Admin support memiliki peran penting dalam kelancaran operasional perusahaan. Posisi ini bertanggung jawab dalam mengelola berbagai aspek administratif yang dibutuhkan untuk mendukung manajemen kantor. Oleh sebab itu, job desk admin support bisa sangat beragam.
Sesuai dengan namanya, admin support bertugas men-support operasional kantor, mulai dari administrasi hingga persiapan logistik.
Lalu, apa saja tugas dan tanggung jawab seorang admin support? Yuk, kenali lebih lanjut tentang posisi ini lewat artikel di bawah!
Apa Itu Admin Support?
Menurut laman Forbes, admin support adalah seseorang yang bertugas membantu orang lain serta menyediakan dukungan untuk segala jenis bisnis.
Definisi admin support dapat bervariasi di setiap bisnis, tergantung pada cara mereka berkolaborasi dengan tim, budaya perusahaan, serta lingkungan kerja yang membentuk peran mereka menjadi unik.
Secara umum, admin support berperan dalam berbagai tugas administratif, seperti mengatur jadwal, memasukkan data dan pembukuan, serta memelihara peralatan kantor, guna memastikan kelancaran operasional perusahaan.
Tugas dan Tanggung Jawab Admin Support
Job desk utama dari admin support adalah memastikan semua tata kelola perusahaan berjalan dengan lancar. Namun, perlu diketahui juga bahwa tugas admin support lebih dari itu, lho! Berikut adalah beberapa di antaranya.
1. Administrasi dan Surat Menyurat
Salah satu tugas utama dari admin support adalah mengelola segala bentuk administrasi dan surat menyurat yang ada di perusahaan, termasuk mengelola file, mempersiapkan korespondensi bisnis, membuat rekap data, data entry, dan berbagai tugas administratif lainnya.
2. Memberikan Support terhadap Manajemen
Seorang admin suppor memiliki tugas dalam memberikan dukungan kepada berbagai aspek administrasi, termasuk dalam bidang kesekretariatan.
3. Menyusun dan Mengelola Jadwal
Tugas penting lain yang menjadi tanggung jawab dari admin support berkaitan dengan penyusunan dan pengelolaan berbagai jadwal, mulai dari jadwal rapat, jadwal pertemuan, hingga mengkoordinasikan pertemuan dengan client.
4. Menyiapkan Logistik
Terlepas dari tugas administrasi, seorang admin support juga bertanggung jawab dalam menyediakan logistik dalam berbagai acara.
Tanpa logistik ini, mungkin sebuah acara atau rapat tidak dapat berjalan secara lancar. Selain itu, kamu juga perlu melakukan pemeliharaan dari logistik yang telah ada.
5. Melakukan Pendataan Sumber Pemasok
Admin support juga bertanggung jawab dalam bidang eksternal, seperti melakukan pendataan sumber pemasok yang digunakan oleh perusahaan. Hal ini menjadi bagian dari tugas admin support dalam mendukung pengelolaan inventaris aset.
Seorang admin support perlu tahu dari mana persediaan tersebut berasal dan bagaimana kualitasnya. Jika barang tersebut memiliki kualitas buruk atau terlalu mahal, maka tugasnya adalah mengajukan pergantian vendor.
6. Mengelola Email dan Telepon
Menjawab email dan telepon dengan profesional juga menjadi bagian dari tugas admin support, lho! Ketika menerima telepon atau email, admin support perlu meneruskan pesan yang disampaikan ke orang yang tepat.
Baca juga: Admin Gudang: Pengertian, Tanggung Jawab, dan Skill, Kualifikasi, dan Gaji
Job desk Admin Support
Pada dasarnya, job desk admin support terbagi menjadi beberapa bagian, tergantung jenis pekerjaan admin dan kebutuhan perusahaan.
Namun, ada beberapa oleh job desk yang secara umum dilakukan oleh admin support, di antaranya adalah:
1. Menjawab dan mengarahkan panggilan telepon
2. Mengatur dan menjadwalkan janji temu
3. Merencanakan pertemuan dan membuat notulen yang terperinci
4. Menulis dan mendistribusikan email, memo korespondensi, surat, faks, dan formulir
5. Membantu persiapan laporan yang dijadwalkan secara teratur
6. Mengembangkan dan memelihara sistem pengarsipan
7. Memperbarui dan memelihara kebijakan dan prosedur kantor
8. Memesan perlengkapan kantor dan meneliti penawaran dan pemasok baru
9. Mengelola daftar kontak informasi
10. Memesan segala kebutuhan perjalanan, seperti tiket akomodasi dan hotel
11. Menyerahkan dan merekonsiliasi laporan pengeluaran
12. Memberikan dukungan umum kepada pengunjung
13. Penghubung untuk klien internal dan eksternal
14. Berkolaborasi dengan asisten eksekutif dan administrasi senior untuk menangani permintaan dan pertanyaan dari manajer senior
Skill Admin Support
Untuk menjalankan job desk di atas, terdapat beberapa kemampuan dan keahlian yang harus kamu miliki. Berikut adalah keahlian dan keterampilan seorang admin support.
1. Attention to detail
Karena administrator berfokus pada detail yang diperlukan untuk memastikan efisiensi tim, perusahaan, atau operasinya, kamu harus memiliki perhatian yang baik terhadap detail.
Dengan keterampilan ini, admin support dapat mencegah terjadinya kesalahan dan memastikan tujuan yang ditetapkan telah memiliki dukungan yang diperlukan untuk mencapainya.
2. Komunikasi
Seorang admin support tentu harus mengantongi keahlian komunikasi yang baik, sebab mereka akan banyak berinteraksi dan menyampaikan pesan dari satu pihak ke pihak lain.
Dengan keterampilan komunikasi, admin support dapat menyampaikan ide dan informasi secara efisien dengan cara yang mudah dimengerti oleh orang lain.
3. Kemampuan Teknis
Sebagai admin support, kamu harus memiliki keterampilan teknis untuk bekerja secara efisien dengan komputer dan perangkat lunak, termasuk tools-tools lain seperti Microsoft Office.
Keterampilan ini memungkinkan kamu untuk menyelesaikan tugas agar lebih mudah diakses, mengotomatisasi proses, meningkatkan akurasi data, dan meluangkan waktu untuk menyelesaikan tugas-tugas lainnya.
4. Pengoperasian Microsoft Office
Seperti yang telah dibahas di atas, keahlian microsoft office, baik Word, Excel, maupun Power Point harus senantiasa kamu kembangkan sebagai seorang admin support. Sebab, hampir 80% pekerjaan admin support berkaitan dengan ketiga tools ini.
5. Manajemen Waktu
Memiliki manajemen waktu yang baik dapat menjadi nilai plus bagi kamu ketika melamar pekerjaan sebagai admin support, karena seorang admin support dituntut untuk bekerja secara cepat dan tepat.
Kamu bisa menyusun skala prioritas untuk menyusun tugas mana yang harus diselesaikan terlebih dahulu.
Gaji Admin Support
Pada dasarnya, gaji seorang admin support dipengaruhi oleh beberapa faktor, seperti UMR, lama bekerja, pengalaman, serta besar perusahaan.
Umumnya, gaji admin support di kota-kota besar, seperti Surabaya dan Jakarta, cenderung lebih tinggi dibandingkan gaji kota-kota kecil lainnya.
Kisaran gaji bulanan untuk admin support di Indonesia berada di angka Rp3.750.000 hingga Rp5.500.000. Nominal ini dapat lebih tinggi atau lebih rendah, tergantung faktor-faktor di atas, ya!
Baca juga: Rata-Rata Gaji Admin Finance dan Peluang Karier di Indonesia
Syarat Menjadi Admin Support
Umumnya, perusahaan akan mencantumkan beberapa persyaratan di bawah ini ketika membuka lowongan sebagai admin support.
1. Lulusan SMA, kualifikasi pendidikan tambahan di bidang administrasi atau sekretaris akan menjadi nilai tambah.
2. Berpengalaman sebagai admin support assistant atau sejenisnya.
3. Mahir dalam mengoperasikan MS Office (MS Excel dan MS PowerPoint).
4. Memiliki keterampilan waktu yang baik.
5. Perhatian terhadap detail dan keterampilan memecahkan masalah.
6. Memiliki keterampilan komunikasi yang sangat baik.
Sekian pembahasan tentang admin support, semoga bisa bermanfaat dan dapat menjadi referensi karier kedepannya, ya!
Untuk menjadi seorang admin support, hal-hal di atas tentu perlu kamu persiapkan secara matang. Dengan begitu, kamu bisa meraih jenjang karier sebagai admin support yang sukses.
Selagi mempersiapkan karier sebagai admin support, kamu juga bisa, lho, mencari peluang karier dengan lowongan kerja terbaru dari Dealls!
Di sini, kamu akan menemukan berbagai lowongan kerja dari perusahaan ternama dengan kesempatan diterima yang lebih besar!
Jika masih ragu dengan tujuan karier yang kamu pilih, kamu juga bisa mengikuti career mentor dari Dealls! Kamu bisa berdiskusi dengan berbagai mentor pilihan yang ahli dalam bidangnya!
Download aplikasi dealls sekarang dan kembangkan peluang karier terbaikmu!
Sumber:
