Menerima tawaran pekerjaan adalah momen yang mendebarkan sekaligus penting dalam perjalanan karier seseorang. Sebelum benar-benar melangkah ke dunia baru, kamu biasanya akan menerima sebuah dokumen yang disebut offering letter. Dokumen ini bukan sekadar formalitas; offering letter berisi informasi krusial tentang pekerjaan yang ditawarkan, mulai dari gaji hingga tanggung jawab.
Dalam artikel ini, Dealls membahas segala hal yang perlu kamu ketahui tentang offering letter, mulai dari definisi, komponen penting, hingga contoh yang bisa menjadi panduanmu. Dengan pemahaman yang jelas, kamu bisa lebih siap dalam menghadapi langkah selanjutnya menuju karier impianmu. Yuk, simak!
Apa Itu Offering Letter?
Offering letter adalah surat resmi yang diberikan oleh perusahaan kepada calon karyawan yang telah dipilih untuk posisi tertentu. Surat ini berfungsi sebagai tawaran resmi dari perusahaan dan mencakup berbagai informasi penting tentang pekerjaan yang ditawarkan.
Di dalam offering letter, biasanya terdapat rincian tentang posisi, gaji, tunjangan, jam kerja, dan ketentuan lainnya yang berkaitan dengan pekerjaan.
Menurut Indeed, offering letter adalah dokumen yang dikirimkan setelah perusahaan memberikan tawaran pekerjaan secara lisan. Setelah tawaran dibahas melalui telepon atau secara langsung, perusahaan biasanya akan mengirimkan offering letter.
Surat ini mengonfirmasi semua detail pekerjaan agar kandidat dapat meninjau dan menandatangani sebagai tanda mereka menerima tawaran tersebut. Proses ini biasanya terjadi di tahap awal perekrutan dan onboarding, sebelum kontrak final dikeluarkan untuk ditandatangani.
Offering letter juga bisa menjadi alat untuk bernegosiasi antara kandidat dan perusahaan. Meskipun begitu, surat ini bukan dokumen yang mengikat secara hukum. Pemberi kerja dapat mencabut atau mengubah tawaran sebelum pekerjaan dimulai.
Dengan adanya offering letter, kedua belah pihak bisa lebih jelas mengenai harapan dan tanggung jawab masing-masing. Surat ini membantu calon karyawan memahami syarat dan ketentuan pekerjaan sebelum memutuskan untuk menerima tawaran tersebut.
Baca Juga: 10 Tips Mudah Cara Membuat Motivation Letter dan Contohnya
Berapa Lama HRD Memberikan Offering Letter?
Waktu yang dibutuhkan HRD untuk mengeluarkan offering letter dapat bervariasi tergantung pada beberapa faktor. Umumnya, setelah wawancara terakhir atau setelah calon karyawan menyelesaikan semua tahapan seleksi, HRD biasanya akan memberikan tawaran resmi dalam waktu satu hingga dua minggu.
Namun, ada beberapa situasi yang dapat mempengaruhi waktu tersebut:
1. Proses Internal Perusahaan
Beberapa perusahaan memiliki prosedur internal yang harus diikuti sebelum offering letter dikeluarkan, seperti persetujuan manajemen atau penyesuaian anggaran.
2. Jumlah Kandidat
Jika perusahaan sedang mengevaluasi banyak kandidat, proses pengambilan keputusan mungkin memakan waktu lebih lama.
3. Kompleksitas Posisi
Untuk posisi yang lebih senior atau teknis, proses penyusunan tawaran bisa lebih rumit, sehingga memerlukan waktu tambahan.
4. Negosiasi Gaji
Jika ada negosiasi mengenai gaji atau tunjangan, proses ini juga bisa mempengaruhi lama waktu yang dibutuhkan untuk mengeluarkan offering letter.
5. Kebijakan Perusahaan
Beberapa perusahaan memiliki kebijakan tertentu yang mengatur waktu pengeluaran offering letter, sehingga bisa bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya.
Dalam situasi apapun, jika kamu merasa sudah menunggu terlalu lama setelah tahap wawancara, tidak ada salahnya untuk menghubungi HRD dan menanyakan status tawaran tersebut.
Komponen dalam Offering Letter
Offering letter biasanya memiliki struktur yang jelas dan teratur untuk memastikan semua informasi penting tercakup. Berikut adalah struktur atau komponen umum dari offering letter:
1. Judul Dokumen
Biasanya diawali dengan judul seperti "Offering Letter" atau "Surat Tawaran Pekerjaan."
2. Tanggal
Tanggal saat surat tawaran dibuat.
3. Informasi Perusahaan
Nama perusahaan, alamat, dan informasi kontak.
4. Informasi Calon Karyawan
Nama lengkap calon karyawan dan alamatnya.
5. Salam Pembuka
Ungkapan salam seperti "Kepada [Nama Calon Karyawan]."
6. Pernyataan Tawaran
Penjelasan singkat mengenai tawaran pekerjaan yang diajukan, termasuk jabatan yang ditawarkan.
7. Rincian Pekerjaan
Deskripsi tugas dan tanggung jawab pekerjaan beserta lokasi kerja.
8. Gaji dan Tunjangan
Rincian gaji, termasuk gaji pokok, bonus, dan tunjangan lain yang ditawarkan (seperti asuransi, cuti, dan fasilitas lainnya).
9. Tanggal Mulai Kerja
Tanggal yang direncanakan untuk mulai bekerja.
10. Kondisi Penerimaan
Pernyataan bahwa tawaran ini bergantung pada pemenuhan kondisi tertentu, seperti pemeriksaan latar belakang, referensi, atau dokumen lain yang diperlukan.
11. Masa Berlaku Tawaran
Batas waktu di mana calon karyawan harus menanggapi tawaran ini.
12. Instruksi untuk Menanggapi:
Petunjuk tentang cara menerima tawaran, termasuk formulir yang perlu diisi atau tanda tangan yang diperlukan.
13. Penutup
Ucapan terima kasih atas minat calon karyawan dan harapan untuk melihat mereka bergabung dengan tim.
14. Tanda Tangan
Tanda tangan dari pihak yang berwenang di perusahaan, beserta nama dan jabatan mereka.
15. Lampiran (jika ada)
Dokumen tambahan yang relevan, seperti kebijakan perusahaan atau informasi lebih lanjut tentang pekerjaan.
Contoh Offering Letter untuk Posisi Pekerjaan
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
[Kota, Provinsi, Kode Pos]
[Telepon]
[Email]Tanggal: [Tanggal Pembuatan Surat]
Kepada,
[Nama Calon Karyawan]
[Alamat Calon Karyawan]
[Kota, Provinsi, Kode Pos]Perihal: Tawaran Pekerjaan
Salam [Nama Calon Karyawan],
Kami sangat senang untuk menginformasikan bahwa Anda telah terpilih untuk posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan]. Setelah mempertimbangkan kualifikasi dan wawancara Anda, kami percaya bahwa Anda akan menjadi tambahan yang berharga bagi tim kami.
Berikut adalah rincian tawaran pekerjaan Anda:
- Posisi: [Nama Posisi]
- Departemen: [Nama Departemen]
- Gaji: Rp [Jumlah Gaji] per bulan, dengan [tambahan bonus/tunjangan, jika ada].
- Tanggal Mulai Bekerja: [Tanggal Mulai]
- Waktu Kerja: [Jam Kerja dan Hari Kerja]
- Tunjangan: [Rincian tunjangan, seperti tunjangan kesehatan, transportasi, dll.]
- Kondisi Penerimaan: Tawaran ini bersifat kondisional, tergantung pada [contoh: hasil pemeriksaan latar belakang, dokumen yang harus diserahkan, dll.].
Tawaran ini berlaku hingga [Tanggal Berakhir Tawaran]. Kami harap Anda dapat memberikan tanggapan positif atas tawaran ini sebelum tanggal tersebut. Jika Anda menerima tawaran ini, silakan tandatangani dan kembalikan salinan surat ini sebagai tanda persetujuan.
Kami percaya bahwa Anda akan berkontribusi dengan baik di [Nama Perusahaan] dan kami sangat menantikan untuk menyambut Anda ke dalam tim kami. Jika ada pertanyaan atau klarifikasi yang Anda butuhkan, jangan ragu untuk menghubungi kami melalui [Nomor Telepon] atau [Email].
Terima kasih atas perhatian Anda, dan selamat bergabung dengan kami!
