Menemukan kandidat yang cocok adalah momen paling melegakan bagi HR. Namun, prosesnya belum selesai, karena belum memberikan offering letter atau dokumen tawaran kerja secara tertulis.
Kalau bingung tentang struktur, isi, atau format yang tepat, artikel ini punya contoh offering letter yang bisa jadi sumber referensi.
Selain itu, artikel ini juga akan bahas lengkap cara membuat offering letter yang profesional agar kandidat tertarik bergabung!
Apa Itu Offering Letter?
Menurut Workable, offering letter adalah dokumen yang diberikan untuk menyampaikan tawaran pekerjaan secara formal kepada kandidat terpilih.
Isinya terdiri dari berbagai komponen, mencakup rincian pekerjaan, gaji, tunjangan, status kepegawaian, dan tanggal mulai bekerja.
Offering letter umumnya diberikan di tahap awal perekrutan sebelum kontrak final dikeluarkan untuk ditandatangani.
Meski kesannya seperti dokumen sederhana, fungsinya berpengaruh terhadap keputusan kandidat untuk menerima atau menolak tawaran kerja.
- Jika tingkat penerimaan rendah (<40%), bisa jadi ada masalah dalam strategi akuisisi kandidat perusahaan.
- Jika tingkat penerimaan tinggi (>90%), tandanya ada kecocokan antara kebutuhan perusahaan dengan ekspektasi kandidat.
Perbedaan Offering Letter dan Kontrak Kerja
Pastikan tidak salah paham, kontrak kerja dan offering letter bukan dokumen yang sama. Keduanya punya tujuan yang berbeda.
Sebelum lihat contoh offering letter, mari kenali dulu perbedaan keduanya:
Aspek | Offering Letter | Kontrak Kerja |
Status Hukum | Tidak memiliki kekuatan hukum yang kuat | Mengikat secara hukum setelah ditandatangani kedua pihak |
Isi Dokumen | Informasi dasar: posisi, gaji, tanggal mulai, tunjangan, dll | Informasi lengkap: tugas, hak dan kewajiban, cuti, jam kerja, dll |
Tujuan | Menyampaikan niat perusahaan untuk merekrut kandidat | Membangun hubungan kerja dengan kandidat terpilih |
Waktu Penerbitan | Setelah kandidat dinyatakan lolos | Setelah offering letter diterima dan ditandatangani kedua pihak |
Negosiasi | Bisa direvisi sebelum kandidat menerima | Tidak bisa direvisi dengan mudah |
Tanggung Jawab Hukum | Perusahaan bisa dituntut ganti rugi bila tawaran dibatalkan sepihak | Tanggung jawab jelas, sesuai isi kontrak dan hukum ketenagakerjaan. |
Baca Juga: 5 Contoh Kontrak Kerja untuk Semua Status Pegawai (+Template)
Kapan HRD Harus Mengirimkan Offering Letter?
Offering letter biasanya dikirim setelah kandidat dinyatakan lolos dan memenuhi syarat, umumnya dalam 1-2 minggu setelah wawancara terakhir.
Namun, waktu pengiriman bisa dipengaruhi oleh beberapa hal, seperti:
1. Proses Internal Perusahaan
Pasalnya butuh persetujuan dari manajemen dan penyesuaian anggaran sebelum offering letter bisa diberikan.
2. Jumlah Kandidat yang Dievaluasi
Jika kamu sedang mengevaluasi banyak kandidat, proses pengambilan keputusan mungkin memakan waktu lebih lama.
3. Kompleksitas Posisi
Untuk posisi yang lebih senior atau teknis, proses penyusunan tawaran bisa lebih rumit, sehingga memerlukan waktu tambahan.
4. Negosiasi Gaji
Jika karyawan melakukan negosiasi mengenai gaji atau tunjangan, proses ini bisa memakan waktu lebih lama untuk mengeluarkan offering letter yang baru.
5. Kebijakan Perusahaan
Setiap perusahaan memiliki aturan tersendiri terkait waktu pengeluaran surat tawaran, sehingga bisa bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya.
Ingin Rekrut Kandidat Berkualitas?
Coba Pasang Loker di Dealls, GRATIS!
