Dalam industri manufaktur dan produksi, setiap proses produksi harus berjalan dengan lancar untuk menjaga efisiensi operasional. Di balik kelancaran proses produksi ini, terdapat seorang admin produksi yang bertanggung jawab atas berbagai aspek administrasi, komunikasi, dan pengelolaan sumber daya.
Sayangnya, posisi ini sering kali tidak disorot seperti peran teknis lainnya. Padahal, tanpa adanya admin produksi yang kompeten, beberapa aspek produksi bisa mengalami kekacauan bahkan menghambat jalannya bisnis.
Apakah kamu tertarik untuk berkarier sebagai admin produksi? Simak artikel ini untuk mengetahui apa itu admin produksi, job desk yang diembannya, hingga rata-rata gaji yang mereka terima.
Apa Itu Admin Produksi?
Berdasarkan informasi dari website Climb The Ladder, admin produksi merupakan seseorang yang bertanggung jawab atas proses koordinasi dan pengorganisasian semua kegiatan produksi.
Mereka biasanya bertugas mengawasi proses produksi, memastikan bahwa semua produk diproduksi sesuai spesifikasi dan tepat waktu.
Selain itu, mereka juga harus berkomunikasi dengan pemasok untuk memastikan pengiriman bahan dan komponen produksi dilakukan secara tepat waktu dan sesuai anggaran.
Job Desk Admin Produksi
Seorang admin produksi biasanya mengemban beberapa job desk sekaligus. Berikut adalah penjelasan singkatnya berdasarkan informasi dari website Get Into Theatre.
1. Mengelola Semua Dokumen Produksi
Pertama-tama, seorang admin produksi bertanggung jawab untuk menyimpan, mengatur, dan memperbarui semua dokumen proses produksi. Beberapa di antaranya adalah kontrak kerja, jadwal produksi, serta daftar kontak tim produksi dan pihak eksternal.
2. Berperan Sebagai Pihak Ketiga dalam Komunikasi Internal dan Eksternal
Proyek yang berhasil terjadi karena proses komunikasi yang efektif. Untuk itu, admin produksi memastikan bahwa semua informasi sudah tersampaikan dengan akurat antara tim produksi, manajemen, serta pihak eksternal.
Mereka berperan sebagai penghubung yang membantu menghindari kesalahpahaman dan memastikan koordinasi tetap berjalan lancar.
3. Mengembangkan dan Mengelola Jadwal Produksi
Selanjutnya, admin produksi harus menyusun jadwal produksi dengan realistis dan dapat diikuti oleh seluruh tim.
Mereka juga harus mempertimbangkan berbagai faktor, mulai dari kapasitas produksi, ketersediaan sumber daya, hingga deadline proyek. Hal ini membantu menghindari keterlambatan produksi.
4. Memperbarui Jadwal dan Mendistribusikannya ke Tim Produksi
Selain menyusun jadwal, mereka juga harus memperbaruinya apabila terdapat perubahan. Admin produksi harus memastikan semua anggota tim mendapatkan informasi terbaru untuk mengurangi risiko miskomunikasi atau kesalahan perencanaan produksi.
5. Mengatur Akomodasi Jika Diperlukan
Dalam beberapa kasus, pekerja membutuhkan akomodasi berupa perjalanan bisnis atau penginapan. Tanggung jawab ini diserahkan kepada admin produksi dan mereka harus memastikan kenyamanan pekerja serta efisiensi biaya yang dikeluarkan perusahaan.
6. Mengoordinasikan Penggunaan Ruang
Job desk admin produksi selanjutnya adalah memastikan pemesanan ruang kerja atau tempat latihan sesuai kebutuhan. Selain itu, mereka juga memastikan ruang tersebut memenuhi standar produksi.
7. Membantu Mengelola Anggaran Produksi
Salah satu tugas penting admin produksi adalah mengelola anggaran. Umumnya, mereka membantu merencanakan dan memantau pengeluaran supaya sesuai dengan alokasi dana. Dengan demikian, mereka dapat menjaga efisiensi biaya tanpa mengorbankan kualitas produksi.
8. Menangani Faktur, Pembayaran, dan Laporan Pengeluaran
Admin produksi memastikan semua transaksi keuangan, seperti pembayaran vendor dan pengadaan alat, dilakukan dengan tepat waktu.Mereka mencatat pengeluaran guna mempermudah penyusunan laporan keuangan.
9. Mengoordinasikan Pembelian dan Penyewaan Alat Produksi
Proses produksi membutuhkan berbagai perlengkapan. Untuk itu, admin produksi bertugas dalam mengurus pembelian atau penyewaan alat produksi dan menjaga ketersediaannya jika dibutuhkan.
10. Memberikan Dukungan Administratif pada Tim Produksi
Selain tugas utama yang telah disebutkan, admin produksi juga harus siap membantu kebutuhan administratif tim produksi, seperti pencatatan data atau penyusunan laporan.
11. Ikut Serta dalam Orientasi Anggota Tim Baru
Admin produksi membantu dalam proses orientasi anggota baru dengan memastikan mereka mendapatkan informasi dan sumber daya yang dibutuhkan untuk memulai pekerjaan mereka dengan baik.
12. Memastikan Ketertiban dalam Peraturan Kesehatan dan Keselamatan
Selama proses produksi berlangsung, admin produksi memastikan bahwa seluruh tim mengikuti peraturan kesehatan dan keselamatan kerja. Selain itu, mereka juga berkoordinasi dengan departemen terkait untuk mengatasi masalah keselamatan yang mungkin timbul.
13. Memperoleh Izin dan Lisensi serta Mematuhi Persyaratan Hukum
Terakhir, admin produksi memastikan semua izin dan lisensi yang diperlukan untuk produksi telah diperoleh.
Mereka juga bertanggung jawab dalam memastikan bahwa semua aktivitas produksi mematuhi regulasi yang berlaku.
Baca juga: Berapa Gaji Helper Produksi di Jabodetabek? Cek Rinciannya!
Kualifikasi Admin Produksi
Agar menjadi admin produksi yang kompeten, Anda perlu memenuhi beberapa kualifikasi. Berikut adalah beberapa di antaranya.
1. Kemampuan Administratif yang Baik
Melihat banyaknya kebutuhan administrasi produksi, seorang admin produksi harus memiliki keterampilan administrasi yang kuat–termasuk pengarsipan dokumen dan penyusunan laporan.
2. Komunikasi yang Efektif
Sebagai penghubung antar tim, admin produksi harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik agar dapat menyampaikan informasi dengan jelas dan akurat.
3. Kemampuan Manajemen Waktu
Supaya mampu mengelola berbagai tugas dalam satu waktu, mereka perlu memiliki keterampilan manajemen waktu yang baik. Hal ini memungkinkan mereka untuk menyelesaikan semua pekerjaannya secara tepat waktu.
4. Pemahaman tentang Produksi
Dengan memahami seluruh proses produksi, admin produksi dapat menjalankan tugasnya dengan lebih efektif.
5. Kemampuan Menggunakan Software Administratif
Kualifikasi terakhir adalah kamu perlu menguasai software seperti Microsoft Office, ERP, atau sistem manajemen produksi lainnya. Beberapa software ini akan mendukung seluruh pekerjaan administrasi.
Rata-rata Gaji Admin Produksi
Rata-rata gaji yang diterima admin produksi di Indonesia adalah sebesar Rp3.193.411 per bulan. Sementara itu, berikut adalah sembilan kota dengan nominal gaji terbesar untuk posisi staf administrasi produksi ini:
1. Karawang: Rp6.765.456 per bulan
2. Jakarta: Rp4.339.949 per bulan
3. Tangerang: Rp4.101.258 per bulan
4. Sidoarjo: Rp3.844.694 per bulan
5. Surabaya: Rp3.732.070 per bulan
6. Mojokerto: Rp3.717.398 per bulan
7. Bekasi: Rp3.579.371 per bulan
8. Bogor: Rp3.049.817 per bulan
9. Bandung: Rp2.794.291 per bulan
Baca juga: 15 Contoh Surat Lamaran Kerja Pabrik yang Bisa Ditiru
Itulah penjelasan tentang job desk admin produksi hingga rata-rata gaji yang mereka terima. Mereka berperan penting dalam menjaga kelancaran produksi. Selain mengelola dokumen dan komunikasi, mereka juga membantu perencanaan, pengelolaan anggaran, serta memastikan regulasi yang berlaku dipatuhi.
Ingin memasang lowongan kerja dengan posisi admin produksi? Yuk pasang loker gratis dengan mudah di Dealls!
Apa saja keuntungan yang kamu dapatkan? Kamu bisa mengintegrasikan loker ini otomatis ke LinkedIn, melakukan screening CV secara otomatis, hingga memfilter dan mengakses talent dengan mudah.
Tertarik untuk mencobanya? Segera jadwalkan demo dan pasang iklan lowongan kerjamu sekarang juga!
Sumber:
17 Production Administrator Interview Questions and Answers - CLIMB
