Sebuah perusahaan pasti tidak lepas dari peran penting HRD untuk mengelola para anggota organisasi. Di dalamnya, HRD memiliki berbagai peran yang dibagi berdasarkan tanggung jawab masing-masing.
Salah satunya adalah admin HR. Seperti tugas admin kebanyakan, admin HR bertanggung jawab untuk mengurus segala keperluan administrasi untuk departemen HRD. Mulai dari rekap absensi karyawan, pinjaman, dan lain sebagainya.
Ingin tahu lebih dalam mengenai posisi admin HR? Simak penjelasan selengkapnya berikut ini.
Apa Itu Admin HR?
Dilansir HR University, admin HR adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk menangani segala catatan atau dokumentasi harian milik departemen HRD. Mereka juga menjadi penghubung utama untuk setiap pertanyaan atau keperluan terkait divisi HRD.
Dengan begitu, admin HR dituntut untuk memastikan bahwa seluruh catatan data dari departemen HRD telah sesuai. Selain itu, profesi ini pun menyiapkan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan HRD untuk sejumlah keperluan, seperti meeting atau proses rekrutmen.
Tidak hanya menguasai bidang HRD, admin HR turut didorong untuk mengasah keterampilan yang berhubungan dengan pencatatan, pelaporan, hingga analisis data jika diperlukan. Di samping itu, para profesional di bidang ini tidak jarang juga memiliki pemahaman yang baik mengenai undang-undang ketenagakerjaan untuk memastikan bahwa divisi HRD dari suatu perusahaan telah menerapkannya.
Tugas Admin HR
Walaupun peran admin HR sering terlihat hanya berkaitan dengan pengelolaan dokumen, tanggung jawabnya sebenarnya cukup kompleks. Perlu diperhatikan juga bahwa peran admin HR tentu saja berbeda dari perusahaan satu dengan lainnya.
Menurut sumber yang sama, admin HR di perusahaan kecil biasanya menangani beban kerja yang variatif. Sementara, perusahaan dengan skala lebih besar biasanya memiliki admin HR yang lebih spesifik, meliputi admin penggajian atau admin tunjangan karyawan. Hal ini disebabkan oleh jumlah karyawan yang lebih banyak sehingga memerlukan tim HRD yang lebih besar untuk memastikan pencatatan dan dokumentasi berjalan akurat.
Meski begitu, setidaknya terdapat 12 tugas umum yang diemban oleh admin HR di berbagai perusahaan. Adapun berikut daftarnya.
- Mengatur dan memelihara catatan personalia, termasuk memasukkan data baru dan memperbarui data karyawan dalam basis data internal
- Meninjau, merevisi, dan memperbarui kebijakan perusahaan
- Menyiapkan berbagai dokumen HRD, seperti panduan karyawan baru, kontrak kerja, daftar kompensasi, dan lain sebagainya
- Membantu staf HRD lainnya untuk orientasi staf baru
- Menjadi kontak pertama dengan mitra eksternal, seperti vendor asuransi
- Menjawab segala pertanyaan terkait HRD
- Menyusun presentasi dan laporan rutin tentang metrik sumber daya manusia di perusahaan, seperti tingkat pergantian karyawan, tingkat retensi, dan masih banyak lagi
- Mengatur akomodasi perjalanan dengan berkomunikasi antardepartemen
- Membantu departemen lain dengan menyediakan informasi seputar karyawan, termasuk cuti, jam lembur, jadwal kerja, dan lain-lain
- Berperan aktif dalam proyek HRD, seperti bursa kerja dan perekrutan
- Mengelola dan menjalankan perangkat lunak HRIS (Human Resources Information System) perusahaan dan memastikan perangkat tersebut selalu diperbarui
- Membantu manajer HRD dalam mengelola dan mengadministrasikan anggaran HRD
Baca Juga: Apa Itu HR Generalist? Ini Bedanya dengan Role HRD Lainnya
Skill yang Dibutuhkan Admin HR
Untuk menjadi admin HR, ada sejumlah keterampilan yang perlu dikuasai untuk mendukung tanggung jawab yang cukup banyak. Lantas, apa saja keahlian yang dibutuhkan admin HR? Berikut ini beberapa soft skill dan hard skill yang berguna bagi admin HR sebagaimana dilansir Indeed.
1. Keahlian Komputer
Pekerjaan admin HR berkaitan erat dengan penggunaan komputer dan berbagai perangkat lunak untuk menangani dokumen karyawan dan melaksanakan tugas administratif umum lainnya. Dengan begitu, para profesional bidang ini sering kali dituntut untuk memiliki keahlian komputer yang baik untuk menunjang pekerjaan.
2. Keterampilan Administrasi
Sebagai seorang admin, keterampilan administrasi sudah pasti harus dikuasai admin HR. Mulai dari pengarsipan, pengelolaan dokumen, hingga menjawab email serta telepon yang berkaitan dengan divisi HRD. Keterampilan administrasi yang baik membantu admin HR untuk menyelesaikan tugas dan mengelola jalannya departemen HRD.
3. Kemampuan Kerja Sama
Memiliki keterampilan kerja sama tim yang kuat dapat membantu admin HR untuk berkolaborasi dalam sebuah proyek divisi HRD. Keahlian ini juga mendorong komunikasi dan pendelegasian tugas agar berjalan efisien.
4. Keterampilan Komunikasi
Seperti yang sudah dijelaskan, admin HR memiliki segudang tugas yang mengharuskan menjalin komunikasi dengan berbagai individu. Posisi ini biasanya bekerja sama dengan seluruf staf untuk memastikan aspek sumber daya manusia di sebuah perusahaan berjalan dengan baik dan sesuai dengan regulasi yang berlaku. Oleh karena itu, kemampuan berkomunikasi, baik lisan maupun tertulis, menjadi hal yang tidak kalah penting.
5. Keterampilan Manajemen Waktu
Admin HR biasanya mengawasi seluruh dokumen yang berhubungan dengan staf perusahaan. Tak jarang bahwa mereka sering kali dihadapkan dengan berbagai tugas di saat yang bersamaan. Dengan keterampilan manajemen waktu, admin HR dapat bekerja secara efektif sesuai tenggat waktu yang ditetapkan.
6. Berorientasi Pada Detail
Keterampilan selanjutnya adalah memiliki tingkat orientasi detail yang tinggi. Meski dihadapkan dengan segudang tugas, seorang admin HR harus mematikan untuk meminimalisir kesalahan.
7. Menemukan Motivasi Diri
Pada dasarnya, keterampilan ini harus dimiliki untuk seluruh posisi pekerjaan, termasuk admin HR. Membangun motivasi diri yang positif di tempat kerja mampu membuat admin HR menyelesaikan pekerjaan mereka secara efektif dan tepat waktu. Selain itu, kemampuan ini pun dapat menghindarkan dari tingkat stres yang tinggi.
Gaji Admin HR
Dihimpun dari beberapa sumber, rata-rata gaji seorang admin HR di Indonesia dimulai di kisaran Rp4.000.000. Angka tersebut bisa saja bertambah seiring dengan promosi yang diterima oleh staf admin HR.
Selain itu, nominal gaji yang ditawarkan tentunya berbeda antara perusahaan satu dan lainnya. Maka dari itu, cobalah untuk melakukan riset terlebih dahulu mengenai jumlah upah yang pantas kamu terima.
Baca Juga: 7 Pertanyaan Interview Staff Administrasi yang Biasa Ditanyakan
Itulah pembahasan mengenai peran admin HR. Setelah memahami tugas-tugasnya, kini saatnya mencari peluang yang sesuai untuk kamu.
Jelajahi berbagai lowongan kerja terbaru sebagai admin HR hanya di Dealls #1 Job Portal Indonesia. Selain posisi admin HR, tersedia juga banyak lowongan lain yang pastinya dapat disesuaikan dengan minat, keahlian, dan pengalamanmu.
Jadi, tunggu apa lagi? Kunjungi Dealls sekarang dan mulai wujudkan karier impianmu!
Sumber:
