5+ contoh Surat Pernyataan Lupa Absen Kerja​ karena Berbagai Alasan

Surat pernyataan lupa absen kerja bisa menjadi solusi saat kamu tak sengaja lupa melakukan absensi di tempat kerja. 

Meskipun terlihat sepele, surat ini penting untuk menjaga kejelasan data kehadiran dan menghindari potensi masalah administratif. 

Melalui artikel ini, akan dijabarkan mengapa surat ini dibutuhkan, kapan kamu perlu membuatnya, dan apa saja hal yang wajib dicantumkan. 

Kamu juga akan menemukan contoh format surat pernyataan lupa absen kerja beserta tips agar suratmu tetap sopan dan profesional. Yuk, simak!

Apa Itu Surat Pernyataan Lupa Absen Kerja?

Surat pernyataan lupa absen kerja adalah dokumen tertulis yang dibuat oleh karyawan untuk menjelaskan alasan mengapa ia tidak melakukan absensi, baik saat datang maupun pulang kerja.

Surat ini biasanya ditujukan kepada atasan langsung, HRD, atau pihak manajemen sebagai bentuk pertanggungjawaban.

Meskipun terlihat sederhana, absensi adalah bagian penting dalam sistem kehadiran karyawan yang berhubungan langsung dengan gaji, tunjangan, dan evaluasi kinerja.

Karena itu, jika kamu lupa absen, baik karena terburu-buru, gangguan teknis, atau alasan lain, surat ini menjadi bukti tertulis bahwa kamu hadir dan bekerja seperti biasa.

Tujuan utama dari surat ini adalah memberikan klarifikasi agar data kehadiranmu tetap akurat dan tidak memengaruhi hak-hakmu sebagai karyawan, seperti potongan gaji atau penilaian kinerja.

Pentingnya Surat Pernyataan Lupa Absen Kerja

Surat pernyataan ini dibutuhkan untuk memastikan bahwa ketidaktercatan absensi tidak menimbulkan kesalahpahaman atau kerugian bagi kedua belah pihak, baik karyawan maupun perusahaan.

Berikut beberapa alasan lain mengapa surat ini dibutuhkan.

1. Menjadi Bukti Tertulis atas Kehadiran

Sistem absensi, terutama yang berbasis digital, bekerja secara otomatis. Jika seorang karyawan lupa absen, sistem akan menganggapnya tidak hadir. 

Nah, tanpa bukti atau klarifikasi, hal ini bisa berdampak pada catatan kehadiran. Surat pernyataan menjadi dokumen formal yang menjelaskan bahwa karyawan benar-benar hadir meski tidak tercatat dalam sistem.

2. Menghindari Potensi Pemotongan Gaji atau Sanksi

Beberapa perusahaan menerapkan sistem penggajian yang terintegrasi langsung dengan data absensi. 

Artinya, satu kali lupa absen bisa berujung pada pemotongan tunjangan kehadiran atau bahkan gaji harian. 

Dengan adanya surat ini, HRD bisa mempertimbangkan pengecualian, terutama jika alasan lupa absen masih bisa diterima secara logis.

3. Membantu HRD dalam Rekonsiliasi Data

Divisi HR membutuhkan data kehadiran yang akurat untuk berbagai kebutuhan, mulai dari payroll, evaluasi kinerja, hingga laporan kepatuhan. 

Surat pernyataan ini membantu HRD melakukan koreksi manual dan mencocokkan data secara lebih tepat.

4. Menunjukkan Sikap Tanggung Jawab

Membuat surat pernyataan saat melakukan kesalahan administratif, seperti lupa absen, menunjukkan bahwa kamu adalah karyawan yang bertanggung jawab. 

Ini bisa memberi kesan positif kepada atasan dan menunjukkan bahwa kamu menghargai aturan perusahaan.

5. Mencegah Kesalahan Berulang Dicatat sebagai Pelanggaran

Dalam beberapa perusahaan, pelanggaran seperti "tidak hadir tanpa keterangan" bisa masuk dalam catatan buruk karyawan. 

Jika kejadian lupa absen tidak diklarifikasi secara resmi, hal ini bisa disalahartikan sebagai pelanggaran kedisiplinan. 

Surat pernyataan membantu meluruskan hal tersebut sebelum berakibat jangka panjang.

