Komunikasi menjadi salah satu keahlian yang harus kamu miliki dalam dunia kerja, tak hanya komunikasi secara lisan, kamu juga perlu menguasai komunikasi dalam bentuk tulisan, loh. Lantas apa saja ya contoh komunikasi tertulis ini?
Tak perlu berlama-lama, di bawah ini Dealls telah merangkum rincian tentang komunikasi tertulis yang harus kamu tau. Yuk, simak sampai habis artikelnya!
Apa itu Komunikasi Tertulis?
Menurut laman Top Resume, komunikasi tertulis atau written communication adalah bentuk seni menyampaikan pesan, pikiran, dan gagasan melalui kata-kata tertulis.
Jenis komunikasi yang satu ini memiliki nilai ekspresif tertentu yang kemudian disampaikan melalui pemilihan kata dalam sebuah gaya penulisan, termasuk tanda baca hingga tata bahasa.
Dalam dunia kerja, komunikasi tertulis ini akan sering kamu jumpai ketika mengirim pesan email hingga menulis dokumen-dokumen penting, seperti proposal dan laporan bulanan.
Oleh sebab itu, kamu harus memiliki keterampilan pemahaman ejaan dan tata bahasa yang baik sebagai bagian dari komunikasi tertulis ini, agar rekan kerja, atasan, hingga klien memahami pesan yang ingin kamu sampaikan.
Baca juga: 10 Cara Efektif Meningkatkan Skill Komunikasi yang Wajib Diketahui!
Kelebihan Komunikasi Tertulis
Sebagai bagian dari dua jenis komunikasi, written communication atau komunikasi tertulis memiliki kelebihan yang dapat menjadi bahan pertimbangan kamu untuk menggunakannya.
1. Mudah Untuk Diingat
Berbeda dengan komunikasi lisan, karena membutuhkan penulisan untuk menyampaikan, pesan yang disampaikan dengan komunikasi tertulis ini tentu akan lebih mudah diingat. Komunikasi tertulis berfungsi sebagai sarana untuk mengumpulkan informasi penting dari data yang telah dicatat sebelumnya
2. Mudah Dipahami
Karena bisa dibaca berkali-kali, pesan yang disampaikan oleh komunikasi tertulis juga lebih mudah untuk dipahami. Selain itu, dengan komunikasi tertulis ini audiens juga bisa membaca ulang hal-hal yang mereka lewatkan.
3. Mempermudah Proses Presentasi
Selain memerlukan komunikasi lisan, untuk melakukan presentasi kamu juga perlu menguasai komunikasi tertulis, terutama jika memerlukan data yang akurat dan kompleks. Hal ini juga bisa mempermudah kamu dalam menggambarkan fakta-fakta dengan cara yang sederhana.
Kelemahan Komunikasi Tertulis
Selain kelebihan, mungkin kamu juga perlu memahami kelemahan komunikasi tertulis terutama proses penyampaian pesan di lingkungan kerja.
1. Mahal
Meskipun tidak seberapa, komunikasi tertulis memiliki biaya yang relatif lebih mahal daripada komunikasi lainnya, karena komunikasi tertulis memerlukan alat tertentu, seperti kertas, pena, tinta, hingga komputer. Namun, beberapa perusahaan umumnya telah mem-provide alat-alat tersebut kok.
2. Mengurangi Aspek Kerahasiaan
Pesan yang disampaikan oleh komunikasi tertulis cenderung mudah untuk bocor ke siapa saja. Hal ini mungkin bisa berdampak negatif pada perusahaan hingga menyebabkan kerugian apabila terdapat pesan penting yang disampaikan.
3. Keterlambatan Respon dan Pengambilan Keputusan
Komunikasi tertulis, seperti email mungkin bisa menimbulkan kebingungan dan ketidakjelasan untuk penerima pesan. Hal ini bisa berdampak pada respon yang diberikan, loh! Akhirnya pengambilan keputusan pun bisa terhambat.
Contoh Komunikasi Tertulis
Berikut adalah contoh dan jenis-jenis komunikasi tertulis yang sering digunakan dalam dunia kerja.
1. Email
Salah satu contoh komunikasi tertulis yang akan sering kamu gunakan dalam dunia kerja dalam email. Saat ini banyak perusahaan yang beralih menggunakan email sebagai alat untuk berkomunikasi dengan klien, pegawai, hingga stakeholder.
Umumnya, ketika menulis pesan dalam email terdapat beberapa struktur yang harus perhatikan, terutama jika kamu ingin berkomunikasi secara formal.
2. Memo
Memo ini adalah pesan singkat yang biasanya digunakan untuk memberikan informasi, seperti dokumen dengan topik tertentu, informasi tentang tugas dan instruksi, hingga pengumuman kebijakan kepada rekan kerja.
3. Laporan
Ketika bekerja di sebuah perusahaan, kamu pasti akan ditugaskan dalam membuat dokumen berisi laporan pekerjaan yang telah kamu lakukan. Nah, laporan ini juga termasuk dalam komunikasi tertulis, loh!
Jenis written communication yang satu ini biasanya menyajikan fakta dan data dalam bentuk bagan dan tabel.
4. Surat
Segala macam persuratan tentu menjadi bentuk komunikasi tertulis yang sangat penting bagi perusahaan, terutama memberikan informasi baik secara formal kepada berbagai pihak, contohnya adalah surat termasuk surat bisnis, surat perjanjian kerja sama, hingga surat kontrak kerja.
5. Dokumen Teknikal
Sebagai bagian dari perusahaan yang memiliki prosedur tertentu, kamu mungkin akan sering menjumpai dokumen teknikal yang berisi cara menggunakan produk atau layanan tertentu yang sifatnya teknikal.
6. Press Release
Jenis komunikasi tertulis yang satu ini akan sering kamu buat jika kamu termasuk dalam tim Public Relation atau Komunikasi. Biasanya, perusahaan membuat press release memberitahu media tentang kegiatan dan acara merek, seperti ketika meluncurkan produk baru.
7. Proposal
Proposal, khususnya proposal bisnis adalah jenis komunikasi tertulis yang berisi tentang ide dan rencana yang membutuhkan presentasi dan persetujuan dari atasan. Selain surat, proposal juga digunakan sebagai media untuk melakukan kontrak kerja sama dan kolaborasi bisnis.
8. Pesan Faksimile
Selain beberapa hal di atas, terdapat pula faks atau facsimile transmission yang merupakan alat khusus yang digunakan untuk membaca dokumen pada saluran komunikasi. Perlu diingat ya, untuk dapat berkomunikasi kedua belah pihak harus memiliki alat faksimile satu sama lain.
9. Kontrak
Ketika melakukan perjanjian kerja, perusahaan memerlukan media komunikasi tertulis berupa kontrak perjanjian yang harus disepakati oleh kedua belah pihak. Tidak hanya antar perusahaan, sebagai pegawai pun kamu juga memiliki kontrak ketika direkrut perusahaan, loh!
10. Deskripsi Pekerjaan
Terakhir, terdapat komunikasi tertulis berupa deskripsi pekerjaan yang biasanya dibuat oleh HRD atau tim rekrutmen. Sesuai dengan namanya, deskripsi pekerjaan ini berisi tentang informasi seputar tuga dan pekerjaan yang akan dilakukan oleh sebuah posisi tertentu.
Tips Komunikasi Tertulis Yang Baik
Nah, agar tidak bingung menerapkan komunikasi tertulis, di bawah ini terdapat tips dan cara yang bisa kamu lakukan untuk meningkatkan skill komunikasi yang baik.
1. Latihan Menulis
Berlatih adalah kunci untuk dapat meningkatkan skill komunikasi tertulis yang kamu miliki. Kamu bisa menulis jurnal harian atau sekedar membuat tulisan pendek yang berisi kegiatanmu sehari-hari.
2. Mulai Berpikir Sebelum Menulis
Untuk bisa menghasilkan tulisan yang jelas dan mudah dipahami, kamu juga perlu berpikir tentang siapa yang akan membaca pesan yang kamu tulis, gaya bahasa apa yang harus digunakan, dan apa pesan yang harus disampaikan dalam tulisan tersebut.
3. Baca Ulang
Kamu juga perlu membaca ulang tulisan yang kamu buat untuk melakukan pengeditan dan menyesuaikan tata bahasa yang digunakan. Hal ini lebih efektif, karena kamu bisa langsung memperbaiki kesalahan penulisan yang ada di dalamnya.
4. Gunakan Tata Bahasa Yang Baik
Tata bahasa dan ejaan EYD adalah hal yang perlu kamu perhatikan dalam komunikasi tertulis, terutama untuk penulisan dokumen resmi, seperti proposal dan laporan. Jangan lupa untuk memeriksa typo juga, ya!
Sekian pembahasan tentang contoh komunikasi tertulis. Semoga dapat bermanfaat dan bisa menjadi referensi kedepannya, ya!
Sambil mencari tau cara membuat komunikasi tertulis yang baik dan benar, kamu juga bisa loh mencari peluang kerja dengan berbagai lowongan kerja dari Dealls.
Terdapat berbagai lowongan pekerjaan dari perusahaan ternama yang bisa kamu lamar sesuai dengan passion dan minat karier yang kamu miliki!
Masih kurang yakin dengan minat karier yang kamu pilih? Ada career mentor yang siap membantu kamu, kok! Kamu bisa mendiskusikan masalah karier yang kamu miliki dengan berbagai ahli!
Yuk, kembangkan karier potensialmu bersama Dealls!
Sumber:
Written Communication Guide: Types, Examples, and TipsAdvantages and Disadvantages of Written Communication