Komponen dalam Offering Letter
Supaya meningkatkan peluang penerimaan tawaran kerja oleh kandidat, pastikan kamu menyusun offering letter dengan jelas dan lengkap.
Berikut berbagai komponen umum yang perlu ada:
1. Judul Dokumen
Biasanya diawali dengan judul seperti "Offering Letter" atau "Surat Tawaran Pekerjaan" untuk menunjukkan secara resmi tujuan dokumen tersebut.
2. Tanggal dan Nomor Surat
Masukkan tanggal, nomor surat, dan perihal surat dibuat untuk menambah kesan resmi pada offering letter. Selain itu, tanggal pembuatan surat berfungsi sebagai acuan batas waktu penerimaan tawaran.
3. Informasi Perusahaan
Cantumkan informasi perusahaan untuk memberikan kesan profesional dan memudahkan komunikasi jika calon karyawan ingin bertanya.
Pastikan memuat:
- Nama perusahaan
- Alamat kantor pusat
- Kontak yang bisa dihubungi
Contoh:
PT Angkasa Jaya
Jl. Merdeka No. 123, Jakarta
Telp: (021) 555-1234
4. Informasi Calon Karyawan
Sebutkan nama lengkap calon karyawan dan posisi yang dilamarnya. Tujuannya guna mencegah kebingungan terutama kalau Anda sedang merekrut banyak kandidat.
Contoh:
Kepada:
Bapak Ahmad Fadhlurrahman
Jl. Kenanga No. 17 RT 04 RW 09, Kel. Sukamaju, Kec. Cibinong
Bogor, Jawa Barat 16913
5. Salam Pembuka
Gunakan salam yang sopan dan formal seperti “Kepada [Nama Calon Karyawan]” untuk menciptakan kesan personal dan ramah. Salam ini juga memulai surat dengan nada positif.
Contoh:
- Kepada Yth. Bapak Andi Saputra
- Salam hormat, kami mengucapkan terima kasih atas ketertarikan Anda pada posisi Sales di PT Muda Karya
6. Pernyataan Tawaran
Bagian ini berisi kalimat singkat yang berupa penawaran kerja secara resmi. Pastikan pernyataan tawaran memuat posisi yang ditawarkan.
Contoh:
7. Rincian Posisi, Gaji dan Tanggal Mulai
Bagian ini berisi informasi penting yang dibutuhkan kandidat dan buat serinci mungkin agar tidak terjadi kesalahpahaman.
Bagian ini berisi:
- Posisi yang ditawarkan
- Lokasi kerja
- Jumlah gaji
- Jumlah cuti
- Tunjangan (transport, uang makan, tunjangan kehadiran, dll)
- Bonus (THR, bonus target, dll)
- Benefit lain (BPJS, asuransi kesehatan, dll)
- Status kepegawaian
- Tanggal mulai kerja
Sebaiknya gunakan bullet list atau penebalan teks (bold) pada elemen penting seperti posisi, jumlah gaji, atau tanggal mulai untuk meningkatkan keterbacaan.
8. Kondisi Penerimaan
Offering letter umumnya memuat pernyataan yang menekankan bahwa tawaran kerja bersifat kondisional, dan baru efektif setelah syarat-syarat tertentu dipenuhi oleh kandidat.
Tujuannya guna menghindari kesalahpahaman sebelum kontrak kerja formal ditandatangani.
Contoh:
- Tawaran ini bergantung pada hasil pemeriksaan latar belakang dan kelengkapan dokumen yang diperlukan.
- Apabila semua syarat terpenuhi, maka proses onboarding akan dilanjutkan.
- Kami akan memberikan Surat Perjanjian Kerja formal setelah Anda menandatangani surat tawaran kerja.
9. Masa Berlaku Tawaran
Tentukan batas waktu bagi kandidat untuk memberikan jawaban atas tawaran tersebut agar kamu bisa mengambil langkah selanjutnya jika tidak ada respons.
Contoh:
- Tawaran ini berlaku hingga 10 September 2023.
- Harap memberikan konfirmasi penerimaan sebelum tanggal 6 Juli 2021.
10. Instruksi untuk Menanggapi:
Berikan juga petunjuk yang jelas supaya kandidat tau cara menerima tawaran. Contohnya arahkan untuk mengisi formulir atau menandatangani surat.