Hormat kami,
[Nama Pihak Berwenang]
[Jabatan Pihak Berwenang]
[Nama Perusahaan]Tanda Tangan:
[Nama Calon Karyawan]
[Tanggal]
Contoh Offering Letter Bahasa Inggris
[Company Name]
[Company Address]
[City, State, Zip Code]
[Phone Number]
[Email Address]Date: [Date of Letter]
To,
[Candidate's Name]
[Candidate's Address]
[City, State, Zip Code]Subject: Job Offer
Dear [Candidate's Name],
We are pleased to inform you that you have been selected for the position of [Job Title] at [Company Name]. After careful consideration of your qualifications and interview, we believe you will be a valuable addition to our team.
Below are the details of your job offer:
- Position: [Job Title]
- Department: [Department Name]
- Salary: [Salary Amount] per month, with [additional bonuses/allowances, if applicable].
- Start Date: [Start Date]
- Work Schedule: [Work Hours and Days]
- Benefits: [Details of benefits, such as health insurance, transportation allowance, etc.]
- Acceptance Conditions: This offer is conditional upon [e.g., background check results, submission of documents, etc.].
This offer is valid until [Offer Expiration Date]. We hope you can provide a positive response to this offer before this date. If you accept this offer, please sign and return a copy of this letter as a sign of your acceptance.
We believe you will make significant contributions at [Company Name], and we look forward to welcoming you to our team. If you have any questions or need further clarification, please feel free to reach out to us at [Phone Number] or [Email].
Thank you for your attention, and congratulations on your new role!
Best regards,
[Authorized Person's Name]
[Authorized Person's Title]
[Company Name]Signature:
[Candidate's Name]
[Date]
Contoh Offering Letter Magang
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
[Kota, Provinsi, Kode Pos]
[Nomor Telepon]
[Email Perusahaan]Tanggal: [Tanggal Surat]
Kepada,
[Nama Kandidat]
[Alamat Kandidat]
[Kota, Provinsi, Kode Pos]Subjek: Penawaran Magang
Yth. [Nama Kandidat],
Kami dengan senang hati menginformasikan bahwa Anda telah terpilih untuk mengikuti program magang sebagai [Judul Posisi Magang] di [Nama Perusahaan]. Setelah mempertimbangkan kualifikasi Anda dan hasil wawancara, kami yakin Anda akan menjadi tambahan yang berharga bagi tim kami.
Berikut adalah rincian penawaran magang Anda:
- Posisi: [Judul Posisi Magang]
- Departemen: [Nama Departemen]
- Durasi Magang: [Durasi Magang, misalnya, 3 bulan]
- Tanggal Mulai: [Tanggal Mulai]
- Jadwal Kerja: [Jam Kerja dan Hari Kerja]
- Tunjangan: [Rincian tunjangan, jika ada, seperti transportasi atau makan]
- Kondisi Penerimaan: Penawaran ini bersifat sementara dan akan berlaku hingga [Tenggat Waktu Penawaran].
Kami berharap Anda dapat memberikan tanggapan positif terhadap penawaran ini sebelum tenggat waktu. Jika Anda menerima penawaran ini, mohon tanda tangani dan kembalikan salinan surat ini sebagai tanda penerimaan Anda.
Kami percaya bahwa Anda akan mendapatkan pengalaman yang berharga di [Nama Perusahaan] dan kami sangat menantikan kehadiran Anda di tim kami. Jika ada pertanyaan atau klarifikasi lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi kami di [Nomor Telepon] atau [Email].
Terima kasih atas perhatian Anda dan selamat atas kesempatan magang ini!
Salam hormat,
[Nama Orang yang Berwenang]
[Jabatan Orang yang Berwenang]
[Nama Perusahaan]Tanda Tangan:
[Nama Kandidat]
[Tanggal]
Sekian pembahasan dari Dealls mengenai contoh offering letter yang penting untuk kamu ketahui. Semoga informasi ini bermanfaat untuk mempersiapkan diri sebelum menerima tawaran pekerjaan. Jangan lupa untuk memanfaatkan peluang karier di perusahaan-perusahaan swasta ternama di Indonesia dengan melamar ke lowongan kerja terbaru setiap harinya di Dealls.
Selain itu, kamu juga bisa melakukan mentoring dengan career mentor profesional untuk berdiskusi tentang rencana karier dan pendidikanmu. Jangan lewatkan juga gunakan AI CV Reviewer, CV ATS Checker yang bisa membantumu menganalisa apakah CV kamu sudah sesuai dengan posisi yang kamu lamar. Dan, kamu juga bisa tes kepribadian secara gratis!
Yuk, raih karier impianmu dengan Dealls!
Sumber:
