Mengirim email permohonan magang bisa jadi langkah pertama yang menantang bagi mahasiswa yang ingin merintis karier.
Dengan mengikuti panduan yang tepat, kamu bisa memastikan email yang kamu kirim terlihat profesional dan efektif.
Dalam artikel ini, kita akan membahas cara menulis email permohonan magang mahasiswa dengan baik, tips agar dibaca oleh perekrut, serta contoh-contohnya yang bisa kamu tiru. Pastikan kamu menyimak sampai habis, ya!
Cara Menulis Email Permohonan Magang yang Benar
Untuk memastikan email permohonan magang yang kamu kirim terlihat profesional, ada beberapa hal yang perlu kamu perhatikan. Yuk, simak langkah-langkah berikut!
1. Gunakan Alamat Email Formal
Jangan menggunakan alamat email yang terlihat tidak serius, misalnya dengan nama-nama panggilan atau bahasa gaul. Pastikan kamu menggunakan alamat email formal dengan format nama lengkap, seperti [email protected]. Ini menunjukkan bahwa kamu serius dan profesional.
2. Tulis Subject yang Jelas dan Ringkas
Bagian subject email sangat penting karena ini yang pertama kali dilihat oleh perekrut. Tulis subjek yang langsung menggambarkan maksud emailmu, misalnya "Permohonan Magang – [Nama Kamu]". Jangan terlalu panjang, tapi pastikan perekrut langsung mengerti tujuan emailmu.
3. Buat Isi Email dengan Profesional
Di bagian badan email, perkenalkan diri kamu secara singkat dan jelas. Sebutkan nama, jurusan, kampus, serta semester berapa kamu saat ini.
Kemudian, jelaskan alasan mengapa kamu tertarik untuk magang di perusahaan tersebut, dan sertakan informasi tentang posisi yang kamu lamar.
Tunjukkan bahwa kamu sudah melakukan riset tentang perusahaan dan jelaskan apa yang bisa kamu berikan jika diterima sebagai magang.
4. Lampirkan CV dan Dokumen Pendukung
Jangan lupa untuk melampirkan CV yang telah kamu buat dengan baik. Jika diperlukan, sertakan juga dokumen-dokumen pendukung lain seperti surat rekomendasi, transkrip nilai, atau portofolio jika kamu memilikinya. Pastikan ukuran file tidak terlalu besar dan formatnya mudah dibuka.
Baca juga: 10 Cara Menyusun Berkas Lamaran Kerja Via Email
Tips Agar Email Permohonan Magang Dibaca Perekrut
Membuat email yang bagus saja tidak cukup. Kamu juga perlu memastikan bahwa email tersebut dibaca oleh perekrut.
Berikut adalah beberapa tips agar email-mu tidak tenggelam di antara tumpukan email lainnya.
1. Cari Narahubung yang Tepat
Sebelum mengirim email, pastikan kamu sudah mencari tahu siapa yang bertanggung jawab dalam proses rekrutmen magang di perusahaan tersebut.
Kamu bisa mencarinya di LinkedIn atau melalui situs resmi perusahaan. Mengirim email langsung kepada orang yang tepat akan meningkatkan peluang email-mu dibaca.
2. Proofread Email Sebelum Mengirim
Selalu baca ulang email-mu sebelum dikirim. Pastikan tidak ada kesalahan ketik atau tata bahasa yang keliru. Email yang rapi dan tanpa kesalahan menunjukkan bahwa kamu teliti dan profesional.
3. Lakukan Follow-Up Secara Sopan
Jika setelah beberapa hari kamu belum mendapat balasan, jangan ragu untuk mengirim email follow-up. Berikan jeda waktu yang cukup, misalnya satu minggu, dan pastikan follow-up yang kamu kirim sopan dan tidak terkesan memaksa.
Contoh Isi Email Permohonan Magang
Berikut ini adalah contoh email permohonan magang mahasiswa yang bisa kamu gunakan sebagai referensi.
Contoh Email dalam Bahasa Indonesia:
Subject: Permohonan Magang – [Posisi Magang] – [Nama Kamu]
Kepada Yth. Ibu Ana,
Saya [Nama Lengkap], mahasiswa Universitas [Nama Universitas] jurusan [Nama Jurusan] semester [Semester]. Saya tertarik untuk melamar posisi magang [Posisi Magang] di perusahaan Bapak/Ibu yang saya lihat melalui [sumber informasi].
Saya yakin dengan pengalaman dan keterampilan yang saya miliki, saya bisa memberikan kontribusi yang baik bagi perusahaan. Saya sangat antusias untuk belajar dan berkembang bersama tim di perusahaan Bapak/Ibu.
Terlampir, saya sertakan CV dan portofolio saya untuk pertimbangan lebih lanjut. Saya sangat berharap dapat berdiskusi lebih lanjut mengenai kesempatan ini.
Terima kasih atas perhatian dan waktu yang diberikan.
Hormat saya,
[Nama Kamu]
Contoh Email dalam Bahasa Inggris:
Subject: Internship Application – [Internship Position] – [Your Name]
Dear Ms. Ana,
My name is [Full Name], a student at [University Name], majoring in [Major] and currently in my [Semester] semester. I am writing to express my interest in the internship position of [Internship Position] that I found on [source].
I believe that my skills and experience would be a valuable contribution to your team, and I am eager to learn and grow within your company.
Please find attached my CV and portfolio for your reference. I look forward to the opportunity to discuss this further.
Thank you for your time and consideration.
Sincerely,
[Your Name]
Berkas yang Harus Dilampirkan dalam Permohonan Magang
Selain email, kamu juga perlu melampirkan beberapa dokumen penting yang bisa memperkuat lamaran magangmu.
Berikut adalah berkas-berkas yang biasanya perlu disertakan.
1. Curriculum Vitae (CV)
Curriculum vitae atau CV adalah dokumen penting yang berisi informasi tentang riwayat pendidikan, pengalaman kerja, serta keterampilan yang kamu miliki. CV yang baik harus terstruktur rapi, mudah dibaca, dan menonjolkan keahlian serta prestasimu.
Pastikan juga untuk menyertakan pengalaman-pengalaman yang relevan dengan posisi magang yang kamu lamar agar perekrut bisa melihat kesesuaianmu dengan posisi tersebut.
2. Surat Lamaran Magang
Surat lamaran magang berisi penjelasan singkat tentang diri kamu, alasan mengapa kamu tertarik untuk magang di perusahaan tersebut, serta apa yang kamu harapkan dari program magang tersebut.
Di sini, kamu bisa menunjukkan antusiasme dan niat baikmu untuk belajar serta berkontribusi selama magang.
Jangan lupa untuk menuliskan informasi kontakmu dengan jelas agar perekrut mudah menghubungimu.
3. Transkrip Nilai
Transkrip nilai adalah dokumen resmi yang menunjukkan hasil akademik selama kamu berkuliah. Menyertakan transkrip ini bisa memberikan gambaran kepada perusahaan mengenai kemampuan akademismu.
Pastikan kamu menyertakan transkrip terbaru yang mencerminkan prestasimu secara akurat.
4. Sertifikat (Jika Ada)
Jika kamu memiliki sertifikat yang relevan, seperti sertifikat pelatihan, seminar, atau kursus yang berkaitan dengan posisi magang, jangan ragu untuk melampirkannya.
Sertifikat bisa menjadi nilai tambah yang menunjukkan keseriusanmu dalam memperdalam bidang yang kamu geluti. Sertifikat ini juga bisa memperkuat posisi kamu di antara kandidat lainnya.
5. Portofolio (Jika Ada)
Portofolio adalah kumpulan karya atau proyek yang pernah kamu kerjakan, terutama yang relevan dengan posisi yang kamu lamar.
Misalnya, jika kamu melamar posisi magang di bidang desain grafis atau penulisan konten, sertakan beberapa contoh karya terbaikmu. Portofolio akan membantu perekrut menilai langsung kemampuan praktismu.
6. Surat Rekomendasi (Jika Ada)
Surat rekomendasi bisa kamu dapatkan dari dosen, atasan di tempat kerja sebelumnya, atau mentor yang mengenal baik kemampuanmu.
Surat ini berisi penilaian tentang kinerjamu dan keahlianmu, yang tentunya bisa memberikan kesan positif di mata perekrut.
Memiliki surat rekomendasi bisa menjadi keunggulan tersendiri, terutama jika isinya menggambarkan kemampuanmu yang relevan dengan posisi yang kamu lamar.
Baca juga: 10 Contoh Pertanyaan Interview Magang dan Cara Jawabnya
Itulah beberapa tips dan contoh email permohonan magang mahasiswa yang bisa kamu gunakan sebagai referensi.
Mengirim email yang baik dan profesional merupakan langkah awal yang penting untuk mendapatkan kesempatan magang di perusahaan impianmu.
Kalau kamu ingin mencari lowongan magang dengan mudah tanpa proses yang ribet, langsung cek di Dealls, ya!
Pastikan kamu juga melakukan mentoring gratis untuk persiapan karier pekerjaanmu agar kamu siap menghadapi dunia karier.
Pastikan kamu memiliki CV yang bisa melirik HRD agar tertarik dengan CVmu dengan CV ATS Checker, ya. Semoga berhasil!
Sumber:
Internship email — 9 examples and templates - Mail Maestro
Writing an Internship Email that Stands Out (+Examples) - Prosple
How to Write an Effective Email for an Internship Application? - Mailsoftly