Kapan Harus Membuat Surat Pernyataan Lupa Absen Kerja?

Idealnya, surat pernyataan lupa absen dibuat segera setelah kamu menyadari kesalahan. Jadi, lebih cepat lebih baik. 

Ini menunjukkan bahwa kamu tanggap dan bertanggung jawab atas kesalahan administratif yang terjadi.

Namun, realitanya tidak selalu berjalan ideal. Ada kalanya kamu baru menyadari lupa absen saat akhir hari kerja, keesokan harinya, atau bahkan setelah diingatkan oleh atasan atau HRD. 

Apa pun waktunya, penting untuk segera membuat surat ini begitu kamu sadar, agar kehadiranmu bisa diklarifikasi dengan baik.

Berikut beberapa situasi umum yang mengharuskan kamu membuat surat pernyataan lupa absen:

• Lupa absen masuk karena terburu-buru
• Gangguan teknis (misalnya aplikasi absen error)
• Tidak bisa absen karena login gagal atau koneksi buruk
• Lupa absen pulang karena harus segera keluar kantor
• Lupa absen saat bekerja di luar kantor

Hal-Hal yang Harus Dicantumkan dalam Surat Pernyataan Lupa Absen Kerja

Sebelum mulai menulis surat pernyataan, pastikan isi suratmu jelas, ringkas, dan mencakup semua informasi penting yang dibutuhkan oleh HRD atau atasan. 

Surat ini bukan hanya formalitas, tetapi juga menjadi dokumen resmi untuk memperbaiki catatan kehadiranmu.

Berikut adalah elemen-elemen penting yang wajib dicantumkan dalam surat pernyataan lupa absen:

1. Identitas Diri

Sebutkan nama lengkap, jabatan atau posisi, serta divisi/unit tempat kamu bekerja.

Tujuannya agar surat mudah dikenali dan tidak tertukar dengan karyawan lain yang mungkin mengalami kasus serupa.

Contoh:

Nama: Rina Andriani
Jabatan: Staff Administrasi
Divisi: Keuangan

2. Tanggal Kejadian

Cantumkan hari dan tanggal pasti saat kamu lupa melakukan absen. Jika kamu lupa absen pada lebih dari satu hari, sebutkan semua tanggalnya secara jelas.

Contoh:

Saya lupa melakukan absen pada hari Senin, 3 Juni 2025.

3. Jenis Absensi yang Terlupa

Jelaskan apakah kamu lupa absen saat masuk kerja, saat pulang kerja, atau keduanya. Ini akan membantu HRD mengetahui jenis koreksi data yang perlu dilakukan.

Contoh:

Saya lupa melakukan absen masuk, tetapi tetap bekerja seperti biasa.

4. Alasan Lupa Absen

Tuliskan alasan yang jujur, singkat, dan masuk akal. Tidak perlu terlalu panjang, tetapi cukup untuk memberi gambaran mengapa kamu tidak sempat melakukan absen.

Contoh:

Saya lupa absen karena tergesa-gesa menghadiri rapat pagi dan baru menyadari saat hari kerja telah berakhir.

5. Pernyataan Tidak Mengulangi

Sertakan kalimat komitmen bahwa kamu akan lebih berhati-hati ke depannya. Ini penting untuk menunjukkan sikap tanggung jawab dan itikad baik.

Contoh:

Saya berjanji akan lebih teliti dan memastikan absensi dilakukan sesuai prosedur ke depannya.

6. Tanda Tangan

Akhiri surat dengan tanda tangan sebagai bentuk pertanggungjawaban pribadi. Jika surat diketik, kamu bisa menambahkan tanda tangan basah di bagian bawah setelah dicetak.

Baca juga: 22 Alasan Tidak Masuk Kerja yang Logis dan Profesional 

Contoh Surat Pernyataan Lupa Absen Kerja

Berikut ini adalah contoh surat pernyataan lupa absen kerja yang bisa kamu jadikan referensi. 

Format ini bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan kebijakan perusahaan tempatmu bekerja.

1. Contoh Surat Pernyataan Lupa Absen Kerja​ 

SURAT PERNYATAAN
TIDAK MELAKUKAN ABSENSI KERJA

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama    : ..................................................
NIP     : ..................................................
Jabatan   : ..................................................
Unit Kerja  : ..................................................

