Apakah kamu pernah terpikir untuk bisa kerja dari rumah hanya bermodalkan laptop dan koneksi internet tetapi tetap punya penghasilan yang cukup untuk kebutuhan sehari-hari?
Yup, salah satu pekerjaan yang bisa mewujudkan itu semua adalah jadi admin online shop.
Untuk kamu yang baru lulus kuliah atau sedang ingin switch career, role ini sangat bisa dijadikan langkah awal.
Apalagi, demand-nya tinggi lho! Namun, pertanyaannya: bagaimana cara menjadi admin online shop yang dicari banyak pemilik usaha?
Yuk, kita bahas bersama-sama!
Apa Itu Admin Online Shop?
Pernahkah kamu belanja di Shopee atau Tokopedia, lalu mengirim chat ke toko untuk menanyakan stok barang, warna, atau estimasi pengiriman? Jika iya, orang pertama yang membalas pesanmu biasanya adalah seorang admin online shop.
Admin online shop adalah seseorang yang mengelola segala aktivitas digital dari sebuah toko online.
Mulai dari membalas chat, mengonfirmasi pesanan, hingga mengoordinasikan pengiriman barang, semua menjadi bagian dari tanggung jawab mereka
Pekerjaan ini bukan sekadar menjadi mimin yang menjawab "sis, ready ya", tetapi juga punya peran penting dalam menjaga performa penjualan bisnis secara digital.
Pekerjaan ini juga sangat cocok untuk kamu yang suka hal-hal praktis, multitasking, dan komunikatif.
Selain itu, banyak pemilik bisnis yang lebih mengutamakan attitude dan kecepatan belajar daripada ijazah. Jadi, peluangmu terbuka lebar, apalagi jika kamu mau belajar dan cepat tanggap!
Tugas dan Tanggung Jawab Admin Online Shop
Nah, jika kamu serius cari tahu cara jadi admin online shop, kamu perlu paham dulu apa aja tugasnya:
1. Memberikan Informasi Produk
Sebagai admin, kamu harus mengetahui detail barang yang dijual. Mulai dari harga, warna, ukuran, sampai bahan.
Pengetahuan ini penting supaya kamu bisa memberikan jawaban yang akurat saat pelanggan bertanya.
2. Mengelola Konten Toko Online
Tugas kamu juga termasuk memperbarui foto produk, deskripsi, stok, dan harga secara rutin.
Semua informasi ini harus up to date supaya pelanggan tidak bingung. Selain itu, tampilan toko yang rapi juga membuat pelanggan lebih percaya.
3. Melayani Pelanggan
Admin bertugas membalas pertanyaan, menangani komplain, dan membantu proses retur.
Respon yang cepat bisa meningkatkan kepercayaan pelanggan. Jadi, kamu harus siap siaga setiap saat.
4. Cek Stok dan Koordinasi dengan Tim Gudang
Sebagai admin online shop, salah satu tanggung jawab penting yang harus dijalankan adalah memastikan ketersediaan stok barang.
Hal ini dilakukan untuk menghindari situasi di mana pelanggan sudah melakukan pembayaran, tetapi ternyata barang tidak tersedia.
Untuk itu, admin perlu rutin berkoordinasi dengan tim gudang agar data stok selalu terbarui.
Selain itu, komunikasi yang baik dengan gudang juga akan memudahkan proses selanjutnya, mulai dari pengepakan hingga pengiriman barang ke pelanggan.
5. Membantu Promosi dan Campaign Diskon
Seorang admin online shop juga berperan dalam mendukung kegiatan promosi yang dijalankan oleh toko.
Tugas ini meliputi penginputan voucher, pengaturan diskon, hingga pengumuman promo melalui media sosial atau platform marketplace.
Oleh karena itu, admin dituntut memiliki kreativitas dalam menyusun informasi promo agar dapat menarik perhatian pelanggan sekaligus menyampaikan pesan secara efektif.
Skill yang Dibutuhkan untuk Jadi Admin Online Shop
Jika kamu ingin menekuni peran sebagai admin online shop, terdapat sejumlah keahlian yang perlu dimiliki agar dapat menjalankan tugas secara efektif.
Berikut beberapa di antaranya:
1. Komunikasi yang Baik
Admin online shop akan berinteraksi langsung dengan pelanggan melalui pesan teks, baik di marketplace maupun media sosial.
Oleh karena itu, kemampuan menyampaikan informasi secara jelas, sopan, dan responsif sangat dibutuhkan.
Komunikasi yang efektif membantu membangun kepercayaan pelanggan serta menjaga reputasi toko.
2. Teliti dan Rapi
Tugas admin mencakup pengelolaan data pesanan, termasuk nama, alamat, dan rincian produk.
Kesalahan sekecil apa pun, seperti salah menulis alamat pengiriman, bisa berdampak besar. Maka dari itu, ketelitian dan kerapian dalam bekerja menjadi keahlian yang wajib dimiliki.
3. Kemampuan Multitasking dan Manajemen Waktu
Seorang admin sering kali harus mengerjakan beberapa hal sekaligus, seperti membalas chat pelanggan, mengecek stok, hingga menginput data pesanan.
Kemampuan untuk mengatur prioritas dan mengelola waktu secara efisien akan sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan dengan optimal.
4. Menguasai Tools Digital
Admin diharapkan menguasai berbagai alat kerja digital, seperti Microsoft Excel, sistem marketplace (Shopee, Tokopedia, dll.), hingga media sosial.
Penguasaan tools ini mempermudah pengelolaan data, komunikasi, dan aktivitas promosi.
Semakin terbiasa dengan teknologi yang digunakan, semakin cepat dan efisien proses kerja berlangsung.
5. Adaptif dengan Teknologi
Industri digital berkembang sangat cepat. Karena itu, admin online shop perlu memiliki kemampuan belajar yang tinggi dan kesiapan untuk terus beradaptasi dengan perubahan.
Karyawan yang cepat beradaptasi akan lebih unggul, terutama di lingkungan kerja yang dinamis dan berbasis teknologi.
Tools yang Sering Digunakan oleh Admin Online Shop
Dalam menjalankan operasional toko online, admin tidak hanya bertugas membalas chat pelanggan, tetapi juga mengelola data, membuat laporan, hingga mendukung kegiatan pemasaran.
Untuk itu, pemahaman terhadap berbagai tools digital menjadi penting agar pekerjaan bisa dilakukan secara efisien dan profesional.
Berikut beberapa tools yang sering digunakan oleh admin online shop:
1. WhatsApp Business API
WhatsApp Business API digunakan oleh banyak toko online berskala menengah hingga besar sebagai sarana komunikasi dengan pelanggan.
Bagi admin, tools ini sangat membantu dalam menangani volume pesan yang tinggi. Fitur seperti auto-reply, broadcast message, dan label pelanggan memungkinkan komunikasi yang cepat, terstruktur, dan personal.
Ini penting dalam menjaga kepuasan pelanggan, sekaligus menghemat waktu tanpa mengurangi kualitas layanan.
2. SleekFlow
SleekFlow merupakan platform omnichannel yang memudahkan admin mengelola pesan dari berbagai kanal, seperti WhatsApp, Instagram, Shopee, Tokopedia, hingga email, dalam satu dashboard.
Tools ini sangat efektif untuk meningkatkan produktivitas, karena tidak perlu lagi berpindah antar aplikasi.
Semua percakapan pelanggan dapat ditangani secara terpusat dan real-time, yang artinya respon pelanggan bisa lebih cepat dan konsisten di berbagai platform.
3. Google Sheets atau Excel
Google Sheet dan Excel merupakan tools esensial untuk pencatatan dan analisis data.
Admin online shop biasanya menggunakannya untuk mencatat pesanan masuk, memantau ketersediaan stok, menghitung pengeluaran operasional, dan menyusun laporan harian atau bulanan.
Dengan format yang fleksibel dan mudah dibagikan ke tim, tools ini memungkinkan pelacakan performa toko secara transparan dan terstruktur.
Hal ini sangat membantu dalam pengambilan keputusan bisnis dan menghindari kesalahan dalam proses operasional.
4. Canva
Canva menjadi pilihan utama untuk mendesain materi visual secara cepat dan mudah, tanpa perlu keahlian desain tingkat lanjut.
Bagi admin yang juga terlibat dalam pembuatan konten promosi, seperti banner toko, feed Instagram, atau story promo.
Canva menyediakan berbagai template siap pakai. Desain yang menarik dapat meningkatkan daya tarik toko di mata pelanggan, sekaligus memperkuat identitas visual brand.
Perkiraan Gaji Admin Online Shop
Besaran gaji seorang admin online shop di Indonesia cukup bervariasi, tergantung pada lokasi tempat bekerja serta lingkup tanggung jawab yang diemban.
Berikut ini adalah kisaran umum berdasarkan wilayah:
- Jakarta: Rp3.500.000–Rp 6.000.000 per bulan
- Surabaya & Bandung: Rp2.500.000–Rp4.500.000 per bulan
- Yogyakarta & Medan: Rp2.000.000–Rp3.500.000 per bulan
Sementara itu, bagi yang bekerja sebagai freelance admin, sistem pembayaran umumnya dihitung per hari atau per jam.
Meskipun bersifat fleksibel, skema ini tetap memberikan potensi penghasilan yang kompetitif, apalagi jika menangani lebih dari satu toko online sekaligus.
Baca juga: 10 Jobdesk Admin Online Shop dan Gajinya di Indonesia!
Cara Menjadi Admin Online Shop dari Nol
Setelah memahami tugas dan keterampilan yang dibutuhkan, langkah selanjutnya adalah membangun jalur karier sebagai admin online shop secara strategis.
Meskipun kamu belum memiliki pengalaman sebelumnya, posisi ini tetap terbuka luas bagi siapa pun yang siap belajar dan berkembang.
Berikut langkah-langkah yang bisa kamu tempuh, lengkap dengan praktik terbaik di tiap tahapnya
1. Tentukan Jenis Toko yang Ingin Kamu Kelola
Langkah pertama yang perlu kamu lakukan adalah menentukan jenis toko atau industri yang ingin kamu kelola.
Apakah kamu tertarik pada produk fashion, makanan dan minuman, perlengkapan rumah tangga, atau justru produk skincare?
Menentukan pilihan ini bukan hanya soal minat pribadi, tetapi juga penting untuk membantumu memahami karakteristik produk, gaya komunikasi yang sesuai, serta jenis pertanyaan yang umumnya muncul dari pelanggan.
Misalnya, jika kamu tertarik pada brand skincare, kamu perlu terbiasa dengan istilah seperti “BPOM”, “jenis kulit”, atau “tekstur serum”.
Pemahaman ini akan membuatmu lebih percaya diri dan profesional saat menangani pelanggan.
2. Latih Kemampuan Kamu secara Otodidak
Selanjutnya, kamu bisa mulai melatih keterampilan yang dibutuhkan secara otodidak.
Banyak sekali materi belajar yang tersedia gratis di internet, mulai dari video tutorial membalas pesan pelanggan secara sopan dan efisien, hingga panduan membuat deskripsi produk yang menarik.
Kamu juga bisa melatih kemampuan input data dengan membuat simulasi pesanan menggunakan Google Sheets atau Excel. Pelajari rumus dasar dan cara menyusun format data yang rapi.
Di tahap ini, yang paling penting adalah membiasakan diri dengan alur kerja yang akan kamu hadapi nantinya: membaca pesanan, mencatat stok, membalas pertanyaan, dan mencocokkan data pengiriman.
3. Bangun Personal Branding
Banyak orang tidak terpikir untuk mempromosikan diri sebagai admin online shop yang profesional, padahal ini bisa membedakan kamu dari pelamar lain.
Misalnya, kamu bisa aktif di LinkedIn dan membagikan insight ringan seperti tips membalas chat pelanggan, pengalaman menghadapi komplain, atau review tools yang kamu pakai.
Ini bisa membuat HR atau pemilik toko melihat kamu sebagai kandidat yang serius dan punya passion di bidang ini.
4. Gabung Komunitas atau Forum Seller
Bergabung dengan komunitas penjual seperti grup Facebook seller Shopee/Tokopedia, forum UMKM, atau bahkan channel Telegram bisa membuka banyak peluang kerja tersembunyi.
Pasalnya, banyak pemilik toko mencari admin secara informal lewat komunitas ini.
Selain itu, kamu juga bisa menyimak keluhan atau tantangan yang mereka hadapi untuk tahu skill apa yang paling dibutuhkan saat ini.
5. Tawarkan Jasa ke UMKM Kecil secara Langsung
Untuk memperkaya pengalaman dan portofolio kamu sebagai admin online shop, kamu bisa mendekati UMKM lokal, baik online maupun offline, dan tawarkan jasamu mengelola marketplace mereka.
Pasalnya, banyak pelaku usaha masih belum paham cara kerja Shopee atau Tokopedia secara optimal.
Ini bisa jadi titik masuk yang bagus untuk membangun portofolio dan pengalaman nyata.
6. Ikuti Pelatihan Bersertifikat atau Program Prakerja
Kalau kamu ingin memperkuat kredibilitas, ikut pelatihan formal bisa jadi cara yang efektif.
Program seperti Kartu Prakerja, Digital Talent Scholarship, hingga kursus bersertifikat di RevoU atau Skill Academy sering kali membuka kelas tentang customer service, pengelolaan marketplace, hingga content marketing untuk admin toko online.
Nantinya, sertifikat yang kamu peroleh setelah mengikuti pelatihan tersebut bisa kamu lampirkan saat melamar kerja, yang tentu bisa menambah nilai plus dalam CV-mu.
7. Buat CV dan Portofolio
Sebelum melamar, jangan lupakan pentingnya membuat CV dan portofolio yang relevan.
Walaupun tidak semua toko meminta CV secara formal, memiliki profil yang rapi dan profesional tetap bisa menjadi nilai tambah.
Tampilkan dengan jelas kemampuanmu dalam menggunakan tools seperti WhatsApp Business, Google Sheets, atau Canva jika kamu pernah membuat materi promosi.
Jika kamu punya hasil kerja seperti contoh deskripsi produk atau simulasi laporan stok, lampirkan juga sebagai bukti keseriusan dan kompetensimu.
8. Cari Lowongan di Platform Kerja
Setelah keterampilan dasarmu mulai terbentuk, mulailah mencari lowongan melalui berbagai platform kerja seperti Dealls.
Di Dealls, kamu bisa menemukan banyak lowongan admin online shop dari perusahaan besar maupun UMKM yang mencari kandidat yang cepat belajar.
Bagi pemula, memulai dari pekerjaan freelance atau part-time bisa menjadi langkah awal yang sangat efektif.
Jenis pekerjaan ini memungkinkan kamu untuk merasakan ritme kerja admin secara langsung, tanpa tekanan penuh seperti karyawan tetap.
Selain itu, ini juga bisa menjadi portofolio yang dapat kamu tampilkan saat melamar pekerjaan selanjutnya.
Misalnya, kamu bisa mencatat berapa banyak pesan yang kamu tangani setiap hari, jenis tools yang kamu gunakan, atau bagaimana kamu membantu menyelesaikan keluhan pelanggan.
Tips agar Lamaran Dilirik HRD atau Pemilik Online Shop
Sudah kirim lamaran ke banyak tempat, tetapi belum juga dipanggil interview?
Mungkin masalahnya bukan di peluangnya, melainkan di cara kamu menyampaikan nilai diri.
Pasalnya, posisi admin online shop memang banyak dicari, tetapi kompetisinya juga tinggi.
Nah, agar lamaranmu lebih menonjol dan relevan, berikut beberapa strategi yang bisa kamu terapkan:
1. Tulis Lamaran dengan Sopan dan Profesional
Saat menulis surat lamaran, hindari bahasa yang terlalu kaku atau terkesan copy-paste. Cobalah menulis dengan gaya yang sopan namun tetap komunikatif.
Misalnya, bandingkan dua kalimat berikut:
- Terlalu kaku: Dengan ini saya mengajukan lamaran pekerjaan sebagai admin toko online di perusahaan Bapak/Ibu.
- Lebih natural: Saya tertarik melamar posisi admin online shop karena merasa cocok dengan ritme kerja dan tanggung jawab yang dibutuhkan.
Dengan gaya seperti ini, kamu menunjukkan bahwa kamu komunikatif, yang mana merupakan skill penting bagi seorang admin yang akan banyak berinteraksi dengan pelanggan.
2. Tonjolkan Pengalaman dan Skill Spesifik
Dalam menyusun CV, hindari klaim umum seperti “terbiasa membalas chat pelanggan.” Sebagai gantinya, berikan detail yang konkret.
Misalnya:
“Pernah menangani lebih dari 100 chat pelanggan setiap hari melalui Shopee dan WhatsApp Business, dengan rata-rata waktu respons di bawah 2 menit.”
Angka dan konteks seperti ini membantu rekruter menilai kapasitas kerjamu secara lebih objektif.
3. Lampirkan Bukti Nyata atau Portofolio Hasil Kerja
Kalau kamu pernah mengelola akun media sosial toko, mendesain promosi di Canva, atau mencatat stok harian di Google Sheets, tampilkan hasilnya.
Tidak harus terlalu formal. Kamu bisa screenshot dashboard, contoh feed Instagram, atau template Excel bisa jadi nilai tambah besar.
Rekruter akan lebih yakin jika bisa melihat langsung hasil kerjamu, bukan hanya membacanya dalam teks.
4. Responsif dan Cepat Balas saat Dihubungi
Kecepatan merespons adalah soft skill penting bagi admin online shop.
Jadi, saat kamu dihubungi via email atau WhatsApp oleh HR, usahakan membalas dalam waktu yang cepat dan tetap dengan bahasa yang ramah.
Responmu akan dianggap sebagai cerminan cara kamu menghadapi pelanggan di dunia kerja nyata.
5. Tampilkan Attitude Positif
Ingat, admin online shop adalah ujung tombak komunikasi toko. Jadi, attitude yang kamu tunjukkan di awal rekrutmen bisa sangat menentukan.
Hindari kesan pasif, malas, atau terlalu menunggu. Justru tunjukkan kamu siap belajar, fleksibel, dan punya inisiatif tinggi.
Misalnya:
“Saya terbuka mempelajari tools baru yang digunakan toko, termasuk sistem CRM atau dashboard marketplace.”
Pernyataan seperti ini membuatmu terkesan proaktif dan siap beradaptasi di lingkungan digital yang cepat berubah.
Baca juga: 2 Contoh CV Admin Online Shop, Cara Membuat, & Template Gratis!
Di tengah pertumbuhan pesat dunia digital, peran admin online shop bukan lagi sekadar tren sementara, melainkan kebutuhan yang krusial bagi bisnis e-commerce.
Posisi ini menawarkan peluang yang luas, fleksibilitas kerja yang tinggi, serta potensi untuk berkembang bahkan dari rumah.
Bagi kamu yang sedang mencari pekerjaan atau berencana melakukan peralihan karier, posisi admin online shop bisa menjadi langkah awal yang menjanjikan.
Untuk memulainya, kamu perlu memahami tugas-tugas utamanya, mengasah keterampilan yang relevan, mengenal berbagai tools pendukung, dan mempersiapkan CV yang menarik dan sesuai kebutuhan industri.
Jika kamu sudah siap melangkah, yuk kunjungi Dealls! Melalui Dealls, ada berbagai lowongan kerja admin online shop dari berbagai perusahaan ternama.
Siapa tahu, langkah kecil hari ini bisa menjadi awal dari kariermu sebagai admin toko online yang sukses di marketplace maupun media sosial.
Ambil peluangnya, dan mulai bangun karier digitalmu sekarang juga!
