Sebagai seorang profesional HR, kamu tentu sudah terbiasa menangani proses seleksi kandidat dalam jumlah besar.
Namun, satu hal yang sering kali terasa menantang adalah menyampaikan penolakan kepada pelamar kerja. Meskipun kandidat tidak lolos, mereka tetap layak untuk mendapatkan komunikasi yang sopan dan membangun.
Menolak pelamar bukan hanya tentang menyampaikan kabar buruk, tetapi juga menjaga nama baik perusahaan, memberikan pengalaman kandidat yang positif, serta membangun hubungan jangka panjang yang mungkin berguna di masa depan.
Dalam artikel ini, kamu akan menemukan panduan lengkap tentang cara menolak pelamar kerja secara halus, disertai 20+ template penolakan yang dapat kamu gunakan melalui email maupun WhatsApp.
Cara Menolak Pelamar Kerja Secara Halus
Menolak pelamar kerja tidak harus dilakukan dengan dingin atau kaku. Justru, pendekatan yang empatik dan profesional akan memberi kesan positif terhadap perusahaan kamu.
Berikut adalah lima tips penting yang dapat membantu kamu menyampaikan penolakan secara halus:
1. Gunakan Nada Bahasa yang Sopan dan Positif
Meskipun kamu harus menyampaikan kabar kurang menyenangkan, usahakan untuk tetap menggunakan bahasa yang ramah, sopan, dan tidak menyinggung. Hindari kata-kata negatif atau yang terkesan menyalahkan.
Contoh kalimat:
"Kami sangat menghargai waktu dan minat kamu untuk bergabung bersama perusahaan kami, namun saat ini kami telah memilih kandidat lain yang lebih sesuai dengan kebutuhan posisi tersebut."
2. Kirimkan Penolakan dengan Tepat Waktu
Jangan menunda-nunda mengirimkan pemberitahuan penolakan. Semakin cepat kamu menginformasikan hasil seleksi, semakin baik. Hal ini menunjukkan profesionalisme dan menghormati waktu pelamar.
3. Sesuaikan Format dengan Tahapan Seleksi
Jika kandidat sudah masuk tahap wawancara, tentu kamu perlu memberikan penjelasan yang lebih personal dibandingkan kandidat yang baru mengirimkan lamaran.
Semakin jauh progres mereka, semakin penting bagi kamu untuk menyampaikan alasan secara bijak.
4. Tawarkan Peluang di Masa Depan (Jika Relevan)
Bila kandidat memiliki potensi namun belum cocok untuk posisi saat ini, kamu bisa menyampaikan bahwa data mereka akan disimpan untuk kesempatan selanjutnya.
Ini dapat menjaga hubungan baik sekaligus memperluas talent pool perusahaan.
5. Gunakan Template Penolakan yang Tepat
Agar proses penolakan berjalan lebih efisien, kamu bisa menggunakan template yang telah disesuaikan dengan jenis komunikasi yang digunakan, baik email maupun pesan singkat seperti WhatsApp.
Di bawah ini, kamu akan menemukan 20 contoh template yang bisa langsung kamu gunakan.
10 Template Email Menolak Kandidat
Berikut adalah kumpulan template email untuk menolak pelamar kerja secara profesional:
1. Penolakan Setelah Review CV/Screening Awal
Subjek: Terima Kasih atas Lamaran kamu di [Nama Perusahaan]
Halo [Nama Kandidat],
Terima kasih telah mengirimkan lamaran untuk posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan]. Kami menghargai waktu, usaha, dan kepercayaan kamu dalam mengikuti proses seleksi di perusahaan kami.
Setelah mempertimbangkan dengan saksama seluruh lamaran yang masuk, kami memutuskan untuk melanjutkan proses rekrutmen dengan kandidat yang lebih sesuai dengan kualifikasi teknis dan kebutuhan posisi ini.
Meskipun kami belum dapat melanjutkan proses kamu saat ini, kami sangat menghargai minat kamu terhadap [Nama Perusahaan]. Kami berharap kamu segera menemukan posisi yang sesuai dengan kemampuan dan aspirasi karier kamu.
Hormat kami,
[Nama kamu]
[Posisi kamu][Nama Perusahaan]
2. Penolakan Setelah Interview Awal
Subjek: Hasil Interview kamu di [Nama Perusahaan]
Yth. [Nama Kandidat],
Terima kasih telah meluangkan waktu untuk mengikuti proses wawancara untuk posisi [Nama Posisi] bersama kami. Kami sangat menghargai keterbukaan kamu dalam membagikan pengalaman dan keahlian yang kamu miliki.
Setelah melakukan evaluasi terhadap semua kandidat yang mengikuti tahap wawancara, kami memutuskan untuk melanjutkan proses dengan pelamar lain yang lebih sesuai dengan kebutuhan spesifik peran ini.
Meskipun demikian, kami sangat terkesan dengan semangat dan sikap profesional kamu, dan kami berharap bisa bertemu kembali di kesempatan lain yang lebih sesuai.
Salam hangat,
[Nama kamu]
[Posisi kamu]
[Nama Perusahaan]
3. Penolakan Setelah Tahap Akhir Rekrutmen
Subjek: Informasi Hasil Akhir Seleksi Posisi [Nama Posisi]
Halo [Nama Kandidat],
Terima kasih telah mengikuti seluruh proses rekrutmen hingga tahap akhir bersama [Nama Perusahaan]. Kami sangat menghargai dedikasi, komitmen, dan waktu yang kamu berikan dalam proses ini.
Kami memahami bahwa mengikuti rangkaian proses rekrutmen bukanlah hal yang mudah, dan keputusan ini juga tidak kami ambil secara sederhana. Setelah mempertimbangkan semua aspek, kami memutuskan untuk melanjutkan kerja sama dengan kandidat lain yang lebih sesuai dengan kebutuhan saat ini.
Kami percaya bahwa dengan keahlian dan pengalaman yang kamu miliki, kamu akan mendapatkan peluang terbaik dalam waktu dekat. Jangan ragu untuk melamar kembali apabila ada posisi yang sesuai di masa mendatang.
Hormat kami,
[Nama kamu]
[Posisi kamu]
[Nama Perusahaan]
4. Penolakan + Tawaran Feedback
Subjek: Terima Kasih atas Proses Rekrutmen kamu
Yth. [Nama Kandidat],
Terima kasih atas partisipasi kamu dalam proses seleksi untuk posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan]. Kami sangat menghargai semangat dan profesionalisme yang kamu tunjukkan selama proses berlangsung.
Meskipun kamu belum terpilih untuk melanjutkan ke tahap berikutnya, kami ingin menyampaikan bahwa kami sangat terkesan dengan profil kamu. Jika kamu bersedia, kami dengan senang hati akan memberikan umpan balik mengenai hasil seleksi kamu.
Silakan hubungi kami kembali melalui email ini apabila kamu tertarik mendapatkan masukan lebih lanjut. Sekali lagi, terima kasih atas waktu dan minat kamu kepada perusahaan kami.
Salam hormat,
[Nama kamu]
[Posisi kamu]
[Nama Perusahaan]
5. Penolakan karena Kualifikasi Tidak Sesuai
Subjek: Informasi Terkait Proses Lamaran kamu
Halo [Nama Kandidat],
Terima kasih atas ketertarikan kamu untuk bergabung dengan [Nama Perusahaan] dan telah melamar untuk posisi [Nama Posisi].
Setelah mempelajari profil dan dokumen yang kamu kirimkan, kami menemukan bahwa latar belakang serta keahlian yang kamu miliki belum sepenuhnya memenuhi kriteria teknis yang kami butuhkan untuk posisi ini.
Meskipun kami belum dapat melanjutkan proses dengan kamu saat ini, kami tetap menyimpan data kamu untuk pertimbangan di posisi lain yang mungkin lebih cocok di masa mendatang.
Hormat kami,
[Nama kamu]
[Posisi kamu]
[Nama Perusahaan]
6. Penolakan dengan Penjelasan Singkat
Subjek: Hasil Proses Seleksi Posisi [Nama Posisi]
Yth. [Nama Kandidat],
Terima kasih telah melamar di [Nama Perusahaan]. Kami menghargai waktu dan dedikasi kamu dalam mengikuti proses rekrutmen.
Setelah meninjau seluruh kandidat yang masuk, kami telah memilih untuk melanjutkan proses seleksi dengan pelamar lain yang lebih sesuai dengan kebutuhan kami saat ini.
Kami mengucapkan terima kasih atas minat kamu kepada perusahaan kami dan mendoakan yang terbaik untuk perjalanan karier kamu ke depan.
Salam hangat,
[Nama kamu]
[Divisi HR]
[Nama Perusahaan]
7. Penolakan dengan Nada Positif dan Optimis
Subjek: Terima Kasih Telah Melamar di [Nama Perusahaan]
Halo [Nama Kandidat],
Terima kasih atas lamaran kamu dan telah menunjukkan ketertarikan untuk bergabung dengan tim kami di [Nama Perusahaan].
Meskipun kamu belum berhasil lolos dalam proses seleksi kali ini, kami percaya bahwa dengan kompetensi dan semangat kamu, masih banyak peluang besar yang bisa kamu capai di dunia kerja.
Kami mendoakan kesuksesan untuk kamu dan semoga kita dapat bertemu kembali di lain waktu.
Salam hormat,
[Nama kamu]
[Posisi kamu]
8. Penolakan karena Jumlah Pelamar Sangat Banyak
Subjek: Informasi Proses Seleksi Posisi [Nama Posisi]
Yth. [Nama Kandidat],
Terima kasih atas waktu dan minat kamu terhadap posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan].
Proses seleksi kali ini sangat kompetitif, dengan banyak kandidat berkualifikasi tinggi yang turut melamar. Kami telah menyelesaikan proses seleksi dan memilih kandidat yang paling sesuai dengan kebutuhan saat ini.
Walaupun kamu belum berhasil kali ini, kami menghargai partisipasi kamu dan berharap dapat menjalin kerja sama di waktu yang akan datang.
Salam,
[Tim Rekrutmen]
[Nama Perusahaan]
9. Penolakan untuk Kandidat Freelance / Internship
Subjek: Terima Kasih atas Lamaran kamu
Halo [Nama Kandidat],
Kami mengucapkan terima kasih atas lamaran kamu untuk program [Internship/Freelance] di [Nama Perusahaan]. Kami sangat menghargai minat kamu untuk ikut berkontribusi dalam tim kami.
Setelah mempertimbangkan seluruh pelamar, kami telah bekerja sama dengan kandidat lain yang lebih sesuai dengan kebutuhan proyek saat ini. Namun, kami akan menyimpan informasi kamu untuk kesempatan mendatang yang mungkin lebih relevan.
Hormat kami,
[HRD Team]
[Nama Perusahaan]
10. Penolakan Ringkas dan Sopan
Subjek: Tindak Lanjut Lamaran kamu
Halo [Nama Kandidat],
Terima kasih atas partisipasi kamu dalam proses seleksi di [Nama Perusahaan]. Saat ini kami telah memilih kandidat lain yang lebih sesuai untuk posisi [Nama Posisi].
Kami tetap mengapresiasi waktu dan perhatian kamu, dan berharap kamu mendapatkan peluang terbaik ke depannya.
Salam,
[Nama kamu]
[HRD]
[Nama Perusahaan]
Template Menolak Pelamar Kerja Lewat WA
Selain melalui email, kamu juga dapat menolak kandidat melalui WhatsApp dengan sopan dan tetap terlihat menghargai kandidat, berikut adalah beberapa contoh yang dapat kamu gunakan.
1. Template Menolak Pelamar Kerja Lewat WA Secara Sopan
Assalamualaikum, Bapak/Ibu [Nama Pelamar],
Terima kasih atas partisipasi kamu dalam proses rekrutmen di [Nama Perusahaan]. Setelah mempertimbangkan dengan cermat, kami memutuskan untuk melanjutkan proses dengan kandidat lain yang lebih sesuai dengan kebutuhan posisi saat ini.
Kami sangat menghargai waktu dan usaha yang telah kamu berikan. Semoga Allah SWT senantiasa memberikan kemudahan dalam perjalanan karier kamu ke depan.
Salam hormat,
[Nama dan Jabatan]
2. Template Menolak Pelamar Kerja Lewat WA dengan Singkat
Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama Pelamar],
Terima kasih telah melamar untuk posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan]. Setelah proses seleksi berjalan, kami memutuskan untuk memilih kandidat lain yang lebih sesuai dengan kriteria saat ini.
Kami sangat menghargai ketertarikan kamu terhadap perusahaan kami dan berharap kamu menemukan kesempatan karier yang sesuai dalam waktu dekat.
Hormat kami,
[Nama dan Jabatan]
3. Template Menolak Pelamar Kerja Lewat WA dengan Nada Positif
Selamat siang, Bapak/Ibu [Nama Pelamar],
Kami mengucapkan terima kasih atas aplikasi kamu untuk posisi [Nama Posisi]. Dengan penuh pertimbangan, kami memutuskan untuk melanjutkan proses rekrutmen dengan kandidat lain yang lebih tepat untuk kebutuhan saat ini.
Kami mendoakan kesuksesan dalam pencarian karier kamu dan menghargai kontribusi kamu selama proses berlangsung.