Dengan ini menyatakan bahwa pada hari ......................, tanggal ...................... saya tidak melakukan absensi kerja sebagaimana mestinya karena .................................................. (alasan singkat).

Surat ini saya buat dengan sebenar-benarnya sebagai bentuk pertanggungjawaban atas kelalaian tersebut dan untuk digunakan sebagaimana mestinya.

 

......................, ......................
Yang membuat pernyataan,	Mengetahui, Atasan Langsung
(tanda tangan dan nama terang) NIP. .................................................	(tanda tangan dan nama terang) NIP. .................................................

2. Contoh Surat Pernyataan Lupa Absen Masuk Karena Terburu-Buru

SURAT PERNYATAAN
TIDAK MELAKUKAN ABSENSI KERJA

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama    : ..................................................
NIP     : ..................................................
Jabatan   : ..................................................
Unit Kerja  : ..................................................

Dengan ini menyampaikan bahwa pada hari ......................, tanggal ...................... saya tidak melakukan absensi masuk karena terburu-buru menghadiri kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan.

Surat ini saya buat sebagai bentuk pertanggungjawaban dan klarifikasi atas kelalaian tersebut untuk digunakan sebagaimana mestinya.

 

......................, ......................
Yang membuat pernyataan,	Mengetahui, Atasan Langsung
(tanda tangan dan nama terang) NIP. .................................................	(tanda tangan dan nama terang) NIP. .................................................

3. Contoh Surat Pernyataan Lupa Absen karena Gangguan Teknis (Misalnya Aplikasi Absen Error)

SURAT PERNYATAAN ATASAN LANGSUNG
 BAGI PEGAWAI YANG LUPA MENGISI DAFTAR HADIR/PRESENSI KARENA GANGGUAN TEKNIS

 

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama    : ..................................................
NIP     : ..................................................
Pangkat/Gol : ..................................................
Jabatan   : ..................................................
Unit Kerja  : ..................................................

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa pegawai di bawah ini:

Nama    : ..................................................
NIP / Pangkat/Gol : ..............................................
Jabatan   : ..................................................
Unit Kerja  : ..................................................

Pada hari ......................, tanggal ...................... yang bersangkutan benar-benar hadir dan bekerja, namun tidak dapat melakukan presensi karena gangguan teknis pada sistem absensi (misalnya aplikasi error, tidak bisa login, atau sistem tidak merespons).

Pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya sebagai bentuk tanggung jawab jabatan dan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan, saya siap menanggung segala akibat sesuai ketentuan yang berlaku.

Demikian surat ini dibuat dan dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

 

	......................, ......................
Mengetahui (Atasan langsung)	Yang Menyatakan
(tanda tangan dan nama terang) NIP. .................................................	(tanda tangan dan nama terang) NIP. .................................................

4. Contoh Surat Pernyataan Lupa Absen Tidak Bisa Absen Karena Login Gagal Atau Koneksi Buruk

[Nama Kota], [tanggal dibuat]

Yth. [Nama Atasan atau HRD]
[Instansi/Perusahaan Tempat Bekerja]

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama    : ..................................................
NIP     : ..................................................
Jabatan   : ..................................................
Unit Kerja  : ..................................................

Dengan ini menyatakan bahwa saya tidak dapat melakukan absensi kerja pada hari ......................, tanggal ...................... karena mengalami kendala login pada aplikasi absensi dan/atau koneksi internet yang tidak stabil pada saat itu.

Saya menyampaikan permohonan maaf atas kelalaian ini dan menyatakan bahwa saya tetap melaksanakan kewajiban kerja seperti biasa pada hari tersebut.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya untuk dapat digunakan sebagaimana mestinya. Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

 

 

(tanda tangan dan nama terang)

5. Contoh Surat Pernyataan Lupa Absen Lupa Absen Pulang Karena Harus Segera Keluar Kantor

SURAT PERNYATAAN

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama    : ..................................................
NIP     : ..................................................
Jabatan   : ..................................................
Unit Organisasi : ..................................................

Dengan ini menyatakan bahwa pada hari ...................... tanggal ...................... saya tidak melakukan absensi pulang (finger print) karena harus segera meninggalkan kantor untuk keperluan mendesak yang berkaitan dengan tugas dinas/personal.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan penuh tanggung jawab. Apabila di kemudian hari terdapat ketidaksesuaian, saya siap menanggung segala konsekuensinya sesuai aturan yang berlaku.

Jakarta, ......................
Mengetahui (Atasan langsung)	Yang Menyatakan
(tanda tangan dan nama terang) NIP. .................................................	(tanda tangan dan nama terang) NIP. .................................................

 

 

 

 

 

6. Contoh Surat Pernyataan Lupa Absen PNS

SURAT KETERANGAN
 LUPA MENGISI DAFTAR HADIR DATANG ATAU PULANG

Yang bertanda tangan di bawah ini menerangkan bahwa:

Nama    : ..................................................
NIP     : ..................................................
Jabatan   : ..................................................
Unit Kerja  : ..................................................

Pada hari ...................... tanggal ...................... tidak melakukan pengisian daftar hadir masuk atau pulang kantor dengan alasan lupa.

Demikian surat keterangan ini dibuat dengan sebenar-benarnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Tips Menulis Surat Pernyataan Lupa Absen Kerja yang Baik

Meskipun surat pernyataan lupa absen terlihat sederhana, tetap ada standar tertentu yang harus kamu ikuti agar suratmu terkesan profesional dan dapat diterima dengan baik oleh HRD atau atasan. 

Berikut beberapa tips penting yang perlu kamu perhatikan saat menulis surat ini:

1. Gunakan Bahasa yang Jelas, Formal, dan Sopan

Karena surat ini termasuk dokumen resmi, gunakan bahasa baku dan formal. Hindari penggunaan singkatan, emoji, atau gaya bahasa sehari-hari. 

Selain itu, pilih kalimat yang lugas dan tetap menunjukkan rasa hormat kepada pihak yang membaca.

2. Jujur dalam Menyampaikan Alasan

Dalam menulis surat pernyataan lupa absen kerja, tidak perlu mengarang alasan yang rumit. Cukup jelaskan apa yang sebenarnya terjadi. Kejujuran akan lebih dihargai daripada alasan yang dibuat-buat. 

Jika kamu memang terburu-buru atau menghadapi kendala teknis, sampaikan dengan singkat dan masuk akal.

3. Langsung ke Inti Pokok Surat

Tidak perlu menggunakan narasi panjang. Fokus pada fakta utama: siapa kamu, kapan kamu lupa absen, mengapa itu terjadi, dan komitmenmu ke depannya. 

Surat ini sebaiknya tidak lebih dari satu halaman agar mudah dibaca dan diproses.

4. Tunjukkan Sikap Bertanggung Jawab

Akhiri surat dengan pernyataan bahwa kamu tidak akan mengulangi kesalahan yang sama dan akan lebih berhati-hati ke depannya. Ini penting untuk menunjukkan keseriusan dan kedewasaan profesionalmu.

5. Periksa Ulang Sebelum Dikirim

Sebelum mencetak atau mengirim surat, pastikan semua informasi sudah benar. Periksa ejaan, tanggal, nama, dan jabatan. 

Sebab, kesalahan kecil bisa memberikan kesan kurang serius dalam menyampaikan surat resmi.

Baca juga: 21 Alasan Terlambat Masuk Kerja yang Sopan dan Profesional 

Lupa absen memang bisa terjadi pada siapa saja, tetapi penting untuk segera menyelesaikannya secara profesional agar tidak mengganggu catatan kehadiran dan penilaian kerja. 

Dengan membuat surat pernyataan yang jelas dan sopan, kamu menunjukkan tanggung jawab sebagai karyawan. Semoga panduan ini membantumu mengatasi situasi dengan lebih mudah.

Kalau kamu sedang mencari lingkungan kerja yang lebih fleksibel dan menghargai keterbukaan, mungkin ini saatnya mempertimbangkan peluang baru.

Berkenaan dengan ini, langsung saja kunjungi Dealls. Di Dealls, tersedia berbagai lowongan kerja berkualitas dari 3,500+ perusahaan terbaik yang akan kamu temui sesuai dengan skill dan pengalamanmu.

Yuk, raih karier impianmu bersama Dealls!