Memo adalah alat komunikasi yang sangat penting di dunia kerja. Meskipun sering dianggap sederhana, memo memiliki peran yang besar dalam menyampaikan informasi dengan jelas dan efisien di dalam organisasi.
Nah, dalam artikel ini, Dealls membahas secara lengkap apa itu memo, tujuan penggunaannya, dan cara menulis memo yang efektif.
Selain itu, ada juga beberapa contoh memo yang bisa digunakan dalam berbagai situasi di tempat kerja.
Simak terus artikel ini untuk memahami lebih dalam tentang memo dan bagaimana memanfaatkannya untuk mendukung kelancaran komunikasi di tempat kerja!
Apa Itu Memo?
Memo, atau memorandum, adalah dokumen yang digunakan untuk menyampaikan informasi kepada sekelompok orang dalam organisasi atau perusahaan.
Memo biasanya digunakan untuk memberitahukan tugas, proyek, acara, atau hal lainnya dengan cara yang cepat dan ringkas.
Menurut HubSpot, memo bertujuan untuk menarik perhatian penerima dengan cara yang langsung dan singkat sehingga informasi dapat segera dipahami.
Sementara itu, menurut Indeed, memo adalah cara untuk mengkomunikasikan informasi dalam perusahaan.
Memo sering digunakan untuk mengumumkan kebijakan baru, mengingatkan karyawan tentang aturan yang ada, atau memberi informasi penting lainnya.
Memo cenderung lebih informal dibandingkan surat, yang biasanya digunakan untuk berkomunikasi dengan pihak luar organisasi.
Secara keseluruhan, memo adalah alat komunikasi yang praktis untuk menyampaikan pesan penting secara efisien di dalam sebuah organisasi.
Baca Juga: Cara Membuat Email Baru di Gmail, Yahoo, dan Outlook di HP dan Komputer
Tujuan dan Fungsi Memo
Memo digunakan untuk berbagai tujuan di dalam perusahaan, dan tujuannya selalu berkaitan dengan penyampaian informasi yang jelas dan tepat waktu. Berikut adalah beberapa tujuan dan fungsi utama dari penggunaan memo, menurut Indeed dan Adobe.
1. Mendokumentasikan Kebijakan Perusahaan
Memo sering digunakan untuk mendokumentasikan kebijakan baru atau yang telah diperbarui dalam perusahaan.
Hal ini memastikan bahwa semua karyawan menerima informasi yang sama tentang peraturan, prosedur, atau standar yang harus diikuti.
2. Memberikan Pembaruan tentang Situasi atau Proyek Terkini
Memo berguna untuk memberikan pembaruan secara cepat dan ringkas mengenai status proyek, tujuan yang sedang dijalankan, atau perubahan yang terjadi dalam suatu departemen.
Ini memastikan bahwa semua anggota tim memiliki informasi terbaru dan dapat bekerja dengan arah yang sama.
3. Menjelaskan Prosedur atau Instruksi Kerja
Jika ada prosedur baru yang harus diikuti atau instruksi kerja yang perlu diketahui, memo adalah cara yang efektif untuk menyampaikannya.
Misalnya, jika ada cara baru dalam penggunaan peralatan atau perubahan cara kerja, memo digunakan untuk memberikan petunjuk yang jelas agar semua karyawan mengerti dan mengikuti prosedur tersebut.
Baca Juga: 30 Contoh Surat Lamaran Kerja Berbagai Industri, Lengkap!
4. Memberikan Instruksi Penggunaan Tools
Saat perusahaan memperkenalkan peralatan baru, memo digunakan untuk memberikan instruksi yang jelas tentang cara penggunaan, perawatan, atau keamanan saat menggunakan peralatan tersebut.
Memo ini memastikan bahwa karyawan dapat beradaptasi dengan peralatan baru tanpa kebingungannya.
5. Mengumumkan Perubahan dalam Organisasi
Memo digunakan untuk memberi tahu karyawan tentang perubahan struktural dalam organisasi, seperti penggantian jabatan, pengumuman karyawan baru, atau perubahan besar lainnya.
Melalui pengumuman ini, seluruh perusahaan mengetahui perubahan yang terjadi dengan cara yang terstruktur dan terorganisir.
6. Mengumumkan Perubahan Kebijakan atau Prosedur Baru
Jika ada kebijakan baru yang harus diterapkan di perusahaan, seperti perubahan jam kerja, aturan kerja jarak jauh, atau pengaturan cuti, memo digunakan untuk menginformasikan semua pihak yang terlibat.
Ini membantu memastikan bahwa karyawan selalu mengikuti prosedur terbaru dan tidak ada yang tertinggal informasi penting.
7. Mengingatkan Tugas atau Tenggat Waktu
Memo juga sering digunakan untuk mengingatkan karyawan tentang tugas yang harus diselesaikan, baik itu laporan, pengisian formulir, atau persiapan untuk acara penting.
Pengingat ini membantu memastikan bahwa semua orang dapat memenuhi tenggat waktu dan tidak ada yang terlewatkan.
8. Permintaan atau Pengumuman Perusahaan
Memo juga digunakan untuk permintaan atau pengumuman tertentu yang bersifat umum, seperti mencari sukarelawan untuk acara perusahaan atau pengumuman terkait kegiatan kantor, seperti pesta ulang tahun atau acara bersama lainnya.
Memo yang menyeluruh memastikan semua orang di perusahaan dapat ikut serta jika diinginkan.
Perbedaan Memo dan Email
Memo dan email keduanya digunakan untuk komunikasi dalam perusahaan, tetapi memiliki perbedaan utama.
Memo biasanya lebih formal dan digunakan untuk menyampaikan informasi penting, kebijakan, atau pengumuman kepada tim atau seluruh organisasi.
Memo sering digunakan untuk hal-hal yang membutuhkan perhatian khusus dan biasanya dicetak atau disebarkan dalam format tertentu.
Sementara itu, email lebih fleksibel dan bisa digunakan untuk komunikasi baik formal maupun informal.
Email dapat dengan mudah dikirim ke banyak orang, baik di dalam maupun luar organisasi, dan memungkinkan respons yang lebih cepat.
Meskipun email bisa lebih santai, ia tetap efektif untuk tujuan komunikasi sehari-hari, baik untuk percakapan singkat maupun untuk hal yang lebih serius.
Singkatnya, memo lebih resmi dan biasanya digunakan untuk pengumuman penting di dalam organisasi, sedangkan email lebih praktis dan bisa digunakan untuk berbagai jenis komunikasi, baik yang formal maupun yang santai.
Baca Juga: Apa Itu BCC Dalam Email? Kenali Arti dan Fungsinya Di Sini!
Jenis-Jenis Memo
Memo dapat dibedakan berdasarkan tujuan dan formatnya. Berikut beberapa jenis memo yang umum digunakan di tempat kerja.
1. Memo Informasi
Memo jenis ini digunakan untuk menyampaikan informasi penting yang perlu diketahui oleh penerima, seperti perubahan kebijakan, pengumuman acara, atau update proyek.
Tujuannya adalah untuk memberikan informasi dengan jelas dan singkat tanpa memerlukan respons langsung.
2. Memo Permintaan
Memo ini digunakan untuk meminta sesuatu, baik itu permintaan informasi, bantuan, atau sumber daya lainnya.
Biasanya, memo jenis ini mencantumkan detail permintaan dan alasan di baliknya.
3. Memo Instruksi
Memo instruksi berfungsi untuk memberi petunjuk atau arahan kepada rekan kerja atau tim.
Biasanya, memo ini mencakup langkah-langkah yang harus diikuti atau prosedur yang perlu diterapkan dalam menyelesaikan tugas tertentu.
4. Memo Pengingat
Memo jenis ini digunakan untuk mengingatkan penerima mengenai tugas atau deadline yang mendekat.
Memo pengingat membantu memastikan bahwa penerima tidak melupakan kewajiban atau jadwal yang penting.
5. Memo Laporan
Memo ini digunakan untuk melaporkan hasil pekerjaan, kemajuan proyek, atau status tertentu kepada manajer atau rekan kerja lainnya.
Memo laporan sering kali mencakup data atau fakta yang mendukung informasi yang disampaikan.
6. Memo Pengumuman
Memo pengumuman digunakan untuk menyampaikan berita penting atau perubahan besar dalam organisasi, seperti pergantian posisi, perubahan struktur perusahaan, atau pengumuman lainnya yang berhubungan dengan seluruh karyawan.
7. Memo Evaluasi
Memo evaluasi digunakan untuk memberikan umpan balik atau evaluasi terhadap kinerja karyawan atau tim.
Memo ini berfungsi untuk memberikan penilaian dan kadang-kadang mencakup saran atau rekomendasi untuk perbaikan.
Komponen dalam Memo
Memo biasanya terdiri dari beberapa bagian penting yang membuat informasi dapat disampaikan dengan jelas dan efektif. Berikut adalah bagian-bagian utama dari sebuah memo Indeed.
1. Header
Header adalah bagian pertama yang berisi informasi seperti siapa penerima dan pengirim memo, serta tanggal dan waktu pengiriman.
Bagian ini membantu mencatat informasi yang disampaikan dan memudahkan penerima untuk mengetahui konteks pesan yang diterima.
2. Subjek
Subjek berfungsi untuk memberi gambaran singkat mengenai topik memo.
Biasanya, subjek terletak setelah header dan langsung menjelaskan inti dari memo tersebut.
Subjek yang jelas akan memudahkan penerima untuk segera memahami pokok bahasan memo.
3. Pernyataan
Pada bagian ini, kamu menyampaikan tujuan memo dan memperkenalkan ide utama yang ingin disampaikan.
Ini adalah bagian di mana kamu mengungkapkan informasi penting yang ingin dibagikan, serta memberikan sedikit penjelasan jika diperlukan.
4. Diskusi
Di bagian diskusi, kamu menjelaskan lebih rinci tentang informasi yang disampaikan, termasuk perubahan yang terjadi, tantangan yang mungkin muncul, atau rincian tambahan lainnya.
Jika diperlukan, bagian ini bisa digunakan untuk meminta pendapat atau tindakan dari rekan kerja.
5. Ringkasan (opsional)
Beberapa memo menyertakan ringkasan di akhir untuk mengingatkan kembali pesan utama.
Ringkasan ini memudahkan penerima untuk memahami inti memo dengan cepat dan dapat digunakan untuk memberikan pengingat atau ucapan terima kasih kepada rekan kerja.
Cara Menulis Memo yang Efektif
Membuat memo yang jelas dan mudah dipahami dapat membantu komunikasi di tempat kerja menjadi lebih efisien. Ikuti langkah-langkah berikut untuk membuat memo masih dilansir dari Indeed.
1. Tulis Ide Utama
Sebelum menulis memo, pastikan kamu benar-benar memahami pesan yang ingin disampaikan agar bisa menjelaskannya dengan jelas.
Tuliskan poin-poin utama yang ingin kamu bahas.
Jika ada terlalu banyak informasi, pertimbangkan untuk membuat laporan atau membagi pesan menjadi beberapa memo yang lebih spesifik.
2. Pahami Audiens dan Nada Pesan
Pertimbangkan tujuan memo dan audiens yang akan menerima pesan tersebut.
Misalnya, memo tentang pesta perusahaan atau bonus tahunan bisa menggunakan nada yang lebih santai, sedangkan memo yang mengumumkan perubahan besar dalam kebijakan perusahaan mungkin memerlukan nada yang lebih formal.
Pastikan gaya penulisanmu mudah dipahami oleh rekan-rekan kerja.
3. Gunakan Template
Kamu bisa menggunakan template untuk membantu mengikuti format memo yang benar.
Template memudahkan rekan kerja mengenali pesanmu sebagai memo dan memastikan semua informasi yang diperlukan tercantum.
4. Jaga Paragraf Tetap Singkat
Tulis memo dengan paragraf yang singkat agar lebih mudah dibaca.
Secara umum, paragraf dalam memo terdiri dari dua hingga empat kalimat.
Jika memungkinkan, gunakan poin-poin atau daftar untuk menyoroti informasi penting.
5. Periksa Kembali (Proofreading)
Sebelum mengirim memo, baca kembali setiap bagian untuk memastikan pesanmu ringkas dan jelas.
Pastikan kamu telah mengalamatkan memo kepada orang yang tepat dan subjek memo sesuai dengan isi pesan.
Jangan lupa periksa kesalahan kecil seperti typo atau masalah tata bahasa.
6. Kirimkan Memo
Sebarkan memo sesegera mungkin agar semua pihak yang perlu mendapat informasi dapat mengetahuinya.
Banyak organisasi mengirim memo lewat email dan menempelkannya di tempat yang mudah terlihat, seperti papan pengumuman.
Simpan salinan memo untuk referensi jika dibutuhkan di kemudian hari.
Kesalahan Umum dalam Menulis Memo
Menulis memo yang efektif membutuhkan perhatian terhadap detail dan pemahaman audiens. Berikut adalah beberapa kesalahan umum yang sering terjadi saat menulis memo.
1. Tidak Menyertakan Subjek yang Jelas
Subjek adalah bagian penting dari memo. Tanpa subjek yang jelas, penerima mungkin kesulitan memahami inti pesan memo tersebut.
Pastikan subjek memo singkat, padat, dan langsung mengarah ke topik utama.
2. Terlalu Panjang atau Tidak Terfokus
Meskipun memo dapat berisi informasi yang penting, terlalu banyak informasi atau pembahasan yang tidak relevan akan membuat penerima kehilangan fokus.
Pastikan untuk tetap terfokus pada satu topik dan hindari memasukkan informasi yang tidak perlu.
3. Gaya Bahasa yang Terlalu Formal atau Tidak Sesuai
Memo bersifat internal sehingga nada pesan harus disesuaikan dengan audiens.
Gaya bahasa yang terlalu formal atau kaku bisa membuat pembaca merasa pesan tersebut tidak relevan atau tidak menyenangkan untuk dibaca.
Pilih nada yang sesuai dengan konteks dan audiens.
4. Lupa Menyertakan Informasi Penting
Jangan sampai melewatkan bagian penting dalam memo, seperti siapa yang terlibat, tanggal, dan langkah yang perlu diambil setelah membaca memo.
Informasi yang tidak lengkap dapat menyebabkan kebingungannya pembaca.
5. Terlalu Banyak Penggunaan Istilah Teknis
Penggunaan istilah teknis atau jargon yang tidak dipahami oleh seluruh audiens dapat membuat memo sulit dimengerti.
Gunakan bahasa yang mudah dipahami oleh semua penerima memo.
6. Tata Letak yang Tidak Rapi
Memo yang tidak memiliki format yang jelas dan teratur bisa membuat pembaca kesulitan dalam memahami isi pesan.
Pastikan untuk menggunakan format yang terstruktur dengan header yang jelas, subjek, dan paragraf yang singkat agar mudah dibaca.
7. Tidak Memeriksa Kembali (Proofreading)
Kesalahan ejaan, tata bahasa, atau kesalahan ketik lainnya dapat merusak kredibilitas memo.
Sebelum mengirim memo, pastikan untuk memeriksa kembali agar semua kesalahan bisa diperbaiki.
Template Memo
Tempat kerjamu mungkin memiliki format memo tertentu, tetapi sebagian besar memo dapat dibuat dengan menggunakan template memo kantor. Berikut adalah contoh template untuk memo kantor dasar dilansir dari Indeed.
To: Penerima memo
From: Pengirim memo
Date: Tanggal penerbitan
Subject: Judul atau topik memo[Di paragraf pertama memo, jelaskan dengan jelas inti/ide utama pesan yang ingin kamu sampaikan. Sebutkan informasi penting yang berdampak langsung pada penerima memo.]
[Paragraf kedua mengembangkan ide utama dan memberikan detail tambahan. Ringkaslah pembahasan mengenai topik memo dan minta masukan dari staf jika diperlukan.]
[Kamu bisa menyertakan paragraf ketiga opsional yang merangkum memo.]
[Tutup dengan kata penutup, seperti "Hormat saya," "Salam hangat," atau "Terima kasih,"]
[Nama Anda]
[Informasi kontak jika diperlukan]
Attachments: [Sebutkan dokumen yang dilampirkan dalam memo]
7 Contoh Memo
Berikut adalah 7 contoh memo untuk berbagai situasi yang dapat digunakan di tempat kerja.
1. Contoh Memo Pengumuman Perubahan Kebijakan Perusahaan
To: Semua Karyawan
From: Manajer Sumber Daya Manusia
Date: 16 Desember 2024
Subject: Perubahan Kebijakan Cuti TahunanSehubungan dengan perubahan kebijakan cuti tahunan, mulai tanggal 1 Januari 2025, setiap karyawan akan mendapatkan 15 hari cuti tahunan. Harap untuk melapor ke HR untuk informasi lebih lanjut mengenai cara pengajuan cuti.
Untuk pertanyaan lebih lanjut, silakan hubungi departemen SDM.
Hormat kami,
Nama Anda
Departemen SDM
2. Contoh Memo Pengingat Deadline Tugas
To: Tim Marketing
From: Manajer Proyek
Date: 16 Desember 2024
Subject: Pengingat Deadline Ad CampaignTim,
Ini adalah pengingat untuk menyelesaikan laporan campaign sebelum tanggal 20 Desember 2024. Pastikan semua materi campaign sudah dikirimkan dan siap untuk dipresentasikan pada meeting berikutnya.Terima kasih atas kerjasamanya.
Salam,
Nama Anda
3. Contoh Memo Informasi Acara Kantor
To: Semua Karyawan
From: HRD
Date: 16 Desember 2024
Subject: Acara Outing Kantor Tahun BaruKami dengan senang hati mengumumkan bahwa akan ada acara outing kantor pada tanggal 5 Januari 2025, di Taman Bunga. Acara ini akan dimulai pada pukul 09:00 dan akan diikuti dengan berbagai kegiatan seru.
Harap RSVP melalui email kepada HRD selambat-lambatnya tanggal 2 Januari.
Hormat kami,
Nama Anda
HRD
4. Contoh Memo Permintaan Bantuan
To: Tim Operasional
From: Manajer Produksi
Date: 16 Desember 2024
Subject: Permintaan Bantuan untuk Persiapan EventKepada Tim Operasional,
Kami membutuhkan bantuan tambahan untuk menyiapkan perlengkapan acara yang akan digelar pada tanggal 20 Desember. Mohon koordinasikan dengan tim logistik untuk memastikan semua barang siap di lokasi.Terima kasih atas bantuan dan kerjasamanya.
Salam,
Nama Anda
5. Contoh Memo Pemberitahuan Kenaikan Jabatan
To: Semua Karyawan
From: Manajer HR
Date: 16 Desember 2024
Subject: Pemberitahuan Kenaikan JabatanDengan senang hati kami mengumumkan bahwa Sarah J. telah dipromosikan menjadi Manajer Keuangan, efektif mulai 1 Januari 2025. Kami yakin Sarah akan membawa perubahan positif dalam peran barunya.
Selamat kepada Sarah dan terima kasih atas kerja kerasnya!
Hormat kami,
Nama Anda
6. Contoh Memo Pengumuman Cuti Bersama
To: Semua Karyawan
From: Manajer SDM
Date: 16 Desember 2024
Subject: Pengumuman Cuti Bersama pada 25 DesemberKami ingin mengingatkan bahwa pada tanggal 25 Desember 2024, perusahaan akan libur dalam rangka perayaan Natal. Harap pastikan semua tugas yang perlu diselesaikan sebelum hari tersebut sudah selesai.
Selamat Natal dan Tahun Baru!
Hormat kami,
Nama Anda
7. Contoh Memo Pengumuman Perubahan Waktu Kerja
To: Semua Karyawan
From: Manajer Umum
Date: 16 Desember 2024
Subject: Perubahan Jam Kerja Musim LiburanMulai tanggal 20 Desember 2024 hingga 2 Januari 2025, jam kerja kantor akan berubah menjadi pukul 09:00 hingga 15:00 untuk menyesuaikan dengan musim liburan. Harap sesuaikan jadwal kerja sesuai dengan perubahan ini.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Salam,
Nama Anda
Demikian penjelasan lengkap mengenai apa itu memo, fungsi, struktur, dan berbagai contoh penggunaannya di dunia kerja. Semoga informasi ini bisa membantu kamu dalam memahami bagaimana memo digunakan untuk komunikasi yang efisien dan efektif dalam sebuah organisasi.
Masih bingung merancang arahan karier? Dapatkan mentoring langsung dari career mentor profesional yang siap membimbingmu dalam menyusun strategi karier dan memberikan tips sukses di dunia kerja.
Di Dealls, kamu juga bisa menemukan lebih dari 2.000 lowongan kerja terbaru dari perusahaan ternama di Indonesia. Dengan fitur priority slot, kamu bisa melihat transparansi gaji yang ditawarkan oleh perusahaan impianmu, lho!
Jangan lupa, pastikan CV kamu sesuai dengan posisi yang kamu lamar menggunakan AI CV Reviewer, CV ATS Checker.
Tingkatkan peluangmu diterima kerja dengan Dealls!
Sumber:
How to Write a Memo: The 10 Steps I Use to Get It Right Every Time
How To Create a Memo (With Tips, Template and Examples) | Indeed.com