Salam hormat,
[Nama dan Jabatan]
4. Template Menolak Pelamar Kerja Lewat WA untuk Posisi Marketing
Assalamualaikum, Bapak/Ibu [Nama Pelamar],
Kami ingin mengucapkan terima kasih atas partisipasi kamu dalam rekrutmen untuk posisi Marketing. Sayangnya, kami tidak dapat melanjutkan proses dengan kamu pada tahap ini.
Kami sangat menghargai minat kamu terhadap perusahaan kami, dan semoga kamu memperoleh kesempatan yang lebih baik ke depannya.
Hormat kami,
[Nama dan Jabatan]
5. Template Menolak Pelamar Kerja Lewat WA dalam Bahasa Inggris
Dear [Nama kandidat]
Thank you for your interest and participation in the recruitment process at [Company Name]. After careful consideration, we have decided to move forward with another candidate who is more aligned with the position’s current needs.
We truly appreciate the time and effort you invested, and we wish you all the best in your future professional endeavors.
Warm regards,
[Your Name]
[Your Position]
6. Template Menolak Pelamar Kerja Lewat WA dalam Bahasa inggris dengan Sopan
Assalamualaikum [Mr./Ms. Candidate’s Name],
We truly appreciate your time and effort in applying for the [Job Title] position at [Company Name]. Unfortunately, we will not be moving forward with your application.
Please do not hesitate to apply again in the future should another suitable role arise. We wish you continued success in your career journey.
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
7. Template Menolak Pelamar Kerja Lewat WA dengan Ringkas dan Singkat
Selamat Siang, Kandidat,
Kami menghargai minat kamu terhadap posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan]. Setelah evaluasi mendalam, kami telah memilih untuk melanjutkan proses dengan kandidat lain.
Terima kasih atas waktu dan usaha yang telah kamu luangkan. Semoga sukses dalam langkah karier kamu ke depannya.
Salam,
[Nama dan Jabatan]
8. Template Menolak Pelamar Kerja Lewat WA dengan Nada Positif
Selamat sore, Bapak/Ibu [Nama Pelamar],
Terima kasih telah berpartisipasi dalam proses seleksi kami. Meskipun kali ini belum ada kecocokan, kami menghargai setiap kontribusi dan partisipasi kamu.
Kami akan menyimpan data kamu untuk kemungkinan kerja sama di masa yang akan datang. Semoga sukses selalu menyertai kamu.
Hormat kami,
[Nama dan Jabatan]
9. Template Menolak Pelamar Kerja Lewat WA dengan Penjelasan Singkat
Selamat siang, Bapak/Ibu [Nama Pelamar],
Kami ingin mengucapkan terima kasih atas waktu dan dedikasi kamu dalam mengikuti proses seleksi di [Nama Perusahaan]. Meskipun hasilnya belum sesuai harapan, kami percaya kamu memiliki potensi besar.
Kami mendoakan yang terbaik untuk kamu dan berharap dapat menjalin kerja sama di lain kesempatan.
Hormat kami,
[Nama dan Jabatan]
10. Template Menolak Pelamar Kerja Lewat WA dengan Keterangan Database
Selamat [pagi/siang/sore], Bapak/Ibu [Nama Pelamar],
Kami berterima kasih atas minat kamu terhadap posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan]. Saat ini, kami telah memilih kandidat lain yang lebih sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Kami tetap membuka peluang untuk masa depan dan menyimpan data kamu dalam database kami. Semoga kamu selalu dalam lindungan-Nya dan sukses ke depannya.
Hormat kami,
[Nama dan Jabatan]
Ingin Rekrut Kandidat Berkualitas? Coba Pasang Loker di Dealls!
Cara kamu menolak pelamar dapat memengaruhi reputasi perusahaan dalam jangka panjang.
Penolakan yang dilakukan secara profesional dan penuh empati tidak hanya membangun citra baik perusahaan, tetapi juga memperluas jaringan relasi kamu sebagai HR.
Kalau kamu ingin proses rekrutmen yang lebih cepat, efisien, dan berkualitas, kini kamu bisa pasang lowongan kerja gratis di Dealls, job portal dan ATS terintegrasi yang sudah dipercaya oleh lebih dari 7.000 perusahaan ternama di Indonesia seperti BCA, Halodoc, Pegipegi, hingga RedDoorz.
Dealls hadir sebagai solusi all-in-one untuk rekrutmen dan HR, dilengkapi dengan:
- Screen CV otomatis dengan AI
- Unlimited free job post ke LinkedIn
- Laporan analisis rekrutmen lengkap
- Kirim email & tes otomatis
Yuk, temukan kandidat terbaik bersama Dealls
