Dalam dunia kerja profesional, disiplin dan komunikasi yang jelas merupakan fondasi utama yang menopang operasional perusahaan.
Salah satu cara perusahaan menjaga konsistensi tersebut adalah dengan menerbitkan surat pemanggilan karyawan.
Langkah ini tidak hanya menjadi alat administratif, tetapi juga bagian penting dari sistem pengelolaan sumber daya manusia, khususnya dalam hal evaluasi kinerja.
Evaluasi kinerja adalah proses yang kompleks dan menyeluruh. Tidak hanya menilai hasil kerja, tetapi juga mencakup perilaku, kedisiplinan, serta kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.
Oleh karena itu, surat pemanggilan memiliki peran strategis untuk mendukung terciptanya budaya kerja yang sehat dan produktif.
Penasaran seperti apa contoh suratnya? Simak hingga akhir!
Apa Itu Surat Pemanggilan Karyawan?
Surat pemanggilan karyawan adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk memanggil karyawan tertentu agar hadir dalam pertemuan atau klarifikasi terkait masalah kedisiplinan, pelanggaran kerja, atau isu internal lainnya.
Salah satu pemicu umum penerbitan surat ini adalah kasus mangkir kerja atau ketidakhadiran tanpa izin.
Surat pemanggilan bukanlah sanksi, melainkan bentuk komunikasi resmi yang menjadi langkah awal dalam proses penyelesaian permasalahan.
Terlebih, evaluasi kinerja adalah upaya jangka panjang yang membutuhkan dokumentasi yang rapi dan terstruktur.
Fungsi dan Tujuan Surat Pemanggilan Karyawan
Surat pemanggilan karyawan memiliki peran penting dalam menjaga kedisiplinan dan operasional perusahaan tetap berjalan optimal.
Fungsinya tidak hanya administratif, tetapi juga menjadi bagian integral dari proses evaluasi sumber daya manusia.
Berikut beberapa tujuan utama dari surat ini:
1. Memberikan Kesempatan Klarifikasi
Surat ini memberikan ruang bagi karyawan untuk menjelaskan tindakannya secara langsung kepada manajemen.
Proses klarifikasi ini penting agar tidak terjadi kesalahpahaman dalam proses penilaian. Hal ini juga mendukung prinsip transparansi dalam pengambilan keputusan.
2. Dokumentasi Formal dalam Evaluasi SDM
Surat pemanggilan menjadi bukti tertulis bahwa perusahaan telah melakukan langkah sesuai prosedur.
Dokumen ini berguna jika terjadi proses lanjutan seperti peringatan atau pemutusan hubungan kerja. Dalam konteks ini, evaluasi kinerja adalah proses yang berbasis bukti.
3. Bagian dari Sistem Peringatan Bertingkat
Biasanya, surat pemanggilan merupakan tahap awal sebelum surat peringatan resmi dikeluarkan. Ini menjadi bagian dari proses pembinaan karyawan yang bertahap.
Pendekatan ini membantu perusahaan memberikan ruang perbaikan sebelum sanksi lebih berat diberlakukan.
4. Memperkuat Proses Evaluasi Kinerja
Surat ini bisa menjadi indikator awal dalam mengukur tanggung jawab dan komitmen kerja.
Evaluasi kinerja adalah proses yang tidak hanya menilai hasil kerja, tetapi juga mencakup aspek perilaku dan etika.
Oleh sebab itu, dokumen ini penting dalam mendukung keputusan objektif.
Kapan Surat Pemanggilan Karyawan Diberikan?
Surat pemanggilan sebaiknya diberikan ketika perusahaan menemukan indikasi pelanggaran atau ketidaksesuaian perilaku kerja yang perlu diklarifikasi. Beberapa kasus umum meliputi:
- Ketidakhadiran selama beberapa hari tanpa informasi (mangkir kerja)
- Pelanggaran terhadap peraturan perusahaan
- Tindak tanduk yang menimbulkan keresahan di lingkungan kerja
- Tidak mencapai standar kerja minimum selama periode tertentu
Surat ini juga bisa menjadi langkah preventif, agar karyawan menyadari pentingnya peran dan tanggung jawabnya dalam perusahaan.
Dalam konteks manajemen SDM, evaluasi kinerja adalah alat ukur yang bukan hanya mengedepankan hasil, tetapi juga kedisiplinan serta loyalitas.
Struktur dan Format Surat Pemanggilan Karyawan
Penyusunan surat pemanggilan harus mengikuti standar tertentu agar sah secara administratif. Umumnya, struktur surat pemanggilan terdiri dari:
- Kop Surat Perusahaan
- Nomor dan Tanggal Surat
- Identitas Karyawan (Nama, Jabatan, NIK)
- Isi Surat (Alasan pemanggilan, tanggal dan tempat pertemuan)
- Penutup (Harapan kehadiran dan tanda tangan HR/atasan)
Format surat ini harus jelas, lugas, dan profesional. Karena dalam jangka panjang, dokumen ini bisa menjadi bagian dari catatan kinerja dan dasar pengambilan keputusan lebih lanjut.
Apalagi, evaluasi kinerja adalah proses yang selalu didasarkan pada data dan bukti objektif, termasuk dari dokumentasi seperti ini.
Contoh Surat Pemanggilan Karyawan
1. Contoh Surat Pemanggilan Karyawan Karena Ketidakhadiran Selama Beberapa Hari Tanpa Informasi (Mangkir Kerja)
2. Contoh Surat Pemanggilan Karyawan Bermasalah karena Pelanggaran terhadap Peraturan Perusahaan
3. Contoh Surat Pemanggilan Karyawan karena Tindak Tanduk yang Menimbulkan Keresahan di Lingkungan Kerja
PT SENTRA LOGISTIK NUSANTARA
Jl. Gajah Mada No. 88, Surabaya, Jawa Timur 60134
Telp. (031) 7399001 | Email: [email protected] | www.sentralogistik.co.id
SURAT PEMANGGILAN KARYAWAN
Nomor: 048/SPK/HRD/IV/2025Kepada Yth,
Sdr. Bagus Dwi Nugroho
Warehouse Assistant
NIK: 1203981
Alamat: Jl. Tambak Asri No. 11, SurabayaDengan hormat,
Melalui beberapa laporan dari rekan kerja serta hasil pemantauan supervisor, kami menerima informasi mengenai tindak tanduk Saudara yang diduga menimbulkan keresahan dan ketidaknyamanan di lingkungan kerja. Beberapa karyawan menyatakan bahwa Saudara sering melontarkan perkataan tidak pantas dan menunjukkan sikap yang tidak profesional selama jam kerja.
Perilaku tersebut bertentangan dengan nilai-nilai kerja sama dan etika profesional yang dijunjung tinggi di PT Sentra Logistik Nusantara sebagaimana tertuang dalam Peraturan Perusahaan Bab II Pasal 5 mengenai etika antar rekan kerja.
Berdasarkan hal tersebut, Saudara diminta hadir dalam pertemuan klarifikasi yang akan diadakan pada:
Hari/Tanggal : Rabu, 30 April 2025
Waktu : 13.30 WIB
Tempat : Ruang HRD, Gedung A Lantai 1, PT Sentra Logistik NusantaraPertemuan ini bertujuan untuk mendengarkan penjelasan Saudara secara langsung serta mengevaluasi kondisi yang terjadi. Mohon hadir tepat waktu dan membawa bukti atau saksi apabila diperlukan sebagai bagian dari klarifikasi.
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.
Surabaya, 25 April 2025
Hormat kami,
Manajer HRD
PT Sentra Logistik Nusantara
(ttd)
Damar Yudhistira, M.Psi
4. Contoh Surat Pemanggilan Karyawan karena Tidak Mencapai Standar Kerja Minimum Selama Periode Tertentu
PT MITRA DAYA DIGITALINDO
Jl. Merdeka Selatan No. 22, Bandung, Jawa Barat 40115
Telp. (022) 7300123 | Email: [email protected] | www.mitradayadigital.co.id
SURAT PEMANGGILAN KARYAWAN
Nomor: 021/SPK/HRD/IV/2025Kepada Yth,
Sdr. Yulian Andika
Junior Developer
NIK: 1135204
Alamat: Jl. Cipaganti No. 77, BandungDengan hormat,
Berdasarkan hasil evaluasi performa triwulan I tahun 2025 yang dilakukan oleh tim HRD dan atasan langsung Saudara, kami mencatat adanya penurunan produktivitas kerja secara signifikan dari Saudara dalam dua bulan terakhir. Beberapa target proyek yang menjadi tanggung jawab Saudara tidak tercapai, dan hasil kerja yang diserahkan belum memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan perusahaan.
Hal ini bertentangan dengan kebijakan performa minimum yang tertuang dalam Pedoman Kinerja Karyawan PT Mitra Daya Digitalindo, Bab V Pasal 11, mengenai pencapaian target dan tanggung jawab individual. Sehubungan dengan hal tersebut, kami mengundang Saudara untuk menghadiri pertemuan klarifikasi yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Kamis, 1 Mei 2025
Waktu : 10.00 WIB
Tempat : Ruang HRD, Lantai 5, PT Mitra Daya DigitalindoPertemuan ini bertujuan untuk mengevaluasi kembali performa kerja Saudara dan membahas rencana perbaikan. Kehadiran Saudara sangat kami harapkan agar proses pembinaan dapat dilakukan secara terbuka dan konstruktif.
Demikian surat pemanggilan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Bandung, 25 April 2025
Hormat kami,
Manajer HRD
PT Mitra Daya Digitalindo
(ttd)
Ratna Yuniarti, S.Psi., MM
5. Contoh Surat Pemanggilan Karyawan karena Penyalahgunaan Fasilitas Kantor untuk Kepentingan Pribadi
PT ARUNA SOLUSI NUSANTARA
Jl. Ringroad Barat No. 19, Sleman, Yogyakarta 55292
Telp. (0274) 885509 | Email: [email protected] | www.arunasolusinusantara.co.id
SURAT PEMANGGILAN KARYAWAN
Nomor: 042/SPK/HRD/IV/2025Kepada Yth,
Sdr. Hendri Susanto
Admin Logistik
NIK: 1188740
Alamat: Jl. Kaliurang Km. 10, Sleman, YogyakartaDengan hormat,
Berdasarkan hasil audit internal yang dilakukan pada Divisi Logistik, ditemukan adanya indikasi penggunaan komputer dan jaringan kantor oleh Saudara untuk aktivitas non-kerja di luar jam operasional, termasuk pengunduhan dan penyimpanan data pribadi dalam sistem penyimpanan internal perusahaan.
Tindakan tersebut melanggar aturan perusahaan yang tertuang dalam Kebijakan Penggunaan Fasilitas Kerja (Bab VI Pasal 14), di mana seluruh perangkat dan sistem digital kantor hanya boleh digunakan untuk kepentingan operasional resmi. Perusahaan memandang hal ini sebagai pelanggaran yang perlu diklarifikasi secara langsung.
Untuk itu, kami mengundang Saudara untuk hadir dalam pertemuan klarifikasi yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Jumat, 2 Mei 2025
Waktu : 09.30 WIB
Tempat : Ruang HRD, Gedung Utama Lantai 4, PT Aruna Solusi NusantaraKami berharap Saudara dapat memberikan penjelasan dan itikad baik atas kejadian ini. Kehadiran Saudara sangat kami harapkan agar penyelesaian masalah ini dapat dilakukan secara objektif dan profesional.
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan tanggung jawab Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Yogyakarta, 25 April 2025
Hormat kami,
Manajer HRD
PT Aruna Solusi Nusantara
(ttd)
Bayu Ananta, S.Psi
Kelola Kehadiran Karyawan secara Otomatis dan Efisien dengan HRIS KantorKu!
Masalah absensi seperti mangkir kerja seringkali menjadi penyebab dikeluarkannya surat pemanggilan.
Maka dari itu, pemantauan kehadiran karyawan yang akurat dan real-time sangat penting agar tindakan disipliner bisa dicegah sejak dini.
Dengan menggunakan aplikasi absensi online dari KantorKu, Anda dapat mengelola seluruh kebutuhan kehadiran hanya dalam satu dashboard yang terintegrasi,mulai dari jadwal kerja hingga waktu istirahat karyawan.
KantorKu menyediakan fitur Atur Jadwal Kerja dengan sekali klik yang memungkinkan penyesuaian jadwal untuk tiap divisi dan individu secara fleksibel.
Selain itu, Anda juga dapat mengatur serta memantau waktu istirahat karyawan secara real-time, sehingga dapat mencegah karyawan mengambil waktu istirahat berlebihan.
Seluruh informasi ini terekam otomatis dan bisa langsung dimonitor dari dashboard aplikasi absensi online.
Lebih lanjut, KantorKu membantu Anda mengelola laporan kehadiran lengkap, mulai dari absensi harian, keterlambatan, cuti, lembur, hingga istirahat,dalam format yang terstruktur dan mudah dianalisis.
Seluruh sistem ini juga terintegrasi langsung dengan payroll, sehingga perhitungan gaji karyawan menjadi lebih cepat, aman, dan akurat.
Dengan KantorKu, proses administrasi HR menjadi lebih efisien dan mendukung proses evaluasi yang objektif dan menyeluruh, karena evaluasi kinerja adalah proses yang membutuhkan data yang valid dan mudah diakses kapan saja.
Tertarik? Book demonya sekarang juga!
