Membuat acara tanpa rundown ibarat berjalan tanpa arah, akan sulit menentukan alur kegiatan, siapa melakukan apa, dan kapan setiap bagian harus berlangsung.
Itulah sebabnya rundown menjadi elemen penting dalam setiap penyelenggaraan acara, mulai dari kegiatan internal kantor, event marketing, hingga pekerjaan para EO dan event planner.
Dengan rundown yang jelas, seluruh tim dapat bekerja selaras sehingga acara berjalan rapi, terstruktur, dan minim risiko kekacauan.
Namun sebelum masuk ke contoh rundown acara, kamu perlu memahami apa saja isi rundown acara dan langkah-langkah membuatnya!
Apa Saja Isi Rundown Acara?
Membuat rundown tidak bisa dilakukan sembarangan atau sekadar menyusun daftar kegiatan. Agar acara berjalan lebih terorganisasi, pastikan rundown kamu beberapa struktur berikut:
1. Daftar Kegiatan
Setelah memahami tujuan acara dan siapa audiensnya, menyusun daftar kegiatan akan jauh lebih mudah.
Cukup urutkan seluruh rangkaian acara secara jelas, mulai dari pembukaan hingga penutupan, lengkap dengan detail aktivitas yang diperlukan.
Kamu bahkan bisa menambahkan surprise di tengah acara, seperti pembagian doorprize atau penampilan dari artis tertentu.
2. Durasi Tiap Kegiatan
Saat merencanakan acara, tentukan berapa lama setiap bagian akan berlangsung. Jangan hanya menyusun aktivitas tanpa memikirkan waktunya.
Terlalu banyak kegiatan dalam waktu singkat akan terasa tergesa-gesa, sementara satu aktivitas yang terlalu panjang dapat membuat peserta bosan.
Pastikan setiap segmen memiliki durasi yang cukup.
3. Penanggung Jawab dan Tugasnya
Agar acara berjalan lancar, tentukan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap kegiatan. Untuk acara yang lebih besar, kamu mungkin memerlukan satu PIC khusus untuk tiap tugas.
Mereka bertanggung jawab memastikan proses di lapangan berjalan sesuai rencana, seperti memastikan pembicara sudah siap atau acara tidak melebihi durasi yang ditetapkan.
4. Daftar Pembicara
Koordinasi tidak hanya dilakukan dengan tim event, tetapi juga dengan peserta atau pengisi acara seperti pembicara dan bintang tamu.
Jika kamu mengundang pembicara, pastikan jadwal mereka sesuai dan mereka mengetahui urutan serta durasi tampilnya.
Langkah-langkah Membuat Rundown Acara
Biasanya, rundown acara dibuat oleh Event Organizer (EO) yang bekerja sama dengan klien, MC, pengisi acara, hingga tim teknis untuk menyamakan tujuan dan memastikan semua pihak memahami jadwal masing-masing.
Jika diuraikan, maka berikut langkah-langkah yang perlu diperhatikan:
1. Tentukan Tujuan Acara
Sebelum menyusun detail rundown, tentukan dulu jenis dan tujuan acaranya, apakah seminar, pernikahan, gathering kantor, launching produk, atau lainnya.
Tujuan acara akan memengaruhi susunan keseluruhan kegiatan, gaya acara, hingga kebutuhan teknis.
2. Pilih Bintang Tamu atau Pembicara yang Relevan
Jika acara melibatkan guest star atau speaker, pastikan pilihannya sesuai dengan tema dan kebutuhan acara.
Misalnya, seminar digital marketing lebih tepat mengundang praktisi yang dikenal di bidang tersebut. Relevansi pengisi acara sangat berpengaruh terhadap minat peserta untuk mengikuti acaranya.
3. Sesuaikan Agenda dengan Audiens
Lalu, buat acara yang sesuai dengan karakter audiens. Untuk acara pernikahan, misalnya, kamu bisa menambahkan sesi first dance.
Untuk acara komunitas ibu-ibu, bisa ditambahkan acara pembagian doorprize barang perlengkapan rumah tangga. Semakin sesuai dengan audiens, acara akan terasa hidup dan anti-membosankan.
4. Alokasikan Waktu Tiap Segmen + Buffer Time
Setiap kegiatan harus memiliki alokasi waktu yang jelas. Perhatikan kompleksitas tiap aktivitas agar tidak terlalu cepat dan tidak terlalu lama.
Sertakan juga buffer time untuk mengantisipasi keterlambatan, kendala teknis, atau perubahan mendadak yang biasanya terjadi di lapangan.
5. Uji Coba dan Lakukan Penyesuaian
Setelah jadwal disusun, lakukan simulasi atau pengecekan ulang untuk memastikan total durasi tidak melebihi batas acara.
Pada tahap ini, kamu bisa menyesuaikan kembali urutan kegiatan, mempersingkat segmen tertentu, atau menambah waktu di bagian yang kurang.
6. Finalisasi dalam Bentuk Visual
Jika rundown sudah final, ubah menjadi format visual yang mudah dibaca, seperti tabel, diagram, atau layout grid. Format visual membantu semua pihak memahami alur acara.
Contoh Rundown Acara
Setiap acara pasti memiliki rundown yang berbeda. Kamu bisa melihat kumpulan contoh berikut sebagai referensi, dari acara KKN, seminar, pelatihan, 17 agustus, hingga gathering kantor.
Temukan semua contohnya sebagai berikut:
1. Contoh Rundown Acara KKN untuk Pembukaan
Untuk acara pembukaan KKN bisa mengikuti contoh rundown berikut yang melibatkan perangkat desa, dosen pembimbing, sampai warga.
- Lokasi: Balai Desa Sukamaju, Bogor
- Tanggal: 10 Juli 2025
- Tema: Kolaborasi Mahasiswa dan Masyarakat untuk Desa Mandiri
- Total Durasi: ±2 jam
Waktu | Agenda | Penanggung Jawab (PJ) | Tempat | Keterangan |
08.00–08.15 | Registrasi & Persiapan Acara | Divisi Acara | Area depan balai desa | Peserta KKN, perangkat desa, dan warga melakukan registrasi & mengambil kursi |
08.15–08.20 | Pembukaan oleh MC | Humas | Balai Desa | Sambutan pembuka, pembacaan susunan acara |
08.20–08.30 | Menyanyikan Indonesia Raya | Divisi Acara | Balai Desa | Dipimpin oleh pemimpin lagu dari tim KKN |
08.30–08.45 | Sambutan Ketua KKN | Ketua KKN | Balai Desa | Penjelasan tujuan, program utama, dan durasi KKN |
08.45–09.00 | Sambutan Kepala Desa | Pemerintah Desa | Balai Desa | Harapan dan dukungan dari pihak desa |
09.00–09.10 | Perkenalan Anggota Tim KKN | Ketua Divisi SDM | Balai Desa | Setiap anggota memperkenalkan diri secara singkat |
09.10–09.25 | Pemaparan Program Kerja Utama | Koordinator Program | Balai Desa | Pemaparan kegiatan: penyuluhan, pembangunan fasilitas, pemberdayaan UMKM, edukasi lingkungan, dll. |
09.25–09.30 | Penandatanganan Berita Acara Pembukaan | Sekretaris | Balai Desa | Penandatanganan oleh ketua KKN & kepala desa |
09.30–09.45 | Sesi Tanya Jawab Masyarakat | Humas | Balai Desa | Warga dipersilakan menanyakan detail program |
09.45–10.00 | Penutup & Foto Bersama | Dokumentasi | Halaman Balai Desa | Foto bersama perangkat desa, tim KKN, dan warga |
Baca Juga: 10 Contoh Pembukaan MC yang Menarik untuk Berbagai Acara
2. Contoh Rundown Acara 17 Agustus
Perayaan Hari Kemerdekaan 17 Agustus biasanya melibatkan banyak lomba, peserta dari berbagai usia, hingga penyerahan hadiah.
Jelas, rundown dibutuhkan untuk memastikan alurnya tetap tertib dan semua kegiatan berjalan sesuai jadwal.
- Lokasi: Balai Desa Pinang Ranti, Jakarta
- Tanggal: 17 Agustus 2025
- Tema: Merayakan Kemerdekaan dengan Kebersamaan
Waktu | Agenda | Penanggung | Tempat | Keterangan |
10.00–10.10 | Pembukaan Acara oleh MC | Sie Acara | Panggung utama | Pembukaan, doa, dan pembacaan susunan acara |
10.10–10.25 | Sambutan Kepala Desa | Pemerintah Desa | Panggung utama | Sambutan dan pesan untuk peserta lomba |
10.25–10.35 | Lagu Nasional & Mars 17 Agustus | Divisi Upacara | Panggung utama | Dipandu pemimpin lagu |
10.35–11.00 | Lomba Tarik Tambang | Sie Lomba | Area lapangan | Peserta kategori umum |
11.00–11.30 | Lomba Balap Karung | Sie Permainan Tradisional | Lapangan tengah | Peserta anak-anak & remaja |
11.30–12.00 | Lomba Makan Kerupuk | Sie Konsumsi | Lapangan kiri | Peserta umum |
12.00–12.30 | Istirahat | Panitia Umum | Tenda istirahat | Disediakan snack & minuman |
12.30–13.00 | Lomba Balap Kelereng | Sie Lomba Anak | Lapangan tengah | Peserta anak-anak |
13.00–13.30 | Lomba Estafet Air | Divisi Games | Area lapangan | Peserta ibu-ibu & remaja putri |
13.30–14.00 | Lomba Panjat Pinang | Divisi Lomba Utama | Lapangan utama | Hadiah ditempatkan di puncak pinang |
14.00–14.20 | Pengumuman Pemenang | MC & Divisi Dokumentasi | Panggung utama | Penyerahan hadiah & foto bersama |
14.20–14.30 | Penutupan Acara | Ketua Panitia | Panggung utama | Ucapan terima kasih & penutupan |
3. Contoh Rundown Acara Lomba di Kantor
Agar acara berjalan tertib dan tidak bentrok dengan jam kerja, diperlukan rundown yang jelas, mulai dari pembukaan, pelaksanaan lomba, hingga penutupan.
Berikut contoh yang bisa kamu pakai:
- Lokasi: Aula Lantai 5–PT Maju Bersama
- Tanggal: 25 Agustus 2025
- Tema: “Fun Office Games for Stronger Teamwork”
- Total Durasi: ± 3 jam
Waktu | Agenda | Penanggung | Tempat | Keterangan |
13.00–13.10 | Pembukaan Acara | HR Event Team | Aula kantor | Pembukaan oleh MC, doa singkat, dan pembacaan susunan kegiatan |
13.10–13.20 | Sambutan dari HR Manager | HR Manager | Aula kantor | Pembukaan resmi & motivasi sebelum lomba |
13.20–13.40 | Ice Breaking: Senam Singkat | Divisi Kreatif | Area depan panggung | Pemanasan agar peserta lebih rileks & kompak |
13.40–14.10 | Lomba Estafet Kantor (membawa kertas, stapler, dll.) | Komite Lomba | Aula | Peserta dibagi per divisi atau tim |
14.10–14.40 | Lomba Tebak Kata (versi kantor) | Divisi Games | Aula | Kata-kata seputar pekerjaan, project, dan istilah kantor |
14.40–15.00 | Coffee Break | Divisi Konsumsi | Ruang pantry | Snack & minuman disediakan |
15.00–15.30 | Lomba Presentasi Kilat (Pitch 1 menit) | Divisi HRD & Kreatif | Aula | Peserta mempresentasikan topik acak secara singkat |
15.30–15.50 | Pengumuman Pemenang | MC & Dokumentasi | Aula | Pengumuman juara & pembagian hadiah kecil |
15.50–16.00 | Penutupan Acara & Foto Bersama | Ketua Panitia | Aula | Foto bareng seluruh peserta & panitia |
4. Contoh Rundown Acara Gathering Kantor
Jika kantor kamu berencana mengadakan gathering di lokasi luar kota seperti Puncak, berikut contoh rundown gathering kantor yang bisa dijadikan referensi dengan berbagai acara seru.
- Lokasi: Villa Bukit Asri, Puncak
- Tanggal: 3 September 2025
- Tema: “Recharge & Reconnect Together”
- Durasi: ± 3 jam
Waktu | Agenda | Penanggung | Tempat | Keterangan |
19.00–19.10 | Pembukaan oleh MC | Divisi HR Event | Aula villa | Pembukaan, doa, dan sambutan singkat |
19.10–19.25 | Sambutan Direktur / HR Manager | Manajemen | Aula villa | Menyampaikan pesan, tujuan gathering, dan apresiasi |
19.25–19.45 | Ice Breaking & Mini Games | Divisi Games | Aula villa | Games ringan untuk mencairkan suasana |
19.45–20.30 | Dinner Barbecue | Divisi Konