Stock opname adalah salah satu proses penting dalam dunia bisnis dan logistik. Proses ini bukan hanya sekadar menghitung barang, tetapi juga menjadi langkah strategis untuk menjaga stabilitas perusahaan dari sisi operasional dan keuangan.
Mungkin kamu sudah sering mendengar istilah ini, terutama jika bekerja di bidang gudang, logistik, atau akuntansi.
Dalam artikel ini, akan dibahas tuntas apa yang dimaksud stock opname, siapa yang bertanggung jawab melakukannya, serta bagaimana cara pelaksanaan yang benar. Jadi, simak terus sampai akhir ya!
Apa yang Dimaksud Stock Opname?
Stock opname adalah proses penghitungan fisik terhadap persediaan barang yang ada di suatu perusahaan.
Proses ini bertujuan untuk mencocokkan jumlah stok barang yang tercatat di sistem (misalnya pada software akuntansi atau aplikasi gudang) dengan jumlah fisik barang yang sebenarnya tersedia.
Dengan kata lain, stock opname membantu perusahaan mengetahui apakah terdapat selisih antara catatan administratif dan kondisi nyata di lapangan. Hal ini sangat penting karena stok barang bisa saja hilang, rusak, kedaluwarsa, atau bahkan tidak tercatat saat transaksi berlangsung.
Stock opname bisa dilakukan secara berkala maupun insidental tergantung pada kebutuhan dan kebijakan internal perusahaan.
Stock Opname Tugas Siapa?
Pertanyaan umum yang sering muncul adalah, “Siapa sebenarnya yang harus melakukan stock opname?” Jawabannya tergantung pada struktur organisasi perusahaan.
Namun umumnya, stock opname dilakukan oleh tim internal seperti:
- Staf gudang atau warehouse
- Tim logistik atau inventory control
- Bagian audit internal
- Departemen keuangan atau akuntansi
Namun, dalam beberapa perusahaan besar, proses ini melibatkan auditor eksternal agar hasilnya lebih objektif dan bisa dijadikan acuan dalam laporan keuangan tahunan.
Penting juga untuk memastikan bahwa tim yang melakukan stock opname bersifat independen dari pihak yang mengelola persediaan sehari-hari, agar hasilnya lebih transparan dan bebas dari manipulasi data.
Tujuan dan Fungsi Melakukan Stock Opname Barang Perusahaan
Melakukan stock opname bukan hanya karena prosedur formalitas. Ada beberapa tujuan dan fungsi penting yang ingin dicapai melalui kegiatan ini:
1. Mengetahui Jumlah Riil Stok Barang
Dengan melakukan stock opname, kamu bisa memastikan jumlah barang yang tercatat di sistem benar-benar sesuai dengan kondisi fisik di gudang.
Ini membantu perusahaan mencegah kesalahan dalam perencanaan pembelian atau penjualan barang.
2. Mendeteksi Selisih Antara Data dan Kenyataan
Proses ini juga memungkinkan kamu dan tim menemukan jika ada barang yang hilang, rusak, atau tak tercatat dengan baik. Selisih ini bisa berdampak besar pada laporan keuangan jika tidak segera ditangani.
3. Membantu Evaluasi dan Perbaikan Sistem Operasional
Dengan melakukan stock opname, perusahaan bisa mengetahui di bagian mana alur distribusi barang yang masih kurang efektif.
Hasilnya bisa digunakan untuk memperbaiki sistem pencatatan, pengawasan, hingga kebijakan pengadaan.
4. Dasar dalam Pembuatan Laporan Keuangan
Persediaan barang merupakan salah satu komponen penting dalam laporan keuangan.
Kalau jumlah stok di sistem tidak sesuai dengan kondisi nyata, bisa jadi keputusan bisnis yang diambil akan kurang tepat.
Stock opname membantu kamu menjaga laporan tetap valid dan bisa dipertanggungjawabkan.
Kapan Periode Pelaksanaan Stock Opname yang Tepat?
Setiap perusahaan memiliki kebijakan tersendiri terkait waktu pelaksanaan stock opname. Namun, berikut ini beberapa periode umum yang sering dipilih:
- Akhir tahun fiskal: Biasanya dilakukan menjelang penutupan laporan keuangan tahunan.
- Akhir kuartal atau semester: Untuk kepentingan audit internal atau evaluasi performa stok per triwulan.
- Bulan tertentu: Beberapa perusahaan menjadwalkan stock opname bulanan, terutama yang bergerak di bidang ritel atau fast-moving goods.
- Sewaktu-waktu (insidental): Misalnya ketika terjadi selisih data, barang rusak secara massal, atau pengawasan tiba-tiba dari auditor.
Waktu pelaksanaan sebaiknya dipilih saat aktivitas operasional tidak terlalu padat, agar proses berjalan lancar tanpa mengganggu kegiatan utama perusahaan.
Manfaat Melakukan Stock Opname
Manfaat stock opname sangat luas, terutama jika dilakukan secara rutin dan benar. Berikut ini manfaat utamanya:
1. Menjaga Efisiensi Operasional
Dengan mengetahui jumlah stok yang benar, perusahaan bisa lebih mudah dalam merencanakan kebutuhan produksi, distribusi, atau pembelian barang. Hal ini tentu membantu menghindari kekurangan maupun kelebihan stok.
2. Mengurangi Risiko Kerugian
Stock opname membantu perusahaan mengetahui potensi kerugian lebih awal. Misalnya, jika ada barang yang rusak, kadaluwarsa, atau hilang, bisa segera dicatat dan diatasi sebelum nilainya makin besar.
3. Meningkatkan Kepercayaan Investor dan Mitra Bisnis
Perusahaan yang memiliki catatan stok yang rapi dan akurat dinilai lebih profesional. Ini memberikan kepercayaan lebih besar dari mitra kerja, auditor, bahkan investor karena semua data terlihat transparan dan terstruktur.
4. Menghindari Konflik Antar Departemen
Selisih data stok bisa menimbulkan konflik internal antar tim, misalnya antara bagian gudang dan bagian pembelian.
Dengan data yang akurat dan disepakati bersama, komunikasi dan kerja sama antar tim bisa lebih solid.
Baca juga: Pahami Apa Itu Store Boy, Tugas-Tugas, dan Besaran Gajinya!
Cara Melakukan Stock Opname
Proses stock opname membutuhkan perencanaan dan metode yang tepat agar hasilnya akurat.
Berikut langkah-langkah umum yang bisa kamu ikuti:
1. Persiapan Awal
Pertama, kamu perlu menentukan waktu pelaksanaan, bentuk tim, dan siapkan formulir atau sistem pencatatan. Pastikan seluruh barang sudah dikategorikan dan diberi label yang jelas.
2. Penghitungan Fisik
Tim akan menghitung barang satu per satu, biasanya berdasarkan kategori, lokasi penyimpanan, atau jenis produk. Proses ini harus dilakukan dengan teliti dan disertai bukti fisik.
3. Pencocokan dengan Data Sistem
Setelah proses fisik selesai, data akan dibandingkan dengan catatan yang ada di sistem. Jika terdapat selisih, tim perlu mencari penyebabnya, misalnya karena salah pencatatan, retur barang, atau kerusakan.
4. Pembuatan Laporan Hasil
Setelah semua data dikumpulkan, perusahaan menyusun laporan hasil stock opname yang memuat hasil akhir, selisih, penyebab selisih, dan rekomendasi perbaikan.
5. Tindak Lanjut
Jika ditemukan ketidaksesuaian signifikan, manajemen harus mengevaluasi dan mengambil tindakan korektif, baik dari sisi pengawasan, sistem, maupun SDM.
Kendala Umum Saat Melakukan Stock Opname
Meskipun terdengar sederhana, stock opname memiliki tantangan tersendiri, terutama jika kamu bekerja di perusahaan yang menyimpan banyak jenis barang atau memiliki tim logistik yang terbatas.
1. Stok Terlalu Banyak dan Kompleks
Jika perusahaan menyimpan ribuan jenis barang dalam berbagai ukuran, warna, atau lokasi, maka proses penghitungan bisa sangat melelahkan dan rawan kesalahan.
Karena itu, penting membagi tim menjadi beberapa kelompok dan membagi area secara jelas.
2. Keterbatasan Sumber Daya Manusia dan Waktu
Sering kali, stock opname dilakukan dengan tenaga kerja terbatas dan waktu yang sempit. Ini bisa menurunkan akurasi penghitungan.
Solusinya adalah dengan menjadwalkan secara berkala dan memberikan pelatihan pada tim terkait cara menghitung dan mencatat data.
3. Perbedaan Format Pencatatan
Kadang data di sistem tidak sesuai format atau kategorinya dengan kondisi barang di lapangan. Misalnya, di sistem tertulis satuan “pak”, sedangkan fisiknya berupa “dus” atau “unit”. Hal ini bisa membingungkan tim dan menyebabkan kesalahan pencocokan.
4. Gangguan Pada Operasional Harian
Jika stock opname dilakukan saat jam kerja biasa, ini bisa mengganggu kegiatan keluar-masuk barang, sehingga memperbesar risiko data yang keliru.
Oleh karena itu, banyak perusahaan melakukan stock opname saat akhir pekan, setelah jam operasional, atau bahkan saat cuti bersama.
5. Kurangnya Pemahaman Teknis dari Tim
Tim yang tidak terbiasa melakukan stock opname mungkin belum memahami pentingnya detail, seperti mencatat barang kadaluwarsa, kondisi barang (baik atau rusak), hingga barcode. Pelatihan dasar dan SOP tertulis sangat membantu menghindari kendala ini.
Baca juga: Admin Gudang: Pengertian, Tanggung Jawab, dan Skill, Kualifikasi, dan Gaji
Punya Pengalaman Stock Opname? Yuk, Lamar Loker Warehouse Dealls!
Sudah terbiasa melakukan stock opname, cek fisik barang, dan input data stok harian? Itu tandanya kamu punya skill yang dibutuhkan banyak perusahaan di bidang warehouse dan logistik!
Daripada pengalamanmu terbuang sia-sia, sekarang saatnya memanfaatkannya untuk melangkah ke jenjang karier berikutnya.
Di Dealls, kamu bisa menemukan berbagai lowongan kerja warehouse yang sesuai dengan kemampuanmu, mulai dari posisi Staff Gudang, Inventory Control, hingga Warehouse Admin.
Semua lowongan di Dealls telah melalui proses kurasi dan verifikasi, jadi kamu bisa melamar dengan aman tanpa takut terjebak loker palsu.
Proses lamarannya pun sangat mudah dan efisien, cukup satu klik, tanpa formulir panjang, dan bisa langsung dilakukan lewat aplikasi atau website Dealls.
Jangan lewatkan kesempatan untuk bekerja di perusahaan terpercaya yang menghargai keahlianmu. Yuk, lamar Loker Warehouse di Dealls Sekarang!
