Dalam dunia bisnis, khususnya di perusahaan besar, peran purchasing sangat penting. Divisi ini menjadi kunci kelancaran operasional perusahaan melalui pengadaan barang atau jasa yang sesuai kebutuhan. Tugas mereka tidak hanya memastikan ketersediaan bahan baku tetapi juga mengelola hubungan dengan vendor. Artikel ini akan membahas secara mendalam tugas seorang purchasing, jenjang karirnya, hingga keterampilan yang dibutuhkan untuk sukses.
Baca Juga: Apa Itu Staff Purchasing? Tugas, Tanggung Jawab, dan Gajinya
Job Desk Purchasing: Tugas dan Tanggung Jawab yang Harus Kamu Tahu
Purchasing adalah aktivitas pengadaan barang atau jasa yang menjadi kebutuhan operasional perusahaan. Job desk ini mencakup segala hal mulai dari memastikan kualitas dan kuantitas produk hingga efisiensi biaya. Setiap level dalam departemen purchasing memiliki tanggung jawab yang berbeda, yang akan dibahas berikut ini:
1. Job Desk Purchasing Staff: Operasional Pengadaan Barang
Seorang purchasing staff bertanggung jawab pada pelaksanaan pengadaan barang dan layanan harian perusahaan. Tugas mereka meliputi:
Memastikan Ketersediaan Barang atau Bahan Baku
Purchasing staff bertugas melakukan pemesanan bahan baku yang dibutuhkan agar kegiatan operasional berjalan lancar. Mereka harus memperhatikan stok barang di gudang dan memproses pembelian tepat waktu.
Menjalin Komunikasi dengan Vendor dan Supplier
Seorang staff purchasing harus mampu menjalin hubungan baik dengan vendor. Negosiasi harga, pengaturan jadwal pengiriman, hingga memastikan kualitas barang menjadi bagian penting dari tugas ini.
Mengelola Dokumen Pembelian
Mereka bertanggung jawab memastikan semua dokumen seperti faktur, surat jalan, dan laporan pembelian tersusun rapi dan terdokumentasi dengan baik.
Mengontrol Pembayaran Vendor
Staff purchasing juga harus memastikan bahwa pembayaran kepada vendor dilakukan sesuai kesepakatan, sehingga tidak mengganggu hubungan bisnis.
2. Job Desk Purchasing Supervisor: Peran Lebih Strategis
Purchasing supervisor memiliki tugas untuk mengawasi tim purchasing sekaligus mengambil keputusan yang lebih strategis. Tugasnya meliputi:
Supervisi Tim Purchasing
Mereka bertanggung jawab memastikan anggota tim bekerja sesuai target dan prosedur perusahaan.
Menganalisis Kebutuhan Pengadaan
Supervisor mengevaluasi kebutuhan berdasarkan laporan internal untuk menentukan prioritas pengadaan.
Negosiasi Kontrak Besar
Supervisor seringkali terlibat dalam negosiasi untuk kontrak jangka panjang dengan supplier utama, yang berdampak besar pada efisiensi operasional perusahaan.
3. Job Desk Purchasing Manager: Puncak karir di Purchasing
Seorang purchasing manager bertugas merancang strategi pengadaan perusahaan secara keseluruhan. Beberapa tanggung jawab utamanya adalah:
Menyusun Strategi Pengadaan
Manager purchasing merancang kebijakan pembelian yang efisien, memastikan proses pengadaan berjalan sesuai rencana.
Evaluasi Performa Vendor
Mereka menentukan vendor mana yang memberikan nilai terbaik bagi perusahaan berdasarkan kualitas produk, harga, dan ketepatan waktu pengiriman.
Mengelola Anggaran
Manager purchasing bertanggung jawab atas pengelolaan anggaran untuk memastikan efisiensi dan transparansi dalam pengeluaran.
Keterampilan Penting untuk Berkarir di Bidang Purchasing
Untuk sukses di bidang purchasing, beberapa keterampilan berikut ini perlu kamu kuasai:
1. Kemampuan Komunikasi yang Baik
Seorang purchasing harus bisa berkomunikasi efektif dengan berbagai departemen, seperti keuangan dan logistik, serta menjaga hubungan baik dengan vendor. Kemampuan ini mempermudah koordinasi dan kelancaran proses pengadaan.
