Komunikasi yang efektif adalah kunci kesuksesan perusahaan. Namun, ini sering kali dihadang oleh hambatan, salah satunya miskomunikasi.
Miskomunikasi dapat menghambat produktivitas, menambah ketegangan antar karyawan, bahkan merugikan perusahaan. Oleh karena itu, kita perlu memahami penyebab beserta cara mengatasi miskomunikasi dalam perusahaan dengan efektif.
Simak artikel ini untuk menemukan 10 langkah yang harus kamu ikuti saat ingin mengatasi miskomunikasi dalam komunikasi bisnis!
Apa itu Miskomunikasi?
Miskomunikasi adalah situasi di mana terjadi kesalahan dalam mengekspresikan pikiran atau persepsi oleh salah satu pihak yang sedang berkomunikasi.
Dilansir dari website Connect Team, miskomunikasi di tempat kerja umumnya terjadi saat ada anggota staf yang gagal berkomunikasi secara efektif dengan sesamanya. Umumnya, miskomunikasi terjadi karena penyampaian pesan yang tidak akurat atau kesalahan pemahaman pesan.
Miskomunikasi juga dapat terjadi di saluran komunikasi manapun, mulai dari komunikasi lisan hingga isyarat non-verbal seperti bahasa tubuh. Jika dibiarkan, ini dapat menyebabkan kebingungan, frustasi, hingga konflik yang menghambat kemajuan proyek.
Penyebab Miskomunikasi dalam Perusahaan
Menurut website Click Up, miskomunikasi dalam komunikasi bisnis umumnya terjadi karena delapan penyebab berikut, seperti proses atau struktur yang kompleks dan hierarki yang berlebihan. Simak penjelasan lebih detailnya di bawah ini.
1. Proses atau Struktur yang Kompleks
Struktur organisasi yang rumit dan prosedur kerja yang berlapis bisa menghambat penyampaian informasi dengan jelas. Hal ini bisa menyebabkan pesan yang disampaikan menjadi tidak utuh atau bahkan salah tafsir.
2. Hierarki yang Berlebihan
Hierarki yang kaku menghambat komunikasi langsung antara karyawan dan manajemen. Di sisi lainnya, karyawan akan merasa enggan untuk menyampaikan ide atau masalah karena ketakutan akan pelanggaran protokol atau konsekuensi yang negatif.
3. Ketergantungan pada Teknologi
Teknologi komunikasi seperti email atau aplikasi online chat memang memudahkan komunikasi. Akan tetapi, mereka juga dapat menimbulkan miskomunikasi jika penggunaannya kurang bijak.
Sebagian besar pesan tertulis cenderung disalahartikan karena kurangnya ekspresi non-verbal yang biasanya hadir dalam komunikasi tatap muka.
4. Perbedaan Budaya dan Generasi
Penyebab miskomunikasi dalam pekerjaan selanjutnya adalah keberagaman budaya dan rentang usia para pekerja. Adanya perbedaan nilai, norma, dan gaya komunikasi dapat menimbulkan kesalahpahaman jika tidak dibicarakan dengan baik.
5. Kurang Perhatian atau Fokus
Karyawan yang tidak fokus atau kurang perhatian saat berkomunikasi cenderung akan melewatkan informasi penting. Hal ini mengarah pada terjadinya miskomunikasi. Selain itu, lingkungan kerja yang bising atau kegiatan multitasking juga dapat mengurangi kualitas komunikasi.
6. Faktor Emosional
Karyawan yang sedang mengalami gangguan emosi seperti stres, marah, atau frustasi akan kesulitan untuk menyampaikan dan menerima pesan. Bahkan, mereka cenderung salah menafsirkan informasi atau bereaksi berlebihan terhadap pesan yang disampaikan.
7. Perbedaan Gaya Komunikasi
Setiap individu memiliki preferensi gaya komunikasi yang berbeda, seperti komunikasi langsung atau tidak langsung, formal atau informal. Sayangnya, perbedaan ini bisa menyebabkan kesalahpahaman jika mereka tidak saling memahami dan menyesuaikan diri.
8. Sinyal Non-Verbal dan Nada dalam Komunikasi
Berbagai bentuk komunikasi non-verbal seperti bahasa tubuh, ekspresi wajah, dan intonasi suara sering berperan penting dalam menyampaikan pesan.
Ketidaksesuaian antara pesan verbal dan non-verbal ini dapat membingungkan penerima pesan dan akhirnya menyebabkan miskomunikasi.
Baca juga: 10 Contoh Komunikasi Tertulis: Kunci Sukses di Dunia Kerja
Contoh Miskomunikasi dalam Perusahaan
Ada beberapa bentuk miskomunikasi yang terjadi dalam perusahaan. Berikut adalah tiga dari banyaknya contoh nyata:
1. Instruksi Kerja yang Tidak Jelas
Seorang manajer memberikan tugas kepada karyawan tanpa menjelaskan detail atau ekspektasi yang diharapkan.
Akibatnya, karyawan tersebut menyelesaikan tugas dengan cara yang tidak sesuai dengan harapan manajer. Pada akhirnya, terjadi revisi bahkan penundaan proyek sementara.
2. Penggunaan Istilah Teknis yang Tidak Dipahami Semua Pihak
Tim IT sering menggunakan istilah teknis yang sulit dipahami oleh departemen lain yang tidak memiliki latar belakang teknis.
Hal ini menyebabkan departemen lainnya kebingungan dan akhirnya salah paham mengenai proyek yang sedang dikerjakan bersama.
3. Kurangnya Umpan Balik
Karyawan yang mengirimkan laporan kepada atasan tidak menerima umpan balik. Tanpa adanya tanggapan dari atasan, ia tidak mengetahui apakah pekerjaannya sudah sesuai atau membutuhkan perbaikan.
Cara Mengatasi Miskomunikasi dalam Perusahaan
Berdasarkan website ClickUp, terdapat 10 cara yang dapat kamu lakukan saat ingin mengatasi miskomunikasi ini. Berikut adalah panduan lengkapnya:
1. Tetapkan Pedoman yang Ringkas dan Jelas
Susunlah panduan komunikasi yang jelas berisikan standar dan prosedur komunikasi yang diharapkan. Kamu bisa mencantumkan penggunaan saluran komunikasi yang tepat, etika komunikasi, hingga tata cara penyampaian pesan.
2. Latih Kemampuan Mendengarkan Secara Aktif
Mendengarkan dengan penuh perhatian membantu memahami pesan lebih jelas. Untuk itu, sebaiknya berikan berbagai latihan seperti latihan mendengarkan aktif, menghindari interupsi, atau mengajukan pertanyaan klarifikasi kepada karyawan bisnismu.
3. Berikan Feedback Secara Teratur
Dengan feedback yang konstruktif, karyawan bisa mengetahui seberapa baik kinerja mereka dan beberapa area yang perlu diperbaiki. Melangsungkan komunikasi dua arah yang terbuka juga membuat karyawan merasa dihargai dan termotivasi untuk meningkatkan kinerja mereka.
4. Ajukan Pertanyaan dan Hindari Asumsi Pribadi
Mengajukan pertanyaan klarifikasi memastikan bahwa pesan yang diterima sesuai dengan maksud pengirim.
Selain itu, sebaiknya hindari memiliki asumsi pribadi supaya tidak adanya kesalahan interpretasi terhadap informasi yang disampaikan.
5. Diskusikan Ekspektasimu dan Gunakan Saluran Komunikasi yang Tepat
Sampaikan harapanmu secara eksplisit dan pilihlah media komunikasi yang sesuai dengan konteks. Sebagai contohnya, komunikasi tatap muka lebih cocok untuk penyampaian informasi penting dan mendadak dibandingkan aplikasi online chat atau email.
6. Mengadakan Rapat dengan Efektif
Susunlah agenda rapat dan rundown pertemuan dalam perusahaan. Dengan agenda yang jelas dan pertemuan yang terstruktur, setiap karyawan dapat memahami informasi yang disampaikan tanpa kebingungan.
Selain itu, rapat yang berlangsung secara produktif juga membantu menerapkan keputusan yang diambil sebelumnya.
7. Mengatasi Gaya Komunikasi Antar Generasi
Setiap generasi memiliki cara yang berbeda dalam berkomunikasi, mulai yang formal hingga yang lebih santai. Untuk itu, kamu perlu memilih saluran yang tepat dan berbicara dengan bahasa yang mudah dipahami supaya menghindari miskomunikasi.
8. Ciptakan Budaya Perusahaan yang Transparan
Dalam perusahaan yang transparan, semua orang tahu apa yang sedang terjadi. Dengan memberikan informasi secara terbuka, baik tantangan maupun pencapaian, karyawan merasa dihargai dan siap bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama.
9. Memahami dan Menghormati Perbedaan Budaya Komunikasi
Memahami cara berkomunikasi yang tepat untuk setiap budaya cenderung mempererat hubungan antar rekan kerja. Selain itu, kamu juga dapat menciptakan kebijakan yang mendukung keberagaman budaya komunikasi untuk memperkuat tim dan meningkatkan efisiensi.
10. Menggunakan Alat Manajemen Komunikasi
Terakhir, gunakan berbagai alat manajemen komunikasi seperti Slack atau Microsoft Teams untuk memberikan informasi kepada tim. Dengan alat ini, pesan dapat disampaikan secara jelas dan terorganisir dan tidak mudah hilang karena tersimpan dalam penyimpanan cloud.
Baca juga: 10 Cara Efektif Meningkatkan Skill Komunikasi yang Wajib Diketahui!
Itulah beberapa cara mengatasi miskomunikasi dalam pekerjaan yang bisa kamu tiru. Walaupun miskomunikasi memang wajar terjadi di tempat kerja, kamu harus bisa mengatasi hal ini dengan cara yang tepat.
Jika dibiarkan, adanya kesalahpahaman antar rekan kerja dapat menghambat kemajuan perusahaan dan memperburuk hubungan antar tim.
Jika ingin mengasah kemampuan komunikasi dan menjadi pribadi yang profesional di dunia kerja, daftarkan dirimu di program career mentor Dealls dan dapatkan tips langsung dari para mentor!
Yuk bergabung dengan Dealls dan wujudkan karier masa depanmu yang cerah!
Sumber:
