Halo! Pernahkah kamu merasa kesulitan menjaga komunikasi dengan pelanggan ketika sedang di luar jam kerja? Jangan khawatir! Dengan memanfaatkan pesan otomatis yang profesional dan menarik, kamu bisa tetap memberikan pelayanan terbaik tanpa harus selalu standby. Mari kita bahas bagaimana cara membuat pesan di luar jam kerja yang tidak hanya informatif, tetapi juga memikat hati pelanggan.
Kenapa Pesan Otomatis di Luar Jam Kerja Penting untuk Bisnis kamu?
1. Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan
Pesan otomatis membantu menciptakan kesan bahwa bisnis kamu selalu siap memberikan solusi, meskipun sedang tidak online. Pelanggan akan merasa dihargai karena mendapatkan respons meski di luar jam operasional.
2. Memberikan Kesan Profesional
Dengan pesan otomatis yang terstruktur, pelanggan akan melihat bisnis kamu sebagai entitas yang serius dan terorganisir. Hal ini penting untuk membangun citra positif di mata pelanggan.
3. Membantu Mengelola Ekspektasi Pelanggan
Pesan otomatis dapat memberikan informasi yang jelas tentang waktu respons, sehingga pelanggan tidak merasa diabaikan. Ini adalah langkah kecil yang dapat mengurangi keluhan atau ketidakpuasan.
Baca Juga: Contoh CV Admin Online Shop Gratis Untuk Fresh Graduate!
Contoh Kata-Kata Pesan di Luar Jam Kerja yang Efektif dan Kreatif
Pesan Otomatis untuk Menyapa Pelanggan dengan Hangat
Menyapa pelanggan dengan sopan dan hangat adalah langkah pertama yang penting. Berikut adalah contohnya:
"Terima kasih telah menghubungi kami! Saat ini kami sedang di luar jam kerja. Namun, kami akan segera merespons pesan kamu di jam operasional berikutnya. Semoga kamu memiliki hari yang menyenangkan!"
Pesan Otomatis untuk Olshop yang Ramah dan Informatif
Jika kamu menjalankan toko online, gunakan pesan yang memberikan informasi tambahan:
"Halo! Terima kasih atas pesan kamu. Saat ini kami sedang offline, tetapi kamu dapat melihat katalog lengkap kami di [link katalog kamu]. Pesanan kamu akan segera kami proses di jam kerja berikutnya."
Pesan Otomatis yang Lucu untuk Menjaga Mood Pelanggan
Untuk bisnis dengan nuansa santai, pesan lucu dapat menjadi pilihan:
"Hei! Kami lagi istirahat dulu biar tetap semangat melayani kamu. Nanti kami akan balas pesan kamu dengan penuh energi dan senyuman. 😊 Sampai jumpa di jam kerja!"
Tips Membuat Pesan Otomatis di Luar Jam Kerja yang Menarik
1. Gunakan Bahasa Sopan dan Profesional
Hindari kalimat yang terkesan tidak serius atau kurang sopan. Pastikan pesan kamu sesuai dengan citra bisnis.
2. Buat Pesan yang Singkat dan Jelas
Pesan yang terlalu panjang akan sulit dipahami pelanggan. Sampaikan poin utama dengan ringkas.
3. Sertakan Informasi Penting
Berikan detail seperti jam kerja, alternatif kontak, atau link ke website jika diperlukan.
4. Gunakan Emoji untuk Sentuhan Personal (Opsional)
Tambahkan emoji jika cocok dengan karakter bisnis kamu untuk membuat pesan lebih ramah dan menarik.
Cara Mengatur Pesan Otomatis di WhatsApp Bisnis dengan Mudah
Berikut Cara Menyetel Pesan di Luar Jam Kerja dilansir dari Pusat Bantuan WhatsApp
1. Cara Menyetel Pesan di Luar Jam Kerja Untuk Ponsel Android
Berikut langkah-langkah menyetel pesan diluar jam kerja dengan ponsel android. Dengan ini pelanggan yang mengirimi kamu pesan akan secara otomatis menerima pesan custom, yang menunjukkan bahwa kamu sedang sibuk atau jauh dari telepon.
- Buka aplikasi WhatsApp Business.
- Ketuk Opsi lainnya(titik tiga) > Fitur bisnis > Pesan di luar jam kerja.
- Nyalakan Kirim pesan di luar jam kerja.
- Di bagian Pesan di luar jam kerja, ketuk pesan untuk mengeditnya, lalu ketuk OKE.
- Ketuk Jadwalkan untuk menjadwalkan pesan di luar jam kerja. Pilih dari opsi berikut:
- Selalu kirim: Mengirim pesan setiap saat.
- Jadwal khusus: Mengirim pesan hanya dalam jangka waktu yang ditentukan.
- Di luar jam kerja: Mengirim pesan hanya di luar jam kerja.
- Catatan: Opsi ini hanya tersedia jika kamu telah mengatur jam kerja di profil bisnis kamu.
- Ketuk Penerima untuk menentukan penerima pesan di luar jam kerja. Pilih dari opsi berikut:
- Semua orang: Mengirim pesan kepada semua orang yang mengirimi kamu pesan saat kamu menyalakan fitur Pesan di Luar Jam Kerja.
- Semua orang yang tidak ada di buku telepon: Mengirim pesan hanya kepada pelanggan yang tidak ada di buku telepon.
- Semua orang, kecuali…: Kirimkan kepada semua pelanggan kecuali yang kamu pilih.
- Hanya kirim ke…: Mengirim pesan hanya ke kontak terpilih.
- Ketuk Simpan.
2. Cara Menyetel Pesan di Luar Jam Kerja Untuk Ponsel iOS
Sedikit berbeda dengan sistem android, Berikut langkah-langkah menyetel pesan diluar jam kerja dengan ponsel berbasis iOS.
- Buka aplikasi WhatsApp Business.
- Ketuk Pengaturan > Fitur Bisnis > Pesan di Luar Jam Kerja.
- Nyalakan Pesan di Luar Jam Kerja.
- Di bagian Pesan, ketuk pesan untuk mengeditnya, lalu ketuk Simpan.
- Ketuk Jadwalkan untuk menjadwalkan pesan di luar jam kerja. Pilih dari opsi berikut:
- Selalu kirim: mengirim pesan setiap saat.
- Jadwal khusus: mengirim pesan hanya dalam jangka waktu yang ditentukan.
- Di luar jam kerja: mengirim pesan hanya di luar jam kerja.
- Catatan: Opsi ini hanya tersedia jika Anda telah mengatur jam kerja di profil bisnis Anda.
- Ketuk Penerima untuk menentukan penerima pesan di luar jam kerja. Pilih dari opsi berikut:
- Semua orang: Mengirim pesan kepada semua orang yang mengirimi Anda pesan saat Anda menyalakan fitur Pesan di Luar Jam Kerja.
- Semua orang yang tidak ada di buku telepon: Mengirim pesan hanya kepada pelanggan yang tidak ada di buku telepon.
- Semua orang, kecuali…: Mengirim pesan kepada semua pelanggan kecuali yang Anda pilih.
- Hanya kirim ke…: Mengirim pesan hanya ke kontak terpilih
Bagaimana Pesan Otomatis Bisa Meningkatkan Kepuasan Pelanggan?
Respons Cepat, Pelanggan Puas
Pelanggan cenderung lebih puas ketika mendapatkan respons segera, meskipun hanya pesan otomatis. Hal ini menunjukkan bahwa bisnis kamu peduli terhadap komunikasi.
Mengurangi Risiko Kehilangan Pelanggan
Pesan otomatis yang informatif dapat mencegah pelanggan mencari alternatif lain karena merasa tidak mendapatkan jawaban yang cepat.
Meningkatkan Loyalitas Pelanggan
Ketika pelanggan merasa dihargai, mereka akan lebih cenderung kembali menggunakan produk atau layanan kamu.
Contoh Pesan Otomatis yang Bisa kamu Coba Sekarang!
Untuk Menyampaikan Informasi Jam Kerja
"Halo, terima kasih telah menghubungi kami! Saat ini kami sedang offline. Jam operasional kami adalah Senin-Jumat, pukul 09.00-17.00. Kami akan segera merespons di jam tersebut. 😊"
Untuk Mengarahkan Pelanggan ke Website atau Media Sosial
"Saat ini kami sedang offline. Untuk informasi lebih lengkap, kunjungi website kami di www.dealls.com. Kami akan segera merespons pesan kamu di jam kerja."
Untuk Memberikan Alternatif Kontak
"Terima kasih telah menghubungi kami. Jika pesan ini mendesak, kamu bisa menghubungi kami di nomor 0812-XXXX-XXXX. Salam hangat!"
Pesan otomatis di luar jam kerja adalah solusi sederhana namun efektif untuk menjaga komunikasi dengan pelanggan. Dengan pesan yang profesional dan menarik, kamu dapat meningkatkan kepuasan pelanggan sekaligus membangun citra bisnis yang lebih baik.
Apakah kamu sedang mencari karier yang menantang dan mendukung pengembangan digital? Lamar sekarang di Dealls dan wujudkan mimpi kamu bersama perusahaan terbaik!
Sumber:
