Ingin promosi karyawan terbaik di perusahaan? Prosesnya ternyata tidak hanya bisa lewat verbal, karena biasanya ada penyerahan surat promosi karyawan.
Seperti apa contoh surat promosi karyawan? Di bawah ini sudah disediakan 10 template yang bisa langsung kamu copy-paste, jadi tidak perlu repot membuat dari nol.
Pahami juga struktur surat agar kamu bisa menyusunnya sendiri sesuai standar perusahaan.
Apa Itu Surat Promosi Jabatan?
Surat promosi karyawan adalah dokumen yang dikeluarkan oleh atasan langsung atau tim HR untuk mengumumkan dan mengonfirmasi kenaikan jabatan seorang karyawan.
Isi suratnya mencakup jabatan baru, tanggal efektif, perubahan gaji, dan detail promosi lainnya. Dengan begitu, proses kenaikan jabatan tidak membuat karyawan bingung.
Surat ini juga bentuk pengakuan atas kinerja dan kontribusi karyawan. Selain itu, masih ada kegunaan lainnya, yaitu:
- Menjelaskan tanggung jawab dan ekspektasi di posisi baru
- Menyampaikan perubahan status kerja secara formal
- Meningkatkan motivasi kerja karyawan yang dipromosikan
- Menunjukkan transparansi dalam proses promosi
- Dokumentasi resmi atas perubahan jabatan untuk HR
Baca Juga: 11 Contoh Soal Assessment Promosi Jabatan dan Jawabannya
Struktur Surat Promosi Jabatan
Banyak contoh surat promosi jabatan yang beredar justru tidak mencakup poin-poin penting. Supaya surat kamu lebih baik dan tidak menimbulkan kebingungan, berikut struktur yang disarankan:
1. Kop Surat Perusahaan
Gunakan kop resmi yang memuat nama, logo, dan alamat perusahaan. Bisa juga mengikuti format yang berlaku di perusahaan. Letakkan kop surat di paling atas.
Contoh:
PT Sukses Bersama
Jl. Merdeka No. 45, Jakarta 10230
Telp: (021) 888-9999 | www.suksesbersama.co.id
2. Tanggal dan Perihal
Tulis tempat dan tanggal surat dibuat, lalu sertakan juga perihal secara ringkas agar penerima langsung memahami maksud surat.
Contoh:
Jakarta, 10 November 2024
Perihal: Promosi ke Jabatan Senior Marketing Manager
3. Data Karyawan
Cantumkan informasi dasar karyawan yang akan dipromosikan, termasuk nama, jabatan saat ini, dan departemen. Data yang lengkap akan memudahkan HR dalam dokumentasi.
Contoh:
Kepada Yth.
Ibu Sarah Lestari
Marketing Executive
Departemen Pemasaran
4. Paragraf Pembuka
Di data karyawan, langsung sampaikan tujuan surat diberikan. Sertakan juga kalimat apresiasi atas pencapaian signifikan yang mendasari keputusan promosi
Contoh:
Dengan surat ini, kami ingin menyampaikan bahwa manajemen telah memutuskan untuk memberikan promosi kepada Anda.
Keputusan ini diambil berdasarkan dedikasi, kerja keras, dan kontribusi signifikan Anda dalam mengembangkan strategi pemasaran digital yang berhasil meningkatkan penjualan sebesar 30% dalam satu tahun terakhir.
5. Rincian Promosi
Jelaskan detail promosi secara spesifik, termasuk jabatan baru, tanggal efektif, gaji, tunjangan, dan atasan langsung. Tujuannya agar karyawan memahami hak dan tanggung jawabnya dengan jelas.
Contoh:
- Jabatan Baru: Senior Marketing Manager
- Tanggal Efektif: 1 November 2025
- Gaji dan Tunjangan: Gaji pokok naik menjadi Rp15.000.000,- per bulan
- Atasan Langsung: Melapor langsung kepada Bapak Arif Nugroho (Direktur Pemasaran)
6. Penjelasan Ekspektasi Baru
Jelaskan secara ringkas dan jelas tanggung jawab atau harapan perusahaan terhadap karyawan di posisi barunya. Gunakan bullet point agar lebih mudah dipahami.
Contoh:
Dalam peran baru ini, Anda diharapkan untuk:
- Memimpin tim pemasaran secara strategis
- Mengembangkan dan mengimplementasikan kampanye pemasaran nasional
- Berkolaborasi dengan tim penjualan dan produk untuk menyelaraskan strategi pemasaran
- Menganalisis tren pasar
- Menyusun laporan performa secara berkala
- Menjadi penghubung utama antara divisi pemasaran dan manajemen senior
7. Penutup dan Tanda Tangan
Akhiri dengan ucapan selamat dan salam penutup yang formal. Cantumkan tanda tangan HR atau atasan langsung, serta cap perusahaan untuk menambah keabsahan surat.
Contoh:
Kami mengucapkan selamat atas pencapaian ini dan berharap Anda terus memberikan kinerja terbaik di posisi baru.
Hormat kami,
(Tanda tangan)
Indah Pratiwi
HR Manager PT Sukses Maju
(Cap Perusahaan - opsional)
Baca Juga: Job Rotation: Arti, Manfaat, Contoh, Kelebihan, Kekurangan, & Cara Menerapkannya
Contoh Surat Promosi Jabatan
Mari lihat kumpulan contoh surat promosi jabatan karyawan di bawah ini, ada format word, pdf, dan teks yang bisa langsung di-copy untuk kebutuhanmu:
1. Contoh Surat Promosi Jabatan ke Manager
Surat ini digunakan ketika seorang karyawan naik jabatan dari posisi supervisor menjadi manager atas kinerja signifikan terhadap tim atau perusahaan:
PT MERDEKA CITY
Jl. Jenderal Sudirman No. 45, Jakarta Pusat 10220
Telepon: (021) 567-2211 | Email: [email protected]Jakarta, 1 Maret 2022
Kepada Yth.
Sdr. Dwi Pratama
di TempatDengan hormat,
Selamat! Kami dengan bangga menyampaikan bahwa Saudara dinaikkan jabatannya menjadi Digital Marketing Manager, efektif mulai tanggal 1 Maret 2022.
Kenaikan jabatan ini merupakan bentuk apresiasi atas dedikasi, kreativitas, dan kontribusi nyata Saudara selama menjabat sebagai Senior Digital Marketing Specialist.
Dalam periode tersebut, Saudara telah menunjukkan kinerja yang luar biasa, di antaranya meningkatkan leads generation sebesar 35% dalam enam bulan terakhir dan meningkatkan engagement rate media sosial perusahaan hingga 50%.
Dalam posisi baru ini, tanggung jawab utama Saudara meliputi:
- Merancang strategi digital marketing untuk seluruh produk PT Merdeka City.
- Mengelola tim konten, media sosial, dan iklan digital agar mencapai target KPI.
- Mengatur anggaran promosi digital secara efisien.
- Melakukan analisis tren digital untuk memperkuat posisi merek di pasar.
Sebagai bagian dari promosi ini, paket kompensasi Saudara disesuaikan sebagai berikut:
- Gaji bulanan baru: Rp12.000.000,- (dua belas juta rupiah).
Kami yakin Saudara akan mampu menjalankan tanggung jawab baru ini dengan profesionalisme tinggi serta terus membawa inovasi bagi pertumbuhan PT Merdeka City.
Apabila terdapat hal yang perlu dikonfirmasi terkait jabatan baru ini, Saudara dapat menghubungi Bagian HRD atau Direktur Pemasaran.
Sekali lagi, selamat atas pencapaian ini. Semoga jabatan baru ini menjadi langkah penting dalam perjalanan karier Saudara di PT Merdeka City.
Hormat kami,
Candra Winoko
(ttd)
Direktur Eksekutif
PT Merdeka City
2. Contoh Surat Promosi Jabatan di Perusahaan
Surat ini cocok untuk berbagai posisi, baik staf, supervisor, maupun manajer. HR bisa simpan template ini untuk kebutuhan pengumuman promosi secara formal suatu waktu:
3. Contoh Surat Promosi Jabatan Struktural
Surat ini digunakan pada instansi pemerintah, BUMN, atau lembaga dengan struktur jabatan yang hierarkis.
PEMERINTAH PROVINSI DKI JAKARTA
DINAS PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN
JALAN JENDRAL GATOT SUBROTO NO. 45 JAKARTA SELATAN
Telp. (021) 5256677 | Fax. (021) 5256678
Jakarta, Januari 2021
Nomor: 800/127/DISPERINDAG
Lamp: 1 (Satu) Berkas
Perihal: Pengangkatan Jabatan StrukturalKepada
Yth. Kepala Badan Kepegawaian Daerah
Provinsi DKI Jakarta
di TempatDalam rangka peningkatan efektivitas pelaksanaan tugas serta pembinaan karier Aparatur Sipil Negara di lingkungan Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi DKI Jakarta, dengan ini kami menetapkan keputusan pengangkatan pejabat struktural sebagaimana berikut:
- Berdasarkan hasil evaluasi kinerja, telah ditetapkan pengangkatan Pegawai Negeri Sipil berikut untuk menduduki jabatan struktural pada Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi DKI Jakarta:
No.
Nama Pegawai
NIP
Jabatan Lama
Jabatan Baru
Eselon
1.
RINA OKTAVIANI, S.E.
19850922 201001 2 003
Analis Perdagangan
Kepala Subbagian Tata Usaha
IV.a
2.
ANDI PRATAMA, S.STP
19870315 200912 1 002
Staf Seksi Pengawasan Industri
Kepala Seksi Pengawasan Industri
IV.a
3.
DIAN SAPUTRA, S.Kom.
19900108 201501 1 005
Pengelola Data Industri
Kepala Seksi Data dan Informasi Perdagangan
IV.a
- Adapun rincian hak keuangan, gaji pokok, tunjangan jabatan, dan fasilitas penunjang kinerja bagi pejabat yang diangkat tersebut tercantum dalam Lampiran A dan mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan.
- Dengan ditetapkannya keputusan ini, maka pejabat yang bersangkutan berkewajiban melaksanakan tugas dan tanggung jawab sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Demikian keputusan ini dibuat untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya.
KEPALA DINAS PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN
PROVINSI DKI JAKARTA,(tanda tangan & stempel)
Drs. H. SUTRISNO WIRADIMAN, M.M.
Pembina Utama Muda
NIP. 19670411 199103 1 002
4. Contoh Surat Promosi Jabatan dalam Bahasa Inggris
Surat ini dapat digunakan perusahaan yang memakai bahasa Inggris sebagai bahasa bisnis. Format ini juga berguna untuk dokumentasi promosi karyawan asing.
5. Contoh Surat Promosi Jabatan Mutasi Lokasi
Jenis ini diberikan kepada karyawan yang dipromosikan untuk mengisi posisi strategis di cabang atau kantor lain.
PT NUSANTARA MITRA SEJAHTERA
Jl. Raya Gatot Subroto No. 56, Jakarta Selatan 12950
Telp. (021) 57981234 | Email: [email protected]Jakarta, 15 Juni 2020
Kepada Yth.
Ibu Rina Setyawati
Senior Account Manager
PT Nusantara Mitra Sejahtera
Jakarta SelatanPerihal: Kenaikan Jabatan dan Mutasi Penugasan
Dengan hormat,
Dengan ini kami menyampaikan ucapan selamat atas promosi Ibu menjadi Asisten Direktur Divisi Pemasaran dan Komunikasi, berlaku efektif mulai tanggal 1 Juli 2020.
Sehubungan dengan promosi tersebut, Ibu juga akan menjalani mutasi lokasi kerja dari Kantor Pusat Jakarta ke Kantor Cabang Surabaya, dalam rangka memperkuat strategi dan koordinasi kegiatan pemasaran di wilayah Jawa Timur.
Sebagai informasi, gaji pokok untuk jabatan baru ini ditetapkan sebesar Rp9.000.000,- (sembilan juta rupiah) per bulan, dengan tambahan tunjangan jabatan, transportasi, serta fasilitas kerja sesuai ketentuan perusahaan.
Dalam posisi baru ini, Ibu akan melapor langsung kepada Bapak Andi Prasetyo, selaku Direktur Divisi Pemasaran dan Komunikasi. Kami percaya bahwa pengalaman, dedikasi, serta kinerja Ibu selama ini akan mendukung keberhasilan tim di lokasi baru.
Sekali lagi, kami ucapkan selamat atas kepercayaan dan tanggung jawab yang diberikan. Semoga Ibu senantiasa sukses, sehat, dan dapat memberikan kontribusi terbaik bagi perusahaan.
Hormat kami,
Sarah Putri
Manajer Sumber Daya Manusia
PT Nusantara Mitra Sejahtera
6. Contoh Surat Promosi Jabatan Karyawan Swasta
Kamu bisa menggunakannya di perusahaan swasta bidang manufaktur, retail, hingga perbankan.
7. Contoh Surat Keputusan Promosi Jabatan
Dokumen ini menetapkan keputusan manajemen atau HR mengenai promosi jabatan. Biasanya digunakan untuk kebutuhan administrasi HR.
PT KITA SEJAHTERA
Jl. Gatot Subroto No. 45, Jakarta Selatan 12930
Telp. (021) 567-8890 | Email: [email protected]SURAT KEPUTUSAN
Nomor: 012/SK/HRD/PTKS/III/2019
TENTANG PENGANGKATAN
Direktur Utama PT Kita Sejahtera,
setelah mempertimbangkan hasil evaluasi kinerja dan masa kerja karyawan atas nama:Nama: Dwi Santi
Jabatan: Staf Administrasi
Departemen: Keuangan
Tanggal Masuk: 2 Januari 2018Maka dengan ini menetapkan keputusan sebagai berikut:
KESATU:
Mengangkat Saudari Dwi Santi sebagai Karyawan Tetap di lingkungan PT Kita Sejahtera terhitung sejak tanggal 1 April 2019.
KEDUA:
Karyawan yang bersangkutan berhak atas fasilitas dan tunjangan sebagaimana diatur dalam Lampiran A yang terlampir bersama surat.
KETIGA:
Apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan dalam keputusan ini, maka akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.
Jakarta, 1 April 2019
Atas nama
PT KITA SEJAHTERA(ttd)
Budi Hartono
Direktur Utama
8. Contoh SK Promosi Jabatan Supervisor
SK dibuat untuk mengangkat staf senior menjadi supervisor, tentunya setelah melalui evaluasi kinerja dan masa kerja tertentu.
9. Contoh Surat Promosi Jabatan Sementara
Fungsinya untuk menunjuk karyawan secara formal untuk menggantikan atasan yang sedang cuti, sakit, atau melahirkan secara sementara.
PT PLANET BUKU
Jl. Kaliurang KM 6, Sleman, Yogyakarta
Telp. (0274) 556-892 | Email: [email protected]SURAT PENUNJUKAN PEJABAT SEMENTARA
Nomor: 012/SPPS/HRD/I/2018
Kepada Yth.
Manajer HRD
PT Planet Buku
di TempatPerihal: Penunjukan Karyawan sebagai Pengganti Sementara
Sehubungan dengan cuti melahirkan yang diajukan oleh Ibu Ratna Dewi, selaku Supervisor Administrasi, maka untuk memastikan kelancaran kegiatan operasional di departemen terkait, manajemen memutuskan untuk menunjuk karyawan berikut sebagai Pejabat Sementara (Acting Supervisor Administrasi):
- Nama: Ramadani Prio Anggoro Kasih, S.T.
- Jabatan saat ini: Staf Administrasi
- Jabatan sementara: Acting Supervisor Administrasi
- Masa penugasan: 15 Januari 2018 s.d. 15 April 2018, atau hingga pejabat definitif kembali aktif bekerja
- Penyesuaian gaji: Selama masa jabatan sementara, yang bersangkutan akan menerima penyesuaian gaji sebesar Rp8.000.000 per bulan, sesuai dengan tanggung jawab jabatan yang diemban
Selama masa penunjukan tersebut, karyawan yang bersangkutan diberikan kewenangan penuh untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab Supervisor Administrasi, serta diwajibkan berkoordinasi secara langsung dengan Manajer HRD dan Manajer Operasional.
Demikian surat penunjukan ini dibuat untuk dapat dilaksanakan sebagaimana mestinya.
Yogyakarta, 10 Januari 2018
PT Planet Buku(ttd)
Rudi Hartanto
Manager HRD
10. Contoh Surat Promosi Jabatan Umum PDF
Surat ini bisa untuk berbagai jenis perusahaan dan level jabatan. Biasanya dijadikan template PDF serbaguna oleh HR.
Butuh Mengisi Posisi Strategis? Rekrut Kandidat Terbaik, Gratis lewat Dealls!
Selain melalui promosi jabatan karyawan, kamu bisa rekrut kandidat siap kerja untuk mengisi kekosongan posisi strategis dengan pasang loker gratis lewat Dealls!
Akses ke talent pool luas, karena sudah terhubung LinkedIn dan Google Job Posting, sehingga kandidat berkualitas mudah ditemukan.
Tenang, HR tidak akan kewalahan, semua CV otomatis di-screening dan diurutkan dengan AI ranking sesuai kecocokan posisi.
HR tinggal klik untuk mengirim tes atau undangan interview ke kandidat potensial, praktis dan hemat waktu.
Rebut kandidat berkualitas dengan pasang loker gratis di Dealls sekarang!
Sumber:
How to Write a Promotion Letter: Examples & Templates | Rippling
How to Write a Promotion Letter Template: 3 Samples | Talent HR
