Setiap tujuan yang hendak dituju harus punya rencana tindakan yang jelas supaya bisa dicapai dengan efektif. Dalam kehidupan sehari-hari–baik di tempat kerja maupun proyek pribadi, action plan bisa memandu dirimu untuk memastikan setiap langkahnya berjalan sesuai rencana.
Nah, dengan penyusunan action plan yang tepat, kamu akan terhindar dari kebingungan, bisa memanfaatkan sumber daya dengan optimal, dan bisa menyelesaikannya secara tepat waktu. Bacalah artikel ini untuk menemukan cara menyusun dan beberapa contoh action plan sederhana berdasarkan kebutuhan!
Apa Itu Action Plan?
Menurut Tech Target, action plan adalah sebuah dokumen yang berisikan langkah-langkah yang harus kamu lakukan untuk mencapai tujuan tertentu. Action plan ini membantu menguraikan tujuan dalam bentuk langkah-langkah yang bisa ditindaklanjuti dan dilacak dengan mudah.
Tujuan dari perumusan action plan ini adalah untuk memperjelas sumber daya apa yang kamu butuhkan untuk mencapai tujuan dan merumuskan timeline terkait kapan tugas tersebut harus diselesaikan.
Komponen Action Plan
Menurut website Project Manager, sebuah action plan tersusun dari beberapa komponen. Mari kita bahas bersama-sama!
1. Goals yang Ingin Dituju
Setiap action plan harus dimulai dengan tujuan yang jelas. Tujuan ini harus spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan berbatas waktu (SMART). Misalnya, jika tujuan yang ingin dicapai adalah meningkatkan omzet, kamu perlu menuliskan angka spesifik seperti "meningkatkan omzet sebesar 20% dalam 3 bulan" supaya lebih terukur dan realistis.
2. Action Step
Action step diartikan sebagai langkah-langkah besar yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan. Setiap langkah harus dirincikan dengan jelas agar dapat diimplementasikan. Sebagai contoh, jika kamu ingin meluncurkan produk baru, maka kamu perlu merencanakan langkah-langkah seperti riset pasar, pengembangan produk, sampai strategi pemasaran secara detail.
Baca juga: 25 Contoh Notulen Rapat Perusahaan Download Gratis!
3. Action Item
Action item merupakan rincian dari action step. Ini adalah tugas-tugas kecil yang membantu merealisasikan langkah-langkah besar. Misalnya, jika action step kamu adalah mengembangkan produk, maka kamu bisa menyertakan action item-nya berupa "mencari supplier bahan baku," "mengembangkan prototipe," atau "melakukan uji coba produk."
4. Timeline
Dengan adanya timeline, kamu bisa mengira-ngira kapan sebaiknya setiap langkah dilakukan. Timeline ini sebaiknya harus disertakan untuk setiap action supaya rencanamu berjalan sesuai jadwal. Misalnya, jika proyek yang kamu ikuti akan berlangsung selama 3 bulan, maka lakukan pembagian tugas dalam tenggat waktu mingguan atau bulanan.
5. Sumber Daya yang Dibutuhkan
Pastikan untuk mencantumkan semua sumber daya yang diperlukan, seperti tenaga kerja, alat, atau software yang digunakan. Sebagai contohnya, proyek digital marketing akan memerlukan platform untuk menerbitkan iklan, desainer grafis, serta anggaran untuk ads.
6. Biaya yang Dibutuhkan
Biaya seringkali menjadi faktor penting dalam sebuah action plan. Rincilah kebutuhan biaya untuk setiap langkah, seperti biaya operasional, anggaran pemasaran, sampai biaya pengadaan alat. Ini akan memudahkanmu untuk mengelola anggaran secara efisien.
7. Action Plan Matrix
Lalu ada juga action plan matrix yang diartikan sebagai tabel atau bagan yang berisikan tugas, tanggung jawab, waktu, dan status untuk setiap langkah yang kamu lakukan. Dengan menggunakan matriks tersebut, kamu bisa memantau kemajuan proyek setiap saat dengan mudah.
8. Report
Setelah rencana berjalan, kamu perlu membuat sebuah laporan atau evaluasi untuk mengetahui apakah target yang direncanakan berhasil atau tidak. Report ini berisikan data hasil pencapaian, kendala yang dihadapi, serta rekomendasi untuk perbaikan.
Contoh Action Plan Sederhana
Tanpa berlama-lama lagi, mari kita lanjut ke bahasan utamanya. Simak beberapa contoh action plan sederhana berikut ini!
1. Contoh Action Plan Sederhana Marketing
2. Contoh Action Plan Sederhana Sales
3. Contoh Action Plan Sederhana Proyek
4. Contoh Action Plan Sederhana Sales Retail
5. Contoh Action Plan Sederhana Team Leader
6. Contoh Action Plan Sederhana untuk Capai Target
7. Contoh Action Plan Sederhana untuk Mahasiswa
Semua contoh action plan sederhana ini bisa kamu download pada tautan berikut ini.
Baca juga: 10 Contoh Mind Mapping Simple yang Mudah Ditiru
Cara Membuat Action Plan Sederhana
Berikut adalah 6 langkah mudah membuat action plan sederhana yang dilansir dari website Asana!
1. Tetapkan Tujuan SMART
Mulailah dengan menetapkan tujuan yang SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound). Pastikan tujuanmu tidak terlalu umum. Misalnya untuk, "meningkatkan keterampilan digital marketing dengan mengikuti pelatihan selama 3 bulan." Tujuan SMART membuat kamu lebih terfokus untuk mencapainya tanpa adanya halangan yang berarti.
2. Identifikasi Tugas
Buatlah daftar tugas yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Identifikasilah setiap tugas besar beserta tugas-tugas kecil yang mendukungnya. Selain itu, jangan lupa juga untuk mengurutkan tugas berdasarkan prioritas supaya lebih efisien.
3. Alokasikan Sumber Daya yang Dibutuhkan
Tentukan apa saja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas, apakah itu berupa sumber daya manusia, software, maupun alat pendukung lainnya. Misalnya, kamu akan lebih membutuhkan dukungan tim desain untuk membuat materi promosi atau software khusus untuk menganalisis data.
Baca juga: Apa Itu Critical Path Method? Ini Arti, Contoh, dan 6 Cara Membuat
4. Prioritaskan Tugas
Ingat, tidak semua tugas punya tingkat urgensi yang sama! Untuk itu, kamu harus pisahkan tugas yang harus segera diselesaikan dengan tugas yang dapat ditunda. Dengan begini, kamu bisa memanfaatkan waktu dan energi secara lebih efektif.
5. Tetapkan Tenggat Waktu dan Tonggak Pencapaian
Tentukan ekspektasi tugas harus selesai dan buat tonggak pencapaian (milestones) untuk memantau progres keseluruhan. Sebagai contohnya, jika proyekmu berlangsung selama 3 bulan, kamu bisa menetapkan milestones secara mingguan atau bulanan untuk mengevaluasi kemajuan.
6. Pantau dan Lakukan Revisi Rencana Tindakan
Setelah action plan mulai dijalankan, jangan lupa untuk pantau perkembangannya! Jika mengalami kendala, segera revisi action plan kamu supaya tetap relevan dengan kondisi yang ada. Jangan ragu untuk meminta feedback dari tim atau orang lain supaya solusi ini lebih efektif.
Menyusun action plan sederhana yang terstruktur akan membantu kamu dalam mencapai tujuan dengan lebih efektif. Dengan memahami komponen penting yang ada serta beberapa contoh action plan sederhana, kamu bisa menyusun rencana yang jelas dan mudah dijalankan. Jangan lupa juga untuk memantau progres dan lakukan revisi jika diperlukan!
Jika kamu ingin meningkatkan keterampilan profesional yang dibutuhkan secara lebih efektif, manfaatkan program career mentor di Dealls. Bersama para mentor yang ahli di bidangnya, kamu dapat belajar dan berkembang lebih jauh dengan mereka untuk mencapai target kariermu.
Tunggu apalagi? Yuk, mulai rencanakan kariermu yang lebih baik dari sekarang!
Sumber:
What is an action plan? – TechTarget Definition
How to Write an Action Plan (Example Included) - ProjectManager