2. Keahlian Negosiasi
Purchasing yang handal mampu menekan biaya pengadaan dengan negosiasi yang efektif, sehingga perusahaan bisa memperoleh harga terbaik tanpa mengurangi kualitas.
3. Networking yang Luas
Memiliki jaringan vendor, supplier, dan penyedia jasa yang luas akan membantu proses pengadaan berjalan lebih cepat dan efisien.
4. Kemampuan Pencatatan dan Dokumentasi
Pencatatan yang terorganisir membantu menghindari masalah administrasi di kemudian hari, terutama dalam hal laporan keuangan atau audit.
5. Penguasaan Microsoft Office dan Komputer
Kemampuan dasar seperti menggunakan spreadsheet, membuat purchase order (PO), dan mengelola laporan sangat penting untuk mendukung aktivitas harian.
6. Pengetahuan tentang Perpajakan
Memahami perpajakan membantu mengelola pembelian sesuai aturan hukum, seperti menghitung pajak yang harus dibayar dan memastikan kewajiban pajak vendor dipenuhi.
Industri yang Membutuhkan Purchasing Staff
Peran purchasing sangat dibutuhkan di berbagai industri, antara lain:
Manufaktur
Industri manufaktur adalah industri yang mengolah bahan mentah menjadi barang jadi atau setengah jadi untuk dijual kepada pelanggan contoh PT. Indofood Sukses Makmur Tbk, PT. Astra Honda Motor.
Peran Purchasing:
- Mengelola pasokan bahan mentah untuk mendukung proses produksi.
- Memastikan bahan baku berkualitas sesuai spesifikasi dan tiba tepat waktu.
- Melakukan negosiasi harga, jumlah, dan waktu pengiriman dengan pemasok.
Contoh:
- PT Indofood Sukses Makmur Tbk (Divisi Noodle):
Purchasing bertugas memesan tepung terigu dari PT Bogasari Flour Mills untuk produksi mi instan. Mereka juga memesan minyak goreng dari produsen minyak, misalnya PT Wilmar Indonesia, serta bumbu rempah dari produsen lokal. - PT Astra Honda Motor (Manufaktur Otomotif):
Purchasing bertugas memesan bahan baku seperti baja dari PT Krakatau Steel untuk pembuatan komponen motor, dan komponen elektronik dari produsen seperti PT Panasonic Manufacturing Indonesia. Hospitality
Industri hospitality adalah industri yang berkaitan dengan pelayanan dan pengalaman pelanggan yang positif. Industri ini mencakup berbagai sektor, seperti perhotelan, restoran, pariwisata, dan hiburan.
Peran Purchasing:
- Mengelola kebutuhan operasional, seperti bahan makanan, perlengkapan kebersihan, dan alat dapur.
- Membeli peralatan maintenance, seperti AC, lampu, atau furnitur.
- Memastikan semua kebutuhan tersedia dengan kualitas terbaik dan efisien biaya.
Contoh:
- Hotel Santika Indonesia:
Purchasing memesan bahan makanan seperti daging sapi premium dari supplier PT Suri Nusantara Jaya, peralatan kebersihan dari PT Diversey Indonesia, dan perlengkapan kamar seperti linen dari PT Kencana Indah. - Restoran Pizza Hut Indonesia:
Purchasing bertugas memesan tepung khusus dari PT Sriboga Flour Mill, keju mozarella dari produsen lokal, serta bahan kemasan seperti kotak pizza dari PT Paper Indonesia.
3. Impor dan Ekspor
Industri ekspor impor adalah industri perdagangan internasional atau perdagangan antar negara yang melibatkan kegiatan menjual atau membeli barang atau jasa dari dalam atau ke luar negeri.
Peran Purchasing:
- Mengatur pembelian barang lintas negara sesuai kebutuhan perusahaan.
- Mengurus perizinan impor/ekspor, pajak, dan pengiriman barang melalui jalur laut atau udara.
- Berkomunikasi dengan supplier internasional terkait harga, kuantitas, dan pengiriman.
Contoh:
- PT Unilever Indonesia Tbk:
Purchasing bertugas membeli minyak kelapa sawit dari Malaysia Palm Oil Board (impor), dan mengatur ekspor produk seperti shampo ke negara-negara Asia Tenggara. - PT Garudafood Putra Putri Jaya Tbk:
Purchasing memesan bahan baku kacang tanah dari Vietnam, cokelat dari Ghana, dan mengurus pengiriman produk olahan kacang ke Timur Tengah.
Alur Kerja Purchasing Secara Umum
Pada umumnya purchasing berada pada department procurement atau pengadaan barang. Terdapat beberapa perusahaan yang membedakan job desc antara procurement dan purchasing namun ada pula yang menggabungkannya. Secara umum procurement lebih banyak berkaitan dengan proses sourcing atau pencarian supplier dan negosiasi sementara purchasing lebih banyak berkaitan dengan identifikasi kebutuhan dan pembuatan dokumen PO (purchase order). Menurut Priyandari, Yusuf & ud, Azmi & A.W, Christian & S, Teguh. (2016) secara umum gambaran alur kerja departemen purchasing adalah sebagai berikut:
Alur kerja purchasing dimulai dari Warehouse yang membuat Purchase Requisition (permintaan pembelian) ketika stok barang tertentu menipis atau ada kebutuhan baru. Dokumen ini diteruskan ke bagian Purchasing untuk diproses lebih lanjut. Setelah menerima Purchase Requisition, bagian purchasing membuat Purchase Order (PO), yaitu dokumen resmi untuk memesan barang atau jasa kepada supplier. PO tersebut kemudian dikirimkan kepada supplier sebagai konfirmasi pembelian.
Setelah supplier menerima PO, mereka mengirimkan barang sesuai pesanan. Barang yang tiba akan diterima oleh warehouse, yang kemudian mencocokkan barang tersebut dengan dokumen Packing List dari supplier. Jika sesuai, warehouse membuat Good Receipt Document sebagai bukti penerimaan barang.
Selanjutnya, supplier mengirimkan Invoice (tagihan) kepada Accounting. Bagian accounting bertugas memvalidasi kesesuaian dokumen antara Invoice, Purchase Order, dan Good Receipt Document. Setelah semua dokumen diverifikasi, accounting memproses pembayaran kepada supplier sesuai jumlah yang tercantum dalam Invoice. Proses ini memastikan pembelian berjalan dengan lancar, transparan, dan sesuai prosedur.
Gaji Berkarir di Purchasing
Gaji purchasing staff di area JABODETABEK berkisar antara Rp5,8 juta - Rp7,8 juta sementara rata-rata gaji purchasing di Indonesia berkisar antara Rp4,8 - Rp6 juta.
Langkah Awal Memulai karir di Purchasing
Jika tertarik berkarir di bidang ini, berikut langkah yang bisa kamu ikuti:
- Pilih Jurusan yang Relevan
Pendidikan di bidang manajemen, akuntansi, atau logistik menjadi dasar yang kuat. - Ikut Program Magang
Pengalaman magang di divisi purchasing akan memberikan gambaran langsung tentang tugas dan tantangan di bidang ini. - Latih Kemampuan Negosiasi
Ikuti pelatihan atau praktik negosiasi agar semakin percaya diri dalam berinteraksi dengan vendor. - Persiapkan Diri untuk Wawancara
Pahami detail tugas purchasing agar bisa menjawab pertanyaan dengan yakin saat melamar pekerjaan.
Purchasing menawarkan jenjang karir yang jelas, mulai dari staff hingga manager. Dengan keahlian yang relevan, peluang untuk berkembang di berbagai industri terbuka lebar.
Ingin memulai karir di purchasing? Temukan lowongan terbaik di Dealls dan jadilah bagian dari perusahaan impianmu. Yuk, mulai langkahmu sekarang!
Sumber:
