Bagi kamu yang sedang aktif mencari pekerjaan dan membangun karier, menerima undangan interview tentu menjadi momen yang dinantikan. Rasa senang bercampur gugup pun wajar muncul.
Namun, kadang ada saja kondisi di luar kendali yang membuat kamu tidak bisa hadir, entah karena sudah menerima tawaran dari tempat lain, jadwal yang bentrok, atau alasan pribadi lainnya.
Artikel ini akan membantumu memahami cara menolak panggilan interview secara sopan dan profesional, tanpa menutup peluang di masa depan. Mari kita bahas bersama!
Tips Menolak Panggilan Interview dengan Sopan
Agar tetap menjaga kesan profesional dan hubungan baik dengan perusahaan, penting untuk mengetahui cara menyampaikan penolakan secara sopan dan tepat.
1. Balas Secepatnya
Kalau kamu sudah mendapat undangan interview tetapi memutuskan untuk menolak, sebaiknya segera balas dalam waktu 1x24 jam.
Sebaiknya, jangan tunda untuk membalas karena perekrut perlu waktu mengatur jadwal ulang atau mencari kandidat lain.
Jadi, balasan cepat akan membantu mereka menghindari kebingungan dan mempercepat proses seleksi.
Kalau kamu sering mencari kerja, siapkan template pesan penolakan yang sopan agar bisa kamu sesuaikan sedikit. Selain itu, selalu cek email dan pesan dari perekrut secara rutin agar tidak telat membalas.
2. Ucapkan Terima Kasih
Mengucapkan terima kasih saat menolak panggilan interview penting karena menunjukkan sikap hormat dan apresiasi atas kesempatan yang diberikan oleh perusahaan atau perekrut.
Meskipun kamu menolak, dengan mengucapkan terima kasih, kamu meninggalkan kesan positif yang baik dan menjaga hubungan baik untuk kemungkinan di masa depan.
3. Berikan Alasan yang Logis
Memberikan alasan yang logis saat menolak panggilan interview sangat disarankan, meskipun tidak harus terlalu detail.
Alasan yang jelas dan masuk akal membantu perekrut memahami kondisi kamu sehingga mereka tidak merasa diabaikan atau kurang dihargai.
Dengan menyampaikan alasan secara sopan, kamu juga menjaga citra profesional dan reputasi baik di mata perusahaan.
Misalnya, kamu bisa menyebutkan sudah menerima tawaran pekerjaan lain atau adanya perubahan rencana yang membuat kamu tidak dapat melanjutkan proses seleksi.
Jika kamu tidak memberikan alasan sama sekali, perekrut mungkin akan merasa bingung atau kurang dihormati, dan hal ini berpotensi memengaruhi peluang kamu di masa depan apabila ingin melamar kembali di perusahaan tersebut.
Jadi, usahakan untuk memberikan alasan singkat dan jujur agar komunikasi tetap baik tanpa harus menjelaskan secara rinci.
4. Minta Maaf
Meminta maaf saat menolak panggilan interview sebenarnya bukan keharusan mutlak, tetapi sangat dianjurkan karena menunjukkan sikap hormat dan kesopanan.
Dengan menyisipkan permintaan maaf singkat, kamu memberikan kesan bahwa kamu menghargai waktu dan kesempatan yang sudah diberikan oleh perekrut.
Misalnya, kamu bisa mengatakan:
"Mohon maaf saya tidak dapat melanjutkan proses seleksi karena …"
Kalimat ini membuat penolakan terdengar lebih sopan dan tulus, sekaligus menjaga hubungan baik dengan perusahaan untuk kesempatan berikutnya.
Jadi, meski tidak wajib, menyertakan permintaan maaf adalah praktik yang baik dalam komunikasi profesional.
Baca juga: 9 Cara Menolak Offering Letter dengan Sopan + Contoh Praktis!
Cara Menolak Panggilan Interview Kerja dan Contoh Balasannya di WhatsApp dan Email
Nah, setelah tahu prinsip dasarnya, sekarang kita bahas cara menolak panggilan interview kerja berdasarkan kondisi yang sering terjadi.
1. Menolak Interview karena Lokasi Terlalu Jauh
Alasan menolak panggilan interview yang satu ini cukup umum, terutama jika wawancara dilakukan secara offline.
Kamu merasa lokasi interview beda kota, sulit dijangkau transportasi umum, atau butuh waktu tempuh yang tidak realistis untuk mobilitas harian.
