Employee self service kini menjadi hal yang penting untuk diketahui oleh karyawan, sebab teknologi ini dapat mempermudah proses administrasi karyawan, termasuk melakukan absensi kehadiran di kantor, loh!
Lalu, kira-kira apa ya yang dimaksud dengan employee self service ini? Apakah penting untuk dimiliki oleh setiap perusahaan? Yuk, temukan jawabannya lewat penjelasan di bawah ini!
Baca juga: Simak 5 Contoh Analisis Jabatan: Manfaat Dan Cara Membuatnya
Apa Itu Employee Self Service
Menurut laman Talent HR, employee self service atau yang biasa disingkat sebagai (ESS) adalah sebuah teknologi digital yang memungkinkan karyawan mengakses dan mengelola informasi serta proses SDM secara mandiri.
Dengan ESS ini karyawan dapat memperbarui informasi pribadi, melihat potongan gaji, mengajukan cuti, hingga mengakses berbagai SDM. Hal ini tentunya memungkinkan tim HR untuk fokus pada inisiatif yang lebih strategis dan memberikan layanan lain untuk kemajuan perusahaan.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa employee self service di sini merupakan alat digital yang dapat digunakan oleh karyawan untuk mengakses dan mengelola informasi SDM, seperti absensi hingga mencatat waktu cuti secara pribadi.
Mengapa Perusahaan Harus Menggunakan Employee Self Service?
Tentunya terdapat berbagai alasan, mengapa perusahaan harus beralih ke teknologi employee self service ini. Selain agar dapat beradaptasi dengan teknologi, ternyata ada berbagai alasan lain mengapa perusahaan harus menggunakan teknologi ESS ini!
1. Meningkatkan Keterlibatan Karyawan
Dengan platform employee self service ini, karyawan tentunya akan merasa terlibat karena mereka mengisi data pribadi mereka secara mandiri. Selain Itu, proses input data ini tentunya akan memudahkan kinerja HR menjadi lebih efisien.
2. Meningkatkan Produktivitas
Karena karyawan melakukan input data mereka sendiri, otomatis tugas HR akan berkurang. Dengan hal ini, HR bisa melakukan pekerjaan lain yang lebih strategis dan analitik.
3. Meningkatkan Kepatuhan Hukum dan Peraturan
Selain beberapa hal di atas, menggunakan employee self service juga memungkinkan perusahaan untuk lebih patuh terhadap hukum ketenagakerjaan, seperti gaji yang sesuai upah minimum, jam kerja yang sesuai peraturan, hingga pemberian tunjangan.
Peran Employee Self Service
Setelah mengetahui alasan kenapa perusahaan harus beralih ke employee self service, kini saatnya kamu mengetahui peran dari employee self service bagi semua pihak.
Peran Bagi Karyawan
Seperti yang telah dikatakan sebelumnya, employee self service ini dapat meningkatkan keterlibatan karyawan dan transparansi antara karyawan dan perusahaan. Hal ini tentunya akan berpengaruh terhadap produktivitas dan loyalitas yang dimiliki oleh karyawan.
Selain itu, dengan employee self service ini, karyawan juga dapat mengisi dan menentukan proses SDM yang mereka inginkan, seperti mengajukan tanggal cuti, mendapatkan slip gaji, hingga melakukan absensi dimana saja dan kapan saja. Jadi, lebih work life balance deh.
Peran Bagi Perusahaan
Tak hanya berperan bagi karyawan, ESS sistem ini juga memiliki peran penting bagi perusahaan, termasuk untuk meningkatkan efisiensi dan fleksibilitas kerja. Bahkan studi menyebutkan, jika dengan ESS sistem ini perusahaan dapat memangkas waktu 40 hingga 60% untuk proses SDM ini.
Selain itu, data administrasi karyawan pun juga semakin terjaga dengan aman, karena terhubung dengan sistem cloud yang bisa memperbarui data setiap harinya.
Manfaat Menggunakan Teknologi Employee Self Service
Dengan menggunakan alat employee self service terdapat berbagai manfaat dan keunggulan yang bisa didapatkan, karena pada dasarnya, sistem ini bertujuan untuk mempermudah proses SDM perusahaan. Kira-kira apa saja ya manfaat dari menggunakan teknologi employee self service ini?
Manfaat Untuk Karyawan
Employee self service memberikan kontrol penuh kepada karyawan untuk mengatur informasi yang mereka miliki terkait proses SDM secara lebih mudah.
1. Peningkatan Otonomi
Salah satu manfaat dari employee self service untuk karyawan adalah terjaminnya hak otonomi yang dimiliki oleh karyawan. Hal ini terjadi karena ESS memungkinkan karyawan untuk mengelola informasi pribadi, tunjangan, permintaan cuti, dan tugas-tugas terkait SDM lainnya secara mandiri.
Studi menunjukkan bahwa ketika karyawan memiliki kontrol yang lebih besar, mereka merasa lebih terlibat dan memikul tanggung jawab.
2. Memudahkan Akses Karyawan
Selain dapat meningkatkan otonomi, employee self service ini juga bisa memudahkan karyawan untuk tetap terhubung dengan pekerjaan mereka, di mana pun mereka berada, selama ada ponsel, laptop, atau PC yang terhubung dengan aplikasi employee self service.
3. Menjaga Privasi
Dengan employee self service, data yang dimiliki oleh karyawan akan dilindungi melalui langkah-langkah keamanan yang kuat. Ketika login, karyawan memiliki kendali atas siapa yang dapat mengakses informasi mereka dan menjaga privasi mereka.
Manfaat Untuk Perusahaan
Selain bermanfaat bagi pekerja, employee self service ini juga bermanfaat bagi pemberi kerja atau perusahaan, karena dapat mempermudah proses pemantauan kerja karyawan.
1. Mengurangi Beban Administrasi
Karena dapat dioperasikan secara otomatis, tugas-tugas yang dimiliki HR menjadi semakin berkurang. Hal ini memungkinkan HR fokus pada inisiatif yang lebih menantang, seperti manajemen talenta dan pengembangan karyawan.
2. Memiliki Akurasi Data Yang Tinggi
Selain dapat mengurangi beban administrasi, employee self service juga meminimalkan kesalahan pada data karyawan, karena karyawan memasukkan data dan memperbarui informasi secara langsung.
3. Meminimalisir Kesalahan
Dengan employee self service ini, semakin sedikit human error dan kesalahan lain yang disebabkan oleh pengelolaan data, sebab seluruh sistemnya dikelola langsung secara otomatis oleh teknologi, baik untuk meninjau data maupun untuk melakukan akurasi.
4. Menghemat Biaya
Tak hanya itu, penggunaan employee self service juga diketahui lebih hemat biaya. Dalam studi yang dilakukan oleh perusahaan EY, berdasarkan waktu yang dihabiskan, mereka menghabiskan lebih dari $4 untuk setiap “transaksi”, jika kita bisa menyebutnya seperti itu. Menggunakan ESS dapat menurunkan biaya tersebut menjadi nol dolar.
Sekian pembahasan tentang employee self service, semoga dapat bermanfaat dan bisa menjadi referensi, jika ingin beralih ke sistem ESS yang lebih baik, ya!
Sembari mempelajari employee self service kamu juga bisa loh mulai mengembakan cara terbaru untuk membuka lowongan kerja yang lebih efektif dan inovatif dengan Dealls!
Di sini kamu bisa pasang iklan lowongan kerja secara gratis dan lowongan tersebut akan terhubung dengan platform LinkedIn secara otomatis!
Yuk, temukan kandidat potensial untuk perusahaan dengan Dealls!
Sumber:
