Kwitansi adalah bukti tertulis yang menunjukkan bahwa suatu transaksi atau pembayaran telah dilakukan.
Biasanya, kwitansi ini dipakai untuk keperluan administrasi, pencatatan keuangan, atau bukti sah penerimaan uang.
Jika kamu sedang diminta membuat kwitansi, penting untuk memahami dulu komponen dan cara membuatnya agar sah dan rapi.
Untuk mempermudah, berikut template contoh kwitansi pembayaran yang bisa langsung kamu gunakan!
Cara Membuat Kwitansi Pembayaran
Membuat kwitansi pembayaran bisa terlihat rumit, tetapi sebenarnya mudah jika mengetahui struktur dan posisi tiap elemen.
Bagi yang bertanya bagaimana cara membuat kwitansi pembayaran? Mari ikuti langkahnya sebagai berikut:
1. Pilih Tools yang Tepat
Sebelum membuat kwitansi, tentukan tools yang akan digunakan. Setiap tools memiliki cara pakai dan fitur yang berbeda.
Adapun beberapa tools yang biasa dipakai adalah:
- Microsoft Word, kelebihannya mudah dipakai dan banyak template siap pakai.
- Google Docs, bisa kolaborasi online.
- Excel, lebih cocok kalau ingin fitur hitung otomatis subtotal atau pajak.
- Invoice Generator Online, memungkinkan membuat kwitansi pembayaran sesuai template yang ada, tetapi kebanyakan tools berbayar.
2. Memanfaatkan Template atau Membuat dari Awal
Setelah memilih tools, tentukan apakah akan memakai template atau membangun dokumen dari awal.
Kalau menggunakan template, kamu tidak perlu membuat atau menata kolom untuk komponen lagi, tinggal menambahkannya ke kolom yang tersedia.
Jika menggunakan Microsoft Word, maka kamu bisa memilihnya dari File → New → Search “Invoice” → pilih template yang sesuai.
Namun kalau tidak menggunakan template, artinya kamu memulai dari awal lagi dengan kertas berukuran A6. Lalu, gunakan fitur Shapes untuk menambahkan kotak dan garis agar terbentuk kwitansi seperti contoh berikut:
3. Menambahkan Informasi Penerbit
Selanjutnya, tambahkan header kwitansi di bagian paling atas kiri dokumen. Bagian ini berisi informasi yang terdiri dari:
- Nama perusahaan atau nama pribadi.
- Alamat, nomor telepon, dan email.
- Logo perusahaan (opsional).
Contoh:
4. Menuliskan Data Penerima Pembayaran
Di bawah header, tuliskan informasi pihak yang membayar. Biasanya ditempatkan di sisi kiri kwitansi. Tuliskan kolom Telah terima dari dan Sejumlah uang seperti pada contoh.
Telah diterima dari di kwitansi diisi apa? Kamu bisa mengisinya dengan nama lengkap atau perusahaan pemberi uang. Artinya, nama ini bisa mewakili individu, perusahaan maupun instansi.
Contoh:
5. Nomor Kwitansi dan Tanggal
Selanjutnya sertakan nomor kwitansi, tanggal angsuran dan nomor pelanggan. Informasi ini biasanya diletakkan di sisi kanan atas, sejajar dengan informasi penerbit. Nomor kwitansi memudahkan pencatatan dan pelacakan transaksi.
Contoh:
6. Menyusun Rincian Pembayaran
Bagian inti kwitansi adalah tabel rincian pembayaran. Biasanya diletakkan di tengah halaman. Buat tiga kolom yang terdiri dari No, Keterangan, dan Jumlah. Nantinya, kolom ini yang digunakan untuk mengisi pembayaran.
Lalu, akhiri dengan kolom Total yang di-bold untuk menjumlahkan total yang harus dibayarkan klien.
Contoh:
7. Rincian Pembayaran Tambahan
Buatkan juga rincian pembayaran tambahan seperti kolom catatan, total angsuran, sisa hutang, status (Lunas/Belum Lunas) dan tanggal jatuh tempo pembayaran. Bagian ini dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan.