Mungkin saat awal melamar, kamu belum tahu pasti lokasi kantornya, baru sadar setelah dijadwalkan interview bahwa tempatnya cukup jauh dari domisili, atau mengira bahwa interview akan dilaksanakan secara daring.
Sebelum menolak, kamu bisa:
- Periksa apakah perusahaan menyediakan opsi remote atau hybrid.
- Pastikan dulu lokasi kerjanya benar (beberapa perusahaan punya banyak cabang).
Bila tetap tidak memungkinkan, barulah kamu bisa menolak panggilan interview tersebut dengan sopan.
Contoh Balasan melalui WhatsApp:
“Terima kasih atas undangan interview-nya, Kak. Setelah mempertimbangkan ulang, saya belum bisa melanjutkan proses karena lokasi kantor cukup jauh dari domisili saya dan tidak memungkinkan untuk mobilitas harian. Saya sangat menghargai kesempatan ini dan berharap bisa bekerja sama di masa mendatang.”
Contoh Balasan melalui Email:
“Subjek: Konfirmasi Interview – [Nama Kamu]
Yth. Tim Rekrutmen [Nama Perusahaan],
Terima kasih atas kesempatan interview yang diberikan. Setelah mempertimbangkan lokasi kantor yang cukup jauh dari tempat tinggal saya saat ini, saya memutuskan untuk tidak melanjutkan proses rekrutmen ini.
Saya menghargai kesempatan dan kepercayaan yang diberikan, dan semoga kita bisa terhubung lagi di masa depan.
Hormat saya,
[Nama Kamu]”
2. Cara Menolak Tawaran Interview Karena Sudah Bekerja
Kalau kamu sudah resmi bekerja di tempat lain, tentu saja wajar jika kamu ingin menolak panggilan interview dari perusahaan lain.
Bisa jadi kamu belum sempat update lamaran-lamaran yang kamu kirim sebelumnya, lalu tiba-tiba mendapat undangan interview baru.
Nah, penting untuk tetap memberi kabar secara sopan agar reputasimu tetap positif di mata HRD.
Kamu bisa menyampaikan bahwa kamu sangat menghargai undangan tersebut, tapi kondisimu saat ini tidak memungkinkan untuk mengikuti proses karena sudah bekerja.
Contoh balasan WhatsApp:
“Terima kasih banyak atas undangannya, Bapak/Ibu. Namun, saya sudah mulai bekerja di tempat lain sehingga belum bisa melanjutkan proses seleksi di perusahaan Bapak/Ibu. Semoga sukses selalu dan semoga kita bisa bertemu di kesempatan berikutnya.”
Contoh balasan Email:
Subjek: Konfirmasi Interview – [Nama Kamu]
Yth. Tim Rekrutmen [Nama Perusahaan],
Terima kasih atas kesempatan interview yang diberikan. Setelah mempertimbangkan kondisi saya yang saat ini sudah bekerja di perusahaan lain, saya memutuskan untuk tidak melanjutkan proses rekrutmen ini.
Saya menghargai kesempatan dan kepercayaan yang diberikan, dan semoga kita bisa terhubung lagi di masa depan.
Hormat saya,
[Nama Kamu]
3. Cara Menolak Panggilan Interview Karena Sakit
Kondisi kesehatan yang kurang baik bisa menjadi alasan sah untuk menolak panggilan interview.
Kamu tidak perlu merasa bersalah jika memang sedang tidak memungkinkan untuk hadir karena sakit.
Memberi kabar sejak awal justru menunjukkan bahwa kamu bertanggung jawab dan menghargai waktu perusahaan.
Jika kamu sedang sakit ringan dan tetap ingin berproses, kamu bisa bertanya apakah tersedia opsi interview daring.
Namun, jika kondisimu tidak memungkinkan sama sekali, kamu bisa menyampaikan penolakan dengan bahasa yang sopan dan penuh empati.
Contoh balasan WhatsApp:
“Selamat siang, mohon maaf saya belum bisa hadir interview karena kondisi kesehatan saya sedang tidak memungkinkan. Jika ada kesempatan lain di masa depan, saya akan sangat senang bisa berpartisipasi. Terima kasih atas pengertiannya.”
Contoh balasan Email:
Subjek: Konfirmasi Interview – [Nama Kamu]
Yth. Tim Rekrutmen [Nama Perusahaan],
Terima kasih atas kesempatan interview yang diberikan. Saat ini saya sedang dalam kondisi kurang sehat dan tidak memungkinkan untuk menghadiri jadwal wawancara yang telah ditentukan.
Saya menghargai kesempatan dan kepercayaan yang diberikan, dan semoga kita bisa terhubung lagi di masa depan.
Hormat saya,
[Nama Kamu]
4. Cara Menolak Interview Kerja Karena Gaji Tidak Sesuai
Masalah gaji adalah hal yang sensitif, tetapi penting saat memilih pekerjaan.
Jika kamu merasa gaji yang ditawarkan jauh dari ekspektasi atau tidak sesuai dengan tanggung jawab yang akan kamu jalani, kamu berhak menolaknya.
Yang terpenting, sampaikan dengan bahasa sopan dan hindari kesan membanding-bandingkan perusahaan.
Namun, sebelum benar-benar menolak, kamu bisa tanyakan dulu apakah ada ruang negosiasi.
Akan tetapi, jika perusahaan sudah menyampaikan bahwa angka tersebut final, tidak apa-apa untuk menolak dengan baik.
Contoh balasan WhatsApp:
“Terima kasih atas tawarannya, Bapak/Ibu. Namun, setelah mempertimbangkan lebih lanjut, saya merasa gaji yang ditawarkan belum sesuai dengan harapan saya. Dengan hormat, saya memutuskan tidak melanjutkan ke tahap interview. Semoga sukses dalam proses seleksinya.”
Contoh balasan Email:
Subjek: Konfirmasi Interview – [Nama Kamu]
Yth. Tim Rekrutmen [Nama Perusahaan],
Terima kasih atas kesempatan interview yang diberikan. Setelah mempertimbangkan aspek kompensasi yang ditawarkan, saya memutuskan untuk tidak melanjutkan proses rekrutmen ini.
Saya menghargai kesempatan dan kepercayaan yang diberikan, dan semoga kita bisa terhubung lagi di masa depan.
Hormat saya,
[Nama Kamu]
5. Cara Menolak Panggilan Interview dalam Bahasa Inggris
Bagi kamu yang ingin melamar ke perusahaan internasional atau startup multinasional, kamu mungkin akan menerima undangan interview dalam bahasa Inggris.
Kalau ternyata kamu harus menolak, pastikan kamu membalasnya dengan kalimat yang tetap sopan, profesional, dan sesuai konteks.
Tidak perlu bingung, kamu bisa menggunakan bahasa yang ringkas tapi tetap menunjukkan rasa terima kasih dan niat baik untuk tetap menjalin komunikasi di masa depan.
Ini juga bisa menunjukkan kemampuan komunikasi kamu dalam bahasa Inggris.
Contoh balasan WhatsApp:
“Dear [Recruiter's Name], Thank you for the opportunity and interview invitation. Unfortunately, I have to decline due to personal reasons. I appreciate your understanding and hope we can stay connected in the future. Best regards, [Your Name]”
Contoh balasan Email:
Subjek: Interview Confirmation – [Your Name]
Dear [Recruiter's Name],
Thank you very much for the interview opportunity for the [Position] role at [Company Name]. After careful consideration, I have decided to respectfully decline the invitation due to personal reasons.
I sincerely appreciate the opportunity and hope we may cross paths again in the future.
Best regards,
[Your Name]
Baca juga: 9 Cara Menolak Offering Letter dengan Sopan + Contoh Praktis!
Mengetahui cara menolak panggilan interview kerja secara sopan bisa membantu kamu menjaga reputasi dan tetap profesional, bahkan jika kamu tidak bisa melanjutkan prosesnya.
Ingat, tidak semua panggilan interview harus kamu ambil, terutama jika memang tidak sesuai dengan tujuan karier kamu.
Yang penting adalah bagaimana cara kamu menyampaikan keputusan tersebut.
Selama kamu tahu cara menolak panggilan interview kerja dengan baik dan komunikatif, peluang kamu di masa depan tetap terbuka, kok!
Jadi, tidak perlu ragu untuk menolak jika memang kondisinya tidak memungkinkan. Yuk, terus belajar dan kembangkan dirimu!
Kamu juga bisa mulai dari hal kecil seperti memeriksa loker terbaru di Dealls yang sesuai dengan minat dan passion-mu.
Sebelum melamar, pastikan bahwa CV yang kamu submit sudah ATS-friendly. Agar lebih yakin, coba pakai fitur AI CV Reviewer untuk tahu seberapa kuat CV kamu.
Jika kamu butuh bimbingan karir, kamu bisa mencoba career mentoring gratis dengan para mentor yang sudah berpengalaman di bidangnya.
Semoga contoh dan tips di atas bisa bantu kamu menemukan cara menolak panggilan interview kerja yang paling pas sesuai kondisi kamu, ya!
