Menjaga Hubungan Baik dengan Mantan Karyawan
Pemberian paklaring yang baik dapat membantu perusahaan menjaga hubungan positif dengan mantan karyawan. Ini menunjukkan bahwa perusahaan menghargai kontribusi karyawan selama masa kerja mereka.
Apa Saja Informasi yang Terdapat dalam Paklaring?
Paklaring adalah dokumen resmi yang berisi informasi penting mengenai seorang karyawan yang pernah bekerja di suatu perusahaan. Berikut adalah beberapa informasi yang biasanya terdapat dalam paklaring:
1. Kop Surat
Kop surat merupakan bagian paling atas dari paklaring yang berisi identitas perusahaan, termasuk nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, dan alamat email. Jika ada, logo perusahaan juga dapat disertakan. Kop surat berfungsi untuk memberikan identitas resmi pada dokumen dan menambah legitimasi paklaring.
2. Perihal
Perihal adalah bagian yang menjelaskan tujuan dari dokumen tersebut. Dalam paklaring, biasanya tertulis kalimat seperti "Surat Keterangan Pengalaman Kerja" atau "Paklaring." Bagian ini memberikan konteks tentang isi surat, sehingga pembaca langsung memahami bahwa dokumen tersebut adalah paklaring yang dikeluarkan untuk menyatakan pengalaman kerja karyawan.
3. Identitas Karyawan
Pada bagian ini, terdapat informasi mengenai nama lengkap karyawan, nomor Induk Karyawan (NIK), jabatan atau posisi yang dipegang, serta departemen atau unit kerja. Informasi ini membantu mengidentifikasi karyawan yang bersangkutan dengan jelas.
4. Masa Kerja
Bagian ini mencakup informasi tentang tanggal mulai bekerja, tanggal berakhirnya masa kerja, dan durasi atau lamanya karyawan bekerja di perusahaan. Data ini penting untuk menunjukkan pengalaman kerja karyawan.
5. Keterangan tentang Kinerja
Dalam bagian ini, akan terdapat ringkasan mengenai kinerja karyawan selama bekerja, termasuk prestasi atau kontribusi signifikan yang diberikan. Penilaian mengenai etika kerja dan disiplin karyawan juga biasanya dicantumkan di sini.
6. Alasan Berhenti Bekerja
Paklaring juga mencantumkan alasan karyawan meninggalkan perusahaan, seperti mengundurkan diri, kontrak habis, atau di-PHK. Informasi ini penting untuk memberikan konteks mengenai hubungan kerja yang telah berakhir.
7. Tanda Tangan dan Stempel
Bagian ini mencakup tanda tangan dan nama pejabat yang mengeluarkan paklaring, biasanya dari HRD atau atasan langsung. Tanggal penerbitan paklaring dan stempel perusahaan juga ditambahkan untuk menambah keabsahan dokumen.
8. Referensi Kontak
Dalam paklaring, akan terdapat informasi kontak atau alamat perusahaan untuk verifikasi lebih lanjut jika diperlukan. Ini memberikan peluang bagi pihak yang membutuhkan untuk mengonfirmasi informasi yang tercantum.
Baca Juga: 30 Contoh Surat Lamaran Kerja Berbagai Industri, Lengkap!
Siapa yang Berhak Mengeluarkan Paklaring?
Paklaring adalah dokumen resmi yang biasanya dikeluarkan oleh pihak tertentu dalam suatu perusahaan atau instansi. Berikut adalah pihak-pihak yang berhak mengeluarkan paklaring:
1. Manajer Sumber Daya Manusia (HRD)
HRD merupakan pihak utama yang berwenang untuk mengeluarkan paklaring. Mereka bertanggung jawab atas pengelolaan dokumen karyawan dan memiliki akses ke informasi penting terkait pengalaman kerja dan kinerja karyawan.
2. Atasan Langsung
Dalam beberapa kasus, atasan langsung atau manajer karyawan yang bersangkutan juga dapat berperan dalam pengeluaran paklaring. Mereka dapat memberikan rekomendasi dan keterangan tentang kinerja karyawan selama bekerja di perusahaan.
3. Direktur atau Pimpinan Perusahaan
Untuk dokumen paklaring yang lebih formal, biasanya tanda tangan dari direktur atau pimpinan perusahaan juga diperlukan. Ini memberikan legitimasi dan kekuatan hukum pada paklaring tersebut.
4. Bagian Administrasi atau Kepegawaian
Beberapa perusahaan memiliki bagian administrasi atau kepegawaian yang bertugas khusus dalam pembuatan dan pengeluaran dokumen resmi, termasuk paklaring. Bagian ini biasanya memiliki prosedur yang jelas untuk mengeluarkan dokumen tersebut.
Syarat Mengajukan Surat Paklaring
Setiap karyawan yang telah berhenti bekerja memiliki hak untuk mendapatkan surat paklaring. Namun, ada beberapa syarat yang perlu dipenuhi agar permohonan tersebut dapat diproses dengan lancar. Berikut adalah syarat-syarat yang harus diperhatikan:
1. Mengundurkan Diri dengan Baik
Karyawan harus mengundurkan diri dengan cara yang baik dan sesuai prosedur perusahaan. Ini berarti mengikuti langkah-langkah yang ditetapkan, seperti memberikan pemberitahuan resmi dan menjalani proses exit interview jika diminta. Mengundurkan diri secara profesional dapat meningkatkan reputasi karyawan dan mempermudah mereka mendapatkan surat paklaring.
2. Masa Kerja Minimal
Ada ketentuan mengenai lama bekerja yang perlu diperhatikan. Karyawan umumnya diharuskan memiliki masa kerja minimal satu tahun di perusahaan tersebut. Durasi ini penting karena menunjukkan bahwa karyawan telah berkontribusi secara signifikan dan memahami budaya serta nilai-nilai perusahaan.
3. Menyelesaikan Kewajiban
Karyawan juga harus telah menyelesaikan semua kewajiban dan tanggung jawab yang diberikan sebelum meninggalkan perusahaan. Ini termasuk menyelesaikan pekerjaan yang sedang berjalan dan memastikan bahwa tidak ada tugas yang tertunda. Karyawan yang meninggalkan pekerjaan dengan baik akan lebih dihargai dan biasanya mendapatkan surat paklaring tanpa kesulitan.
4. Kontrak Kerja
Bagi mereka yang terikat dalam kontrak kerja, penting untuk menandatangani surat perjanjian kontrak waktu tertentu (PKWT) jika ada. Hal ini menunjukkan bahwa karyawan telah mengikuti ketentuan yang telah disepakati sebelumnya, dan bisa menjadi pertimbangan saat permohonan paklaring diajukan.
5. Pengajuan Permohonan
Untuk mendapatkan surat paklaring, karyawan harus mengajukan permohonan kepada HRD atau atasan langsung. Permohonan ini sebaiknya disampaikan secara tertulis, mencakup nama, jabatan, dan alasan pengajuan surat paklaring. Sebaiknya lakukan permohonan ini beberapa minggu sebelum meninggalkan perusahaan agar pihak HRD memiliki cukup waktu untuk memprosesnya.
Proses Pembuatan Paklaring
Pembuatan paklaring adalah proses yang melibatkan beberapa langkah untuk memastikan bahwa dokumen tersebut sah dan mencerminkan pengalaman kerja karyawan dengan akurat. Berikut adalah langkah-langkah dalam proses pembuatan paklaring:
1. Permohonan Karyawan
Proses dimulai dengan karyawan yang mengajukan permohonan paklaring kepada pihak perusahaan. Permohonan ini biasanya disampaikan secara tertulis dan dapat mencakup alasan mengapa karyawan memerlukan paklaring. Dalam surat permohonan, karyawan juga harus mencantumkan informasi dasar seperti nama, jabatan, dan masa kerja.
2. Verifikasi Data
Setelah menerima permohonan, pihak HRD atau atasan yang berwenang akan melakukan verifikasi terhadap data karyawan. Ini mencakup pemeriksaan catatan kehadiran, kinerja, dan alasan karyawan berhenti bekerja. Proses verifikasi bertujuan untuk memastikan bahwa informasi yang disampaikan dalam paklaring akurat dan valid.
3. Penyusunan Dokumen
Setelah verifikasi selesai, pihak HRD akan menyusun dokumen paklaring sesuai dengan format resmi perusahaan. Ini termasuk mencantumkan kop surat, perihal, identitas karyawan, masa kerja, keterangan tentang kinerja, alasan berhenti, dan informasi tambahan lainnya. Penulisan dokumen harus dilakukan dengan jelas dan profesional.
4. Tanda Tangan dan Stempel
Setelah dokumen disusun, paklaring harus ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, biasanya dari HRD atau atasan langsung. Tanda tangan ini menandakan bahwa dokumen tersebut sah dan dapat dipercaya. Selain itu, stempel perusahaan juga akan dicantumkan untuk menambah keabsahan dokumen.
5. Pemberian kepada Karyawan
Setelah semua langkah selesai, paklaring akan diserahkan kepada karyawan yang mengajukan permohonan. Karyawan sebaiknya memeriksa kembali dokumen untuk memastikan semua informasi sudah sesuai dan tidak ada kesalahan.
Contoh Format Paklaring
Berikut adalah contoh format paklaring yang dapat digunakan sebagai referensi. Format ini mencakup elemen-elemen penting yang biasanya ada dalam surat paklaring:
KOP SURAT PERUSAHAAN
NAMA PERUSAHAAN
ALAMAT PERUSAHAAN
TELEPON / FAX
WEBSITESurat Paklaring
Nomor: [Nomor Surat]
Perihal: Surat Keterangan Pengalaman Kerja
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: [Nama Pejabat]
Jabatan: [Jabatan Pejabat]
Perusahaan: [Nama Perusahaan]Dengan ini menyatakan bahwa:
Nama: [Nama Karyawan]
Jabatan: [Jabatan Karyawan]
NIK: [Nomor Induk Karyawan]Telah bekerja di perusahaan kami dari tanggal [Tanggal Mulai Bekerja] sampai dengan [Tanggal Berhenti Bekerja] dengan keterangan sebagai berikut:
- Masa Kerja: [Jumlah Tahun/Bulan]
- Jabatan Selama Bekerja: [Jabatan Karyawan]
- Tugas dan Tanggung Jawab: [Deskripsi Singkat Tugas Karyawan]
- Alasan Berhenti: [Alasan Berhenti, jika perlu]
- Prestasi atau Kinerja: [Informasi Tentang Kinerja Karyawan, jika relevan]
Demikian surat keterangan ini kami buat dengan sebenarnya untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Dikeluarkan di: [Kota]
Tanggal: [Tanggal Pembuatan Surat][Nama Pejabat yang Menandatangani]
[Jabatan Pejabat yang Menandatangani][Tanda Tangan]
[Stempel Perusahaan]
Demikianlah pembahasan dari Dealls mengenai paklaring, dari definisi, fungsi, hingga syarat dan proses pengajuannya. Semoga informasi ini dapat membantu kamu dalam memahami pentingnya surat ini untuk langkah selanjutnya dalam karier.
Jika kamu mencari peluang baru, jangan lewatkan untuk melamar ke berbagai lowongan kerja terbaru di perusahaan swasta ternama di Indonesia melalui Dealls.
Jangan ragu untuk memanfaatkan mentoring dari career mentor profesional yang bisa membantu kamu merancang rencana karier dan pengembangan diri.
Selain itu, kamu juga bisa menggunakan AI CV Reviewer, CV ATS Checker untuk memastikan CV kamu sesuai dengan posisi yang kamu inginkan. Dan jangan lupa, lakukan tes kepribadian secara gratis untuk lebih mengenal diri sendiri.
Mari wujudkan impian kariermu bersama Dealls!
Sumber:
