Kamu mungkin berpikir menelepon itu hal yang sederhana. Namun, dalam dunia profesional, menelepon dengan etika yang benar itu penting banget! Terutama buat kamu yang sedang mengembangkan karier, memahami etika menelepon bisa memberikan kesan profesional. Yuk, simak panduan lengkap tentang etika menelepon berikut ini!
Pengertian Etika Menelepon
Menurut UMKC, Etika menelepon adalah aturan-aturan tidak tertulis yang perlu kamu terapkan ketika berbicara di telepon, baik itu untuk urusan kerja maupun komunikasi sehari-hari. Hal ini termasuk cara kamu menjawab panggilan, nada bicara, hingga bagaimana cara kamu menutup telepon. Dengan menerapkan etika menelepon, kamu bisa menunjukkan sikap profesional dan menghormati orang yang sedang berbicara denganmu.
Pentingnya Etika Menelepon dalam Kehidupan Sehari-Hari
Etika menelepon tidak hanya penting di lingkungan kerja, tapi juga dalam kehidupan sehari-hari. Bayangin aja kalau kamu menelepon seseorang dengan nada bicara yang tinggi atau memotong pembicaraan mereka, itu pasti bikin lawan bicaramu merasa tidak nyaman. Dalam dunia kerja, etika menelepon yang baik bisa memberikan kesan positif, apalagi kalau kamu berurusan dengan klien atau atasan. Tidak hanya itu, etika menelepon juga membantu menjaga komunikasi tetap profesional dan produktif.
Tips Menerapkan Etika Menelepon
Nah, supaya kamu lebih paham, berikut 13 tips etika menelepon yang bisa kamu terapkan:
1. Menjawab dalam tiga dering
Menjawab telepon dengan cepat itu penting, terutama kalau kamu bekerja di bidang layanan pelanggan. Usahakan menjawab panggilan dalam tiga dering agar tidak membuat penelepon menunggu terlalu lama. Ini menunjukkan bahwa kamu siap dan sigap untuk membantu mereka.
2. Menyapa dengan ramah
Saat menjawab telepon, pastikan kamu memberikan salam yang ramah. Ucapkan "halo" atau "selamat pagi" dan perkenalkan dirimu jika perlu. Sapaan yang ramah bisa membuat lawan bicaramu merasa nyaman dan memberi kesan pertama yang baik.
3. Menggunakan bahasa yang tepat
Selalu gunakan bahasa yang sopan dan formal, terutama kalau kamu sedang berbicara untuk urusan kerja. Hindari penggunaan kata-kata informal atau slang yang mungkin kurang tepat dalam situasi profesional. Ini akan membuat percakapanmu terasa lebih profesional dan terstruktur.
4. Melakukan active listening
Active listening atau mendengarkan secara aktif berarti kamu benar-benar memperhatikan apa yang dikatakan lawan bicaramu. Jangan sekadar mendengar, tapi pastikan kamu menangkap poin-poin penting yang mereka sampaikan. Ini penting supaya kamu bisa memberikan respons yang tepat dan sesuai.
5. Menjaga nada bicara
Nada bicaramu juga memainkan peran penting. Jangan berbicara dengan nada tinggi atau terburu-buru, karena itu bisa membuat lawan bicaramu merasa tidak nyaman. Sebaliknya, gunakan nada yang tenang dan penuh percaya diri agar percakapanmu berjalan lancar.
Baca juga: Ini Cara Beretika dan Menyikapi "Kerja dengan Orang Dalam"
6. Jujur ketika tidak tahu jawabannya
Kalau kamu tidak tahu jawabannya, jangan ragu untuk jujur. Lebih baik jujur daripada memberikan informasi yang salah. Katakan bahwa kamu akan mencari jawabannya dan kembali menghubungi mereka secepat mungkin. Ini menunjukkan sikap profesionalisme dan tanggung jawab.
7. Meminta izin ketika mengalihkan telepon
Ketika kamu perlu mengalihkan telepon ke orang lain, pastikan kamu meminta izin terlebih dahulu. Jelaskan kepada penelepon bahwa kamu akan mengalihkan panggilan mereka, dan pastikan bahwa orang yang menerima telepon berikutnya bisa membantu.
8. Tidak multitasking saat menelepon
Ketika menelepon, hindari melakukan multitasking. Fokuslah pada percakapan dan berikan perhatian penuh kepada lawan bicaramu. Melakukan banyak hal sekaligus saat menelepon bisa membuatmu terdengar tidak fokus dan kurang profesional.
9. Menyampaikan informasi dengan jelas
Pastikan kamu menyampaikan informasi dengan jelas dan tidak berbelit-belit. Ini penting agar tidak terjadi miskomunikasi selama percakapan berlangsung. Jika perlu, ulangi poin-poin penting untuk memastikan semuanya dipahami dengan baik.
10. Menghindari interupsi selama percakapan
Hindari memotong pembicaraan lawan bicaramu. Biarkan mereka menyelesaikan kalimat mereka sebelum kamu memberikan respons. Interupsi bisa dianggap tidak sopan dan membuat percakapan menjadi tidak efektif.
11. Menyiapkan poin pembicaraan sebelumnya
Sebelum menelepon, ada baiknya kamu menyiapkan poin-poin yang ingin dibahas. Ini akan membuat percakapan lebih terstruktur dan kamu bisa menyampaikan informasi dengan lebih efisien.
12. Menjaga suasana tetap profesional
Meskipun kamu berbicara dengan teman atau kolega yang sudah dekat, tetap jaga suasana percakapan agar tetap profesional. Jangan terlalu santai atau menggunakan bahasa yang terlalu kasual, terutama jika topiknya berhubungan dengan pekerjaan.
13. Menutup telepon dengan baik
Sama pentingnya dengan cara membuka telepon, menutup percakapan juga harus dilakukan dengan sopan. Ucapkan terima kasih atas waktu dan perhatiannya, dan pastikan lawan bicaramu sudah tidak ada hal lain yang ingin dibicarakan sebelum mengakhiri panggilan.
Kesalahan Umum dalam Menelepon dan Cara Menghindarinya
Meskipun sepele, ada beberapa kesalahan umum yang sering terjadi saat menelepon. Misalnya, berbicara terlalu cepat atau tidak mendengarkan dengan baik. Kesalahan-kesalahan ini bisa membuat percakapan jadi tidak efektif dan bahkan menimbulkan kesalahpahaman. Oleh karena itu, selalu pastikan kamu menerapkan tips di atas agar percakapanmu berjalan lancar.
Manfaat Menerapkan Etika Menelepon
Dengan menerapkan etika menelepon, kamu bisa memberikan kesan yang baik pada lawan bicaramu. Bukan hanya itu, kamu juga bisa meningkatkan kepercayaan diri dan kemampuan komunikasi, yang tentunya sangat berguna dalam dunia kerja. Dalam jangka panjang, etika menelepon yang baik bisa membantu membangun hubungan profesional yang positif dan produktif.
Baca juga: Etika di Tempat Kerja: 10 Panduan untuk Karier yang Gemilang
Etika menelepon bukan sekadar aturan formal, tapi juga cara untuk menunjukkan bahwa kamu menghargai waktu dan perhatian lawan bicaramu. Dengan menerapkan tips di atas, kamu bisa meningkatkan kualitas komunikasi dan menjaga hubungan profesional tetap baik. Apalagi jika kamu sedang membangun karier, etika menelepon yang baik adalah investasi yang bisa membantumu mencapai kesuksesan.
Kalau kamu butuh bimbingan lebih lanjut untuk meningkatkan keterampilan komunikasi atau pengembangan karier, jangan ragu untuk mentoring gratis bersama mentor yang berpengalaman di bidangnya di Dealls, ya. Mereka siap membimbingmu untuk mencapai impian dan sukses di dunia kerja!
Sumber:
Telephone Etiquette - University Missouri - Kansas City
