Dalam proses rekrutmen kerja, saat ini perusahaan tidak hanya menilai kamu dari CV dan hasil interview saja. Ada satu tahap penting yang sering dilakukan sebelum offering kerja, yaitu background check karyawan.
Mungkin kamu pernah mendengar istilah ini, tapi belum benar-benar tahu seperti apa prosesnya dan kenapa tahap ini cukup penting dalam dunia rekrutmen.
Padahal, background check sering menjadi tahap penentu apakah seseorang benar-benar lolos ke posisi yang dilamar atau tidak.
Nah, kalau kamu sedang aktif melamar kerja, tentu penting untuk memahami konsep background check karyawan agar kamu lebih siap menghadapi proses rekrutmen secara menyeluruh.
Untuk itu, yuk simak informasi selengkapnya di bawah ini!
Apa itu Background Check Karyawan?
Dilansir dari Indeed, background check karyawan adalah proses verifikasi data kandidat yang dilakukan perusahaan sebelum menerima karyawan baru.
Proses ini juga sering disebut sebagai pre employment background check, yaitu tahapan pemeriksaan latar belakang sebelum kontrak kerja ditandatangani.
Dalam tahap ini, perusahaan akan mencocokkan informasi yang kamu berikan di CV dengan kondisi sebenarnya di lapangan. Mulai dari identitas, pendidikan, hingga pengalaman kerja sebelumnya akan dicek untuk memastikan kesesuaiannya.
Biasanya, proses ini dilakukan oleh tim HRD internal atau pihak ketiga yang ditunjuk perusahaan. Tujuannya sederhana, yaitu memastikan data yang kamu tulis saat melamar kerja benar-benar valid dan dapat dipertanggungjawabkan.
Kalau kamu masih membayangkan seperti apa bentuknya, contoh background check karyawan yang paling umum adalah verifikasi ke perusahaan tempat kamu bekerja sebelumnya untuk memastikan posisi dan durasi kerja.
Selain itu, perusahaan juga bisa melakukan pengecekan ijazah ke institusi pendidikan, serta meninjau jejak digital seperti media sosial sebagai data pendukung.
Baca Juga: Reference Check: Pengertian, Proses, dan Tipsnya!
YUK, CARI LOWONGAN KERJA TERBARU LEWAT DEALLS!
Mengapa Background Check Karyawan itu Penting?
Background check karyawan sangat penting untuk memverifikasi keaslian data pelamar, memastikan integritas kandidat, serta mengurangi risiko kerugian yang bisa timbul akibat proses rekrutmen yang kurang tepat.
Menurut laporan dari Society for Human Resource Management (SHRM), sekitar 96% perusahaan di dunia melakukan setidaknya satu bentuk verifikasi latar belakang kandidat.
Hal ini menunjukkan bahwa background check telah menjadi bagian penting dari proses rekrutmen di banyak organisasi, terutama untuk memastikan perusahaan merekrut kandidat yang tepat.
Di sisi lain, adanya proses background check juga membantu menjaga kualitas rekrutmen agar lebih akurat dan profesional.
Nah, tujuan lain dari background check yang perlu kamu ketahui di antaranya:
- Validasi Kredensial: Memastikan riwayat pendidikan, sertifikasi, dan pengalaman kerja yang dicantumkan dalam CV adalah fakta, bukan hasil manipulasi.
- Mitigasi Risiko Keamanan & Hukum: Memeriksa catatan kriminal untuk melindungi aset perusahaan, karyawan lain, dan klien dari potensi tindak kejahatan.
- Menjaga Integritas Finansial: Mencegah potensi fraud atau penggelapan dana dengan menelusuri rekam jejak keuangan dan riwayat kredit kandidat.
- Penilaian Budaya Kerja (Culture Fit): Menggali reputasi dan perilaku di tempat kerja sebelumnya untuk memastikan kandidat memiliki nilai moral yang sejalan dengan perusahaan
Lantas, apakah HRD melakukan background check di semua perusahaan? Jawabannya, tidak selalu.
Namun, proses ini cukup umum dilakukan, terutama oleh perusahaan besar atau pada posisi yang membutuhkan tingkat kepercayaan tinggi, seperti di bidang keuangan, perbankan, kesehatan, teknologi, pemerintahan, hingga jabatan manajerial.
Baca Juga: 18 Contoh Jawaban “Mengapa Anda Mengikuti Rekrutmen Ini”
Apa Saja yang Dicek dalam Background Check Karyawan?
Pada dasarnya, apa saja yang ditanyakan saat background check bisa berbeda di setiap perusahaan. Namun, secara umum ada beberapa informasi penting yang akan diverifikasi untuk memastikan data yang kamu berikan sesuai dengan fakta.
1. Identitas Pribadi
Salah satu hal pertama yang diperiksa adalah identitas diri, seperti nama lengkap, NIK, alamat, hingga dokumen kependudukan lainnya. Langkah ini bertujuan memastikan identitas kandidat valid dan sesuai dengan data resmi.
2. Riwayat Pendidikan
Perusahaan biasanya akan memverifikasi ijazah, jurusan, tahun kelulusan, hingga institusi pendidikan yang kamu cantumkan di CV. Tujuannya untuk memastikan seluruh informasi pendidikan benar dan bukan hasil manipulasi.
3. Pengalaman Kerja
Riwayat pekerjaan menjadi salah satu aspek yang paling sering diverifikasi. HR dapat mengecek posisi, masa kerja, hingga tanggung jawab kamu dengan menghubungi perusahaan tempat kamu bekerja sebelumnya.
4. Referensi Kerja
Jika kamu mencantumkan nama atasan atau rekan kerja sebagai referensi, perusahaan bisa menghubungi mereka untuk mengetahui performa, etika kerja, kemampuan bekerja sama, hingga profesionalisme kamu selama bekerja.
5. Catatan Hukum atau Kriminal
Untuk posisi tertentu, perusahaan dapat meminta SKCK atau melakukan pengecekan catatan hukum. Pemeriksaan ini umumnya dilakukan pada industri yang memiliki standar keamanan tinggi, seperti perbankan, keuangan, maupun pemerintahan.
6. Riwayat Keuangan (Untuk Posisi Tertentu)
Pada jabatan yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan, perusahaan terkadang juga meninjau riwayat kredit atau kondisi finansial kandidat. Hal ini dilakukan untuk membantu mengurangi risiko penyalahgunaan wewenang atau potensi fraud.
7. Jejak Digital dan Media Sosial
Tidak sedikit perusahaan yang turut melihat jejak digital kandidat sebagai informasi pendukung. Mereka biasanya meninjau akun media sosial atau aktivitas publik untuk mengetahui apakah perilaku kandidat sejalan dengan nilai dan budaya perusahaan.
Baca Juga: Apa Itu Screening dalam Perekrutan? Ini Tips dan Tujuannya
Kapan Background Check Dilakukan?
Banyak kandidat bertanya-tanya, sebenarnya di tahap mana background check ini berlangsung dalam proses rekrutmen. Umumnya, proses ini dilakukan setelah interview, biasanya di antara tahap interview final dan penerbitan offering letter.
Meski sering dikaitkan dengan interview background checking, proses ini sebenarnya bukan sesi wawancara tambahan. Lebih tepatnya, ini adalah proses verifikasi lewat telepon atau dokumen yang dilakukan paralel dengan tahap akhir seleksi kamu.
Nah, waktu pelaksanaan background check juga bisa berbeda di setiap perusahaan. Secara umum, proses ini dapat dilakukan pada beberapa tahap berikut:
1. Sebelum Diterima Bekerja (Pre-Employment)
Ini merupakan waktu yang paling umum untuk melakukan background check. Biasanya dilakukan setelah interview final sebagai salah satu pertimbangan sebelum perusahaan memberikan penawaran kerja.
2. Setelah Offering Letter atau Saat Onboarding
Beberapa perusahaan masih melakukan verifikasi lanjutan setelah offering letter diterima. Hal ini umumnya berlaku pada industri yang memiliki persyaratan administrasi atau keamanan yang lebih ketat, seperti perbankan, layanan keuangan, maupun instansi pemerintah.
3. Saat Promosi atau Perpindahan Jabatan
Pada kondisi tertentu, perusahaan juga dapat melakukan background check kembali ketika karyawan akan dipromosikan atau dipindahkan ke posisi yang memiliki tanggung jawab lebih besar, terutama yang berkaitan dengan data rahasia atau pengelolaan keuangan.
Baca Juga: 3 Contoh Cara Membalas Email Offering Letter dengan Tepat
Tahapan Background Check yang Umum Dilakukan
Setiap perusahaan bisa memiliki prosedur yang berbeda. Namun, secara umum tahapan background check dilakukan melalui beberapa proses berikut agar perusahaan dapat memastikan seluruh informasi kandidat sudah sesuai.
1. Permintaan Izin atau Persetujuan dari Kandidat
Sebelum memulai pemeriksaan, HRD biasanya akan meminta persetujuan atau consent dari kamu. Hal ini penting karena background check melibatkan data pribadi sehingga perusahaan perlu memperoleh izin terlebih dahulu sebelum melakukan proses verifikasi.
2. Verifikasi Dokumen
Setelah mendapatkan persetujuan, tim HRD atau pihak ketiga akan memeriksa keaslian dokumen yang kamu lampirkan, seperti KTP, ijazah, sertifikat, maupun dokumen pendukung lainnya.
Tahap ini bertujuan memastikan seluruh informasi yang tercantum di CV sesuai dengan data yang sebenarnya.
3. Konfirmasi ke Pihak Terkait
Selanjutnya, perusahaan akan menghubungi pihak yang berkaitan dengan data yang kamu berikan, misalnya kampus, perusahaan tempat kerja sebelumnya, atau kontak referensi.
Pada tahap inilah sebagian besar apa saja yang ditanyakan saat background check biasanya berkaitan dengan riwayat pendidikan, pengalaman kerja, hingga penilaian terhadap performa dan etika kerja kandidat.
4. Kompilasi dan Evaluasi Hasil
Seluruh hasil verifikasi kemudian dikumpulkan dan dianalisis oleh tim HR sebagai bahan pertimbangan akhir. Jika tidak ditemukan perbedaan yang signifikan, proses rekrutmen biasanya akan berlanjut ke tahap offering atau penandatanganan kontrak kerja.
Baca Juga: 6 Doa Interview Kerja Mustajab agar Lolos dan Diterima Kerja
Persiapan Menghadapi Background Check Karyawan
Setelah mengetahui apa saja yang diperiksa perusahaan, sekarang saatnya mempersiapkan diri. Jadi, apakah kamu siap menjalani background check dengan lebih percaya diri?
Tenang, proses ini tidak perlu ditakuti selama informasi yang kamu berikan sesuai dengan fakta. Berikut beberapa hal yang bisa kamu lakukan mulai dari sekarang:
1. Pastikan CV Konsisten
Cek kembali semua informasi di CV kamu, mulai dari tanggal kerja, jabatan, hingga tanggung jawab yang ditulis. Pastikan semuanya sesuai dengan fakta karena perbedaan data sekecil apa pun bisa memunculkan pertanyaan saat proses verifikasi.
Baca Juga: Contoh CV ATS-Friendly & Cara membuatnya [Plus 5 Template Gratis!]
2. Siapkan Dokumen Lengkap
Kumpulkan dokumen pendukung seperti ijazah, sertifikat pelatihan, SKCK, atau dokumen lain yang mungkin dibutuhkan. Dengan begitu, kamu tidak perlu terburu-buru mencari dokumen ketika perusahaan memintanya.
3. Informasikan Kontak Referensi yang Valid
Kalau kamu mencantumkan atasan atau rekan kerja sebagai referensi, beri tahu mereka terlebih dahulu. Dengan begitu, mereka tidak terkejut saat dihubungi HR dan dapat memberikan informasi yang sesuai mengenai pengalaman kerja kamu.
4. Rapikan Jejak Digital
Periksa kembali unggahan di media sosial dan pastikan tidak ada konten yang berpotensi menimbulkan kesan negatif. Bukan berarti kamu harus menghapus semua akun, tetapi pastikan profil publik yang dapat dilihat perusahaan tetap mencerminkan sikap profesional.
5. Jujur dalam Menyampaikan Data
Jika ada bagian dari riwayat karier yang perlu dijelaskan, misalnya jeda karier, masa kerja yang singkat, atau alasan resign, sampaikan dengan jujur saat diminta. Sikap terbuka biasanya lebih dihargai dibandingkan memberikan informasi yang tidak sesuai dengan kenyataan.
Pada akhirnya, background check bukanlah proses yang perlu ditakuti. Selama informasi yang kamu berikan akurat dan dapat dipertanggungjawabkan, tahap ini justru menjadi kesempatan untuk menunjukkan profesionalisme kamu kepada perusahaan.
FAQ Seputar Background Check Karyawan
Setelah memahami prosesnya, mungkin masih ada beberapa pertanyaan yang sering muncul seputar background check karyawan. Berikut jawaban dari beberapa pertanyaan yang paling sering diajukan oleh para pencari kerja.
1. Apa itu interview background checking?
Interview background checking adalah istilah yang sering digunakan untuk menggambarkan proses verifikasi setelah tahap interview.
Meski menggunakan kata interview, proses ini umumnya bukan berupa sesi wawancara tambahan, melainkan pengecekan informasi melalui dokumen, telepon, email, atau konfirmasi kepada pihak terkait.
2. Apakah background check selalu dilakukan?
Tidak selalu. Namun, proses ini semakin umum diterapkan, terutama oleh perusahaan menengah hingga besar atau untuk posisi yang membutuhkan tingkat kepercayaan tinggi.
Jadi, meski tidak semua perusahaan melakukannya, kamu tetap perlu mempersiapkan diri menghadapi tahap ini.
3. Apakah perusahaan bisa mengakses data pribadi?
Perusahaan hanya dapat mengakses data yang relevan dengan proses rekrutmen dan umumnya memerlukan persetujuan dari kandidat. Informasi yang diperiksa biasanya berkaitan dengan identitas, riwayat pendidikan, pengalaman kerja, atau referensi profesional.
4. Apakah fresh graduate juga kena background check?
Ya, fresh graduate juga bisa menjalani background check. Bedanya, perusahaan biasanya lebih fokus memverifikasi riwayat pendidikan, sertifikat, pengalaman magang, organisasi, atau referensi dari dosen maupun pembimbing karena pengalaman kerja formal masih terbatas.
5. Apakah background check bisa gagal walau interview lolos?
Bisa. Jika perusahaan menemukan perbedaan yang signifikan antara informasi di CV dengan hasil verifikasi, proses rekrutmen dapat dihentikan meskipun kamu sudah lolos interview.
Oleh karena itu, pastikan seluruh data yang kamu berikan akurat dan dapat dipertanggungjawabkan sejak awal.
Lolos Interview Saja Tidak Cukup, Siapkan Kariermu Sampai Tahap Background Check dengan Lamar Kerja di Dealls!
Lolos interview memang menjadi pencapaian yang membanggakan. Namun, seperti yang sudah dibahas sebelumnya, masih ada tahapan lain yang perlu kamu hadapi sebelum resmi diterima bekerja, salah satunya adalah background check karyawan.
Karena itu, penting untuk mempersiapkan diri sejak awal, mulai dari membuat CV yang jujur dan konsisten, melengkapi dokumen pendukung, hingga melamar kerja melalui perusahaan yang memiliki proses rekrutmen yang jelas dan profesional.
Nah, kalau kamu sedang mencari website lamaran kerja yang dapat membantumu menemukan peluang karier dari perusahaan terpercaya, kamu bisa mulai dari Dealls sebagai website lowongan kerja terpercaya.
Di Dealls, tersedia 100.000+ lowongan kerja terbaru dari 7.000+ perusahaan ternama, mulai dari startup, perusahaan nasional, hingga perusahaan multinasional.
Kamu juga bisa menemukan berbagai pilihan job vacancy, mulai dari magang, entry level, hingga posisi profesional di berbagai industri.
Selain itu, kalau kamu sedang mencari platform lowongan kerja yang memudahkan pencarian loker, info loker terdekat, maupun peluang kerja sesuai minat, kemampuan, dan lokasi yang diinginkan, Dealls menyediakan semuanya dalam satu platform yang lebih praktis.
Sebelum mengirim lamaran, jangan lupa pastikan CV kamu sudah siap. Kamu bisa memanfaatkan AI CV Reviewer dari Dealls untuk mengecek kualitas CV, menemukan bagian yang masih perlu diperbaiki, serta mendapatkan masukan agar peluang dilirik recruiter menjadi lebih besar.
Yuk, persiapkan setiap tahap rekrutmen dengan lebih percaya diri dan temukan lowongan kerja terbaru yang sesuai dengan tujuan kariermu bersama Dealls!
Referensi
Q&A: What's Included in an Employment Background Check? | Indeed
Background Check Policy and Procedure | Society for Human Resource Management (SHRM)