Contoh:
- Silakan menandatangani surat ini dan mengembalikannya kepada kami melalui email [email protected]
- Jika ada pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi tim HRD kami melalui kontak yang tersedia.
11. Penutup
Akhiri dengan menyampaikan ucapan terima kasih atas minat kandidat dan harapan agar mereka bergabung.
Contoh:
- Terima kasih atas perhatian Anda. Kami berharap Anda dapat bergabung dan berkembang bersama PT Abadi Jaya
- Kami menantikan kontribusi Anda dalam tim kami.
12. Tanda Tangan
Sertakan tanda tangan pihak yang berwenang di perusahaan, lengkap dengan nama dan jabatan mereka untuk menunjukkan bahwa offering letter bersifat sah.
Contoh:
Hormat kami,
Maria Santoso
HR Manager PT Cendrawasih
(Tanda Tangan)
13. Lampiran dan Ketentuan Umum (jika ada)
Apabila ada dokumen yang harus kandidat ketahui, seperti kebijakan perusahaan atau informasi penting lainnya, pastikan melampirkannya bersamaan dengan offering letter.
Contoh Offering Letter Karyawan
Kalau sudah paham berbagai komponen penyusunnya, kamu bakal lebih mudah membuatnya nanti.
Sebagai referensi tambahan, mari lihat dulu contoh offering letter kerja agar peluang penerimaan tawaran tinggi!
1. Contoh Offering Letter untuk Karyawan Tetap
PT Sukses Bersama Sejahtera
Jl. Raya Sudirman No. 88
Jakarta Selatan, DKI Jakarta, 12930
(021) 7890 1234 | [email protected]15 Februari 2022
Kepada,
Bapak Rizky Pratama
Jl. Anggrek No. 45
Depok, Jawa Barat, 16412Perihal: Tawaran Pekerjaan
Salam Bapak Rizky Pratama,
Kami sangat senang untuk menginformasikan bahwa Anda telah terpilih untuk posisi Staff Akuntansi di PT Sukses Bersama Sejahtera. Setelah mempertimbangkan kualifikasi dan hasil wawancara Anda, kami percaya bahwa Anda akan menjadi tambahan yang berharga bagi tim kami.
Berikut adalah rincian tawaran pekerjaan Anda:
- Posisi: Staff Akuntansi
- Departemen: Keuangan dan Akuntansi
- Gaji: Rp6.000.000,- per bulan, ditambah tunjangan makan dan transport sebesar Rp1.000.000,-
- Tanggal Mulai Bekerja: 1 Maret 2022
- Waktu Kerja: Senin – Jumat, pukul 08.30 – 17.30 WIB
- Tunjangan:
- BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan
- Asuransi Kesehatan Swasta
- THR dan Bonus Tahunan berdasarkan evaluasi kinerja
Tawaran ini berlaku hingga 21 Februari 2022. Kami harap Anda dapat memberikan tanggapan positif atas tawaran ini sebelum tanggal tersebut. Jika Anda menerima tawaran ini, silakan tandatangani dan kembalikan salinan surat ini sebagai tanda persetujuan.
Kami percaya bahwa Anda akan berkontribusi dengan baik di PT Sukses Bersama Sejahtera, dan kami sangat menantikan untuk menyambut Anda ke dalam tim kami. Jika ada pertanyaan atau klarifikasi yang Anda butuhkan, jangan ragu untuk menghubungi kami melalui (021) 7890 1234 atau email [email protected].
Terima kasih atas perhatian Anda, dan selamat bergabung dengan kami!
Hormat kami,
Maria Lestari
HR Manager
PT Sukses Bersama Sejahtera
2. Contoh Offering Letter Bahasa Inggris
[Company Name]
[Company Address]
[City, State, Zip Code]
[Phone Number]
[Email Address][Date of Letter]
To,
[Candidate's Name]
[Candidate's Address]
[City, State, Zip Code]Subject: Job Offer
Dear [Candidate's Name],
We are pleased to inform you that you have been selected for the position of [Job Title] at [Company Name]. After careful consideration of your qualifications and interview, we believe you will be a valuable addition to our team.
Below are the details of your job offer:
- Position: [Job Title]
- Department: [Department Name]
- Salary: [Salary Amount] per month, with [additional bonuses/allowances, if applicable].
- Start Date: [Start Date]
- Work Schedule: [Work Hours and Days]
- Benefits: [Details of benefits, such as health insurance, transportation allowance, etc.]
- Acceptance Conditions: This offer is conditional upon [e.g., background check results, submission of documents, etc.].
This offer is valid until [Offer Expiration Date]. We hope you can provide a positive response to this offer before this date. If you accept this offer, please sign and return a copy of this letter as a sign of your acceptance.
We believe you will make significant contributions at [Company Name], and we look forward to welcoming you to our team. If you have any questions or need further clarification, please feel free to reach out to us at [Phone Number] or [Email].
Thank you for your attention, and congratulations on your new role!
Best regards,
[Authorized Person's Name]
[Authorized Person's Title]
[Company Name]Signature:
[Candidate's Name]
[Date]
3. Contoh Offering Letter Magang
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
[Kota, Provinsi, Kode Pos]
[Nomor Telepon]
[Email Perusahaan][Tanggal Surat]
Kepada,
[Nama Kandidat]
[Alamat Kandidat]
[Kota, Provinsi, Kode Pos]Subjek: Penawaran Magang
Yth. [Nama Kandidat],
Kami dengan senang hati menginformasikan bahwa Anda telah terpilih untuk mengikuti program magang sebagai [Judul Posisi Magang] di [Nama Perusahaan]. Setelah mempertimbangkan kualifikasi Anda dan hasil wawancara, kami yakin Anda akan menjadi tambahan yang berharga bagi tim kami.
Berikut adalah rincian penawaran magang Anda:
- Posisi: [Judul Posisi Magang]
- Departemen: [Nama Departemen]
- Durasi Magang: [Durasi Magang, misalnya, 3 bulan]
- Tanggal Mulai: [Tanggal Mulai]
- Jadwal Kerja: [Jam Kerja dan Hari Kerja]
- Tunjangan: [Rincian tunjangan, jika ada, seperti transportasi atau makan]
- Kondisi Penerimaan: Penawaran ini bersifat sementara dan akan berlaku hingga [Tenggat Waktu Penawaran].
Kami berharap Anda dapat memberikan tanggapan positif terhadap penawaran ini sebelum tenggat waktu. Jika Anda menerima penawaran ini, mohon tanda tangani dan kembalikan salinan surat ini sebagai tanda penerimaan Anda.
Kami percaya bahwa Anda akan mendapatkan pengalaman yang berharga di [Nama Perusahaan] dan kami sangat menantikan kehadiran Anda di tim kami. Jika ada pertanyaan atau klarifikasi lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi kami di [Nomor Telepon] atau [Email].
Terima kasih atas perhatian Anda dan selamat atas kesempatan magang ini!
Salam hormat,
[Nama Orang yang Berwenang]
[Jabatan Orang yang Berwenang]
[Nama Perusahaan]Tanda Tangan:
[Nama Kandidat]
[Tanggal]
4. Contoh Email Offering Letter
5. Contoh Offering Letter Karyawan Baru
Baca Juga: 7 Cara Membuat SOP Penerimaan Karyawan Baru & Contohnya
Sedang Cari Kandidat Berkualitas? Coba Pasang Loker di Dealls untuk Akses ke Talent Pool Luas!
Contoh offering letter kerja tadi bisa jadi referensi untuk diberikan ke kandidat terpilih.
Nah, kalau kamu sedang mencari kandidat berkualitas, coba pasang lokernya di Dealls, gratis!
Job portal ini sudah terintegrasi ke LInkedin. Jadi sekali posting di Dealls, iklan lowongan otomatis tayang di LInkedIn, sehingga akses ke talent pool lebih luas.
Selain itu, Dealls juga punya fitur AI Talent Match untuk membantu menemukan kandidat terbaik berdasarkan data di CV mereka. Proses rekrutmen pun jadi lebih efisien!
Daripada repot pasang di banyak platform, cukup posting sekali di Dealls dan dapatkan kandidat berkualitas!
Mau coba pasang loker gratis? Langsung isi dulu form berikut!
Sumber:
8 Job Offer Letter Templates for Every Circumstance (Plus Tips) | Workable
Offer Letter vs Employment Contract: What’s the Difference? | Prosper Law
