Menjalin komunikasi dengan dosen pembimbing adalah bagian penting dalam perjalanan akademik kamu. Salah satu bentuk komunikasi yang sering dilakukan adalah melalui chat. Namun, mengirimkan pesan kepada dosen tidak bisa dilakukan sembarangan.
Dosen biasanya memiliki jadwal yang sibuk dan berekspektasi terhadap sopan santun dalam berkomunikasi. Jadi, penting untuk memastikan pesan kamu jelas, sopan, dan profesional agar dosen merespons dengan baik.
Chat yang tepat tidak hanya membuat dosen merasa dihargai, tetapi juga meningkatkan peluang kamu mendapatkan tanggapan yang cepat dan bermanfaat. Artikel ini akan membahas panduan cara chat dosen pembimbing yang benar, lengkap dengan 10 contoh pesan yang dapat kamu sesuaikan dengan kebutuhanmu.
Cara Chat Dosen Pembimbing yang Sopan, Baik dan Benar
Mengirim pesan kepada dosen pembimbing membutuhkan etika dan aturan tertentu yang harus kamu pahami. Dosen memiliki banyak tanggung jawab, sehingga penting bagi mahasiswa untuk berkomunikasi dengan cara yang tidak hanya sopan tetapi juga efisien. Dengan mengikuti panduan ini, kamu dapat memastikan bahwa pesanmu akan diperhatikan dan mendapatkan respons yang diinginkan.
1. Mulailah dengan Salam yang Sopan
Salam adalah langkah pertama untuk menunjukkan rasa hormat kepada dosen. Jangan pernah langsung menyampaikan permintaan tanpa membuka percakapan dengan salam yang sopan. Contoh salam yang bisa kamu gunakan adalah “Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama Dosen]”. Hindari salam informal seperti “Hai” atau “Halo” yang kurang pantas untuk situasi formal.
Dilansir dari University of North Carolina, ada kalanya kamu membutuhkan bantuan atau ingin memberitahukan situasi tertentu kepada dosen. Sebagian besar dosen bersedia membantu mahasiswa yang membuat permintaan secara masuk akal, terutama jika permintaan tersebut disampaikan dengan sopan. Dengan salam yang baik, kamu sudah menunjukkan niat menghargai waktu dan perhatian mereka.
Salam yang sopan juga membantu menciptakan kesan pertama yang positif. Ini penting, terutama jika kamu baru pertama kali berkomunikasi dengan dosen tersebut. Ketika membuka percakapan dengan cara yang benar, dosen akan lebih terbuka untuk membaca dan menanggapi pesan kamu.
2. Perkenalkan Diri Secara Singkat
Saat mengirim pesan kepada dosen, pastikan kamu langsung memperkenalkan diri. Sebutkan nama lengkap, jurusan, serta angkatan atau kelas untuk mempermudah dosen mengenali siapa kamu. Contohnya: “Saya [Nama], mahasiswa jurusan [Nama Jurusan] angkatan [Tahun Angkatan].”
Perkenalan ini penting, terutama jika dosen membimbing banyak mahasiswa. Jangan mengasumsikan bahwa dosen otomatis tahu siapa kamu. Perkenalan yang jelas juga menunjukkan bahwa kamu menghormati waktu mereka dengan memberikan informasi yang relevan sejak awal.
Selain itu, memperkenalkan diri membantu menciptakan hubungan yang lebih personal antara kamu dan dosen. Dosen akan merasa lebih dihargai dan lebih mudah mengingat kamu jika kamu memberikan informasi lengkap tentang dirimu.
3. Gunakan Bahasa Formal dan Hindari Penggunaan Singkatan
Saat chat dengan dosen, gunakan bahasa formal yang mencerminkan rasa hormat. Hindari penggunaan singkatan seperti “gmn” (gimana) atau “sy” (saya). Gunakan kata-kata yang lengkap dan baku, misalnya “Bagaimana” dan “Saya”.
Penggunaan bahasa formal menunjukkan keseriusan dan profesionalisme kamu. Ini juga membuat pesan lebih mudah dipahami oleh dosen, sehingga mengurangi kemungkinan terjadi miskomunikasi.
Dosen adalah figur yang harus dihormati, jadi tunjukkan rasa hormat itu melalui cara kamu berbicara. Bahasa yang sopan dan formal juga membantu pesan kamu terlihat lebih profesional. Dosen akan lebih menghargai mahasiswa yang mampu menjaga tata krama dalam komunikasi tertulis.
4. Jelaskan Tujuan Chat dengan Jelas dan Ringkas
Setelah salam dan perkenalan, sampaikan tujuan kamu menghubungi dosen. Jangan bertele-tele atau membuat pesan terlalu panjang. Contoh: “Saya ingin berdiskusi terkait revisi bab 2 skripsi saya. Apakah saya bisa berkonsultasi pada hari Kamis pukul 10.00?”
Tujuan yang jelas membantu dosen memahami apa yang kamu butuhkan tanpa harus membaca pesan berkali-kali. Mereka dapat langsung menentukan apakah bisa membantu kamu atau memberikan alternatif jika tidak tersedia. Hindari menulis pesan yang terlalu panjang dengan detail yang tidak relevan. Fokus pada inti permasalahan dan sampaikan dengan bahasa yang singkat namun informatif.
5. Pilih Waktu yang Tepat untuk Mengirim Pesan
Dilansir dari Universitas Teknokrat Indonesia, hal pertama dan paling penting saat menghubungi dosen adalah memperhatikan waktu pengiriman pesan. Sebaiknya kirim pesan hanya pada jam kerja, yaitu antara pukul 08.00 hingga 17.00. Hindari mengirim pesan terlalu pagi, terlalu malam, atau saat akhir pekan kecuali situasi darurat.
Memperhatikan waktu menunjukkan bahwa kamu menghormati waktu pribadi dosen. Pesan yang dikirim di luar jam kerja cenderung tidak dibalas karena dosen mungkin sedang beristirahat atau memiliki kesibukan lain. Dengan memilih waktu yang tepat, peluang kamu untuk mendapatkan respons lebih cepat juga meningkat. Jadi, pastikan kamu memeriksa jam sebelum mengirim pesan.
6. Baca Ulang Pesan Sebelum Dikirim
Sebelum mengirim pesan, luangkan waktu untuk membacanya kembali. Pastikan tidak ada kesalahan ketik atau kalimat yang membingungkan. Pesan yang rapi dan mudah dipahami akan meningkatkan kesan profesional.
Jika perlu, gunakan alat bantu seperti spell checker untuk memastikan pesan kamu bebas dari kesalahan. Kesalahan kecil seperti salah ketik dapat meninggalkan kesan bahwa kamu tidak serius atau kurang teliti.
7. Sampaikan Pertanyaan atau Permintaan dengan Hormat
Saat menyampaikan permintaan, gunakan kata-kata yang sopan seperti “Mohon izin bertanya” atau “Mohon arahannya”. Hindari nada yang terkesan memerintah karena ini bisa membuat dosen merasa kurang dihormati.
Dengan menyampaikan permintaan dengan cara yang sopan, dosen akan lebih terbuka untuk membantu. Jangan lupa, nada pesan sangat memengaruhi bagaimana orang menerima isi pesan kamu.
8. Jangan Lupa Mengucapkan Terima Kasih
Setiap kali selesai menyampaikan pesan, selalu akhiri dengan ucapan terima kasih. Contoh: “Terima kasih banyak atas waktu dan perhatian Bapak/Ibu.” Ucapan terima kasih menunjukkan bahwa kamu menghargai usaha dosen dalam membaca dan merespons pesanmu.
9. Follow-Up dengan Sopan Jika Tidak Dibalas
Jika dosen tidak merespons dalam waktu yang cukup lama, kirim pesan pengingat dengan sopan. Hindari nada yang terkesan memaksa. Contoh: “Selamat siang, Bapak/Ibu. Saya ingin menanyakan kembali terkait pesan saya sebelumnya mengenai [topik]. Mohon maaf jika mengganggu.”
Follow-up ini penting agar dosen tahu bahwa kamu masih membutuhkan bantuan mereka tanpa memberikan kesan memaksa.
Baca Juga: 10 Cara Follow Up Hasil Interview Beserta Template Email dan WA
Contoh Chat Dosen Pembimbing untuk Berbagai Situasi
Mengirim chat kepada dosen membutuhkan format yang jelas dan sopan sesuai dengan tujuan kamu. Berikut adalah 10 contoh pesan untuk berbagai situasi yang sering kamu hadapi:
1. Contoh Chat Dosen Pembimbing untuk Konsultasi
“Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama Dosen], mohon maaf mengganggu waktunya. Saya ingin berkonsultasi terkait revisi bab 2 skripsi saya yang sudah saya kerjakan. Apakah saya bisa bertemu pada hari Rabu pukul 10.00? Mohon arahannya jika waktu tersebut memungkinkan. Terima kasih Pak/Bu."
2. Contoh Chat Dosen Pembimbing untuk Menjadwalkan Bimbingan
“Selamat siang, Bapak/Ibu [Nama Dosen], mohon maaf mengganggu waktunya. Saya ingin menjadwalkan bimbingan terkait progress skripsi saya. Saya telah menyelesaikan revisi bab 3 sesuai arahan Bapak/Ibu. Apakah hari Jumat pukul 13.00 Bapak/Ibu memiliki waktu kosong? Terima kasih Pak/Bu.”
3. Contoh Chat Dosen Pembimbing untuk Menanyakan Revisi
“Selamat sore, Bapak/Ibu [Nama Dosen], mohon maaf mengganggu waktunya. Saya sudah menyelesaikan revisi bab 3 sesuai arahan Anda pada bimbingan sebelumnya. Mohon izin mengirimkan file untuk diperiksa lebih lanjut. Apakah ada yang perlu saya revisi atau tambahkan sebelum saya melanjutkan ke bab berikutnya? Terima kasih Pak/Bu.”
4. Contoh Chat Pertama Kali dengan Dosen Pembimbing
“Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama Dosen], mohon maaf mengganggu waktunya. Saya [Nama], mahasiswa dari jurusan [Nama Jurusan] angkatan [Tahun]. Saya ingin meminta arahan terkait topik penelitian saya untuk skripsi. Apakah Bapak/Ibu berkenan untuk untuk mendiskusikan hal ini lebih lanjut? Terima kasih Pak/Bu.”
5. Contoh Chat Dosen Pembimbing untuk Follow-Up Bimbingan
"Selamat siang, Bapak/Ibu [Nama Dosen], mohon maaf mengganggu waktunya. Saya izin ingin menanyakan terkait jadwal bimbingan yang sempat tertunda. Apakah Bapak/Ibu memiliki waktu luang minggu ini? Terima kasih Pak/Bu."
6. Contoh Chat Dosen Pembimbing untuk Menanyakan Waktu Luang Dosen
“Selamat sore, Bapak/Ibu [Nama Dosen], mohon maaf mengganggu waktunya. Saya ingin menyesuaikan jadwal dengan waktu luang Bapak/Ibu untuk konsultasi terkait bab 4 skripsi saya. Apakah ada waktu luang pada minggu ini yang bisa saya sesuaikan? Terima kasih Pak/Bu.”
7. Contoh Chat Dosen Pembimbing untuk Meminta Tanda Tangan Dokumen
“Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama Dosen], mohon maaf mengganggu waktunya. Saya mohon izin ingin meminta tanda tangan Bapak/Ibu untuk dokumen persetujuan ujian yang harus saya kumpulkan minggu ini. Kira-kira kapan saya boleh bertemu dengan Bapak/Ibu untuk mengantarkan dokumennya? Terima kasih Pak/Bu.”
8. Contoh Chat Jika Dosen Pembimbing Tidak Merespons
“Selamat siang, Bapak/Ibu [Nama Dosen], mohon maaf mengganggu waktunya. Mohon izin untuk follow-up terkait pesan saya sebelumnya mengenai revisi bab 3 yang telah saya kirimkan. Apakah ada yang perlu saya tambahkan dari revisi tersebut Pak/Bu? Terima kasih sebelumnya.”
9. Contoh Chat Dosen Pembimbing untuk Meminta Feedback Skripsi
“Selamat sore, Bapak/Ibu [Nama Dosen], mohon maaf mengganggu waktunya. Terkait revisi yang sudah saya selesaikan sesuai arahan pada bimbingan terakhir, apakah Bapak/Ibu berkenan untuk memberikan feedback sebelum saya melanjutkan ke bab berikutnya? Terima kasih sebelumnya Pak/Bu.”
10. Contoh Chat Dosen Pembimbing untuk Menjadwalkan Ulang Pertemuan
"Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama Dosen]. Mohon maaf sebelumnya Pak/Bu, saya tidak dapat menghadiri jadwal bimbingan hari ini dikarenakan ada keperluan mendesak. Apakah saya bisa menjadwalkan ulang di waktu lain? Terima kasih Pak/Bu."
Komunikasi yang baik dengan dosen pembimbing bisa menjadi kunci kelancaran perjalanan akademik kamu. Dengan pesan yang sopan, jelas, dan profesional, dosen akan lebih mudah memahami kebutuhanmu dan memberikan respons yang sesuai.
Jika kamu ingin terus mengembangkan kemampuan dan kariermu, jangan lupa kunjungi Dealls. Di sini, kamu bisa menemukan lowongan kerja terbaru atau mendapatkan dukungan dari career mentor yang siap membantu langkah kariermu menjadi lebih baik!
Sumber:
Students, How to Contact teachers Through a Good and Correct Chat