Contoh:
8. Tanda Tangan dan Cap
Di bagian paling bawah kwitansi, sisakan ruang untuk tanda tangan penerbit. Jika ada cap perusahaan, letakkan dekat tanda tangan agar sah secara legal.
Kamu mungkin penasaran, “Siapa yang tanda tangan di kwitansi?” Jawabannya adalah si penerima uang, karena kwitansi ini menjadi bukti bahwa pembayaran telah diterima.
Namun, untuk legalitas lebih kuat, biasanya kedua belah pihak (penerima dan pemberi uang) bisa menandatangani.
Contoh:
Contoh Kwitansi Pembayaran
Apabila kamu merasa mengikuti cara membuat kwitansi pembayaran di atas terlalu rumit, tenang karena artikel ini sudah menyiapkan beberapa file download contoh kwitansi pembayaran PDF dan Word yang bisa kamu unduh:
1. Contoh Kwitansi Pembayaran Kosong Excel
2. Contoh Kwitansi Pembayaran Word
3. Contoh Kwitansi Pembayaran PDF
4. Contoh Kwitansi Pembayaran Kegiatan Word
5. Contoh Kwitansi Pembayaran Tanah
6. Contoh Kwitansi Pembayaran Perusahaan
7. Contoh Kwitansi Pembayaran Kosong
8. Contoh Kwitansi Pembayaran dengan Materai
Baca Juga: Contoh Template Invoice Profesional & Cara Buatnya dalam 5 Menit!
9. Contoh Kwitansi Pembayaran Mobil
10. Contoh Kwitansi Pembayaran Sewa Ruko
11. Contoh Kwitansi Pembayaran Kegiatan
12. Contoh Kwitansi Pembayaran Hutang
Baca Juga: 10 Contoh Kwitansi Jual Rumah, Mobil/Motor, hingga Tanah
FAQ terkait Kwitansi Pembayaran
Mari lihat juga beberapa pertanyaan yang sering muncul seputar kwitansi pembayaran agar tidak salah memahaminya:
Apa bedanya kwitansi dan nota pembayaran?
Kwitansi adalah bukti bahwa pembayaran sudah diterima, biasanya ditandatangani oleh penerima uang.
Adapun nota pembayaran adalah dokumen transaksi yang mencatat pembelian barang/jasa dan jumlah yang harus dibayar. Jadi, kwitansi dipakai setelah pembayaran, sedangkan nota digunakan saat transaksi terjadi.
Baca Juga: 7 Perbedaan Nota dan Kwitansi Yang Perlu Diketahui!
Kwitansi dan invoice apakah sama?
Tidak. Invoice adalah tagihan yang dikirim sebelum pembayaran dilakukan, berisi rincian barang/jasa dan total yang harus dibayar. Kwitansi adalah bukti bahwa invoice tersebut sudah dilunasi.
Apa nama bukti pembayaran?
Bukti pembayaran umumnya disebut kwitansi, tetapi bisa juga berbentuk struk, bukti transfer, atau payment receipt tergantung metode pembayarannya. Semua dokumen tersebut berfungsi menunjukkan bahwa transaksi sudah diselesaikan.
Job Desc Tak Sebanding Gaji? Cari Loker Finance dan Accounting Lain di Dealls!
Kalau kamu mulai kewalahan dengan job desc yang membuatmu serasa palugada, tapi gaji tidak sebanding, mungkin ini saatnya mencari kantor baru!
Banyak loker finance dan accounting yang menunggumu di Dealls, termasuk loker dari perusahaan besar seperti PwC Indonesia, Adira Finance, ADR Group of Companies, dan lebih dari 7.000 perusahaan lainnya.
Untuk melamar ke loker incaran di Dealls pun mudah, cukup satu klik tombol untuk mengirim CV tanpa perlu cover letter.
Agar peluangmu diterima lebih besar, manfaatkan juga layanan review CV gratis dari Dealls dengan AI CV Analyzer yang menilai kecocokan CV-mu dengan posisi yang diincar.
Setelah siap, langsung lamar lowongannya sekarang, siapa tahu ini kesempatanmu!
Referensi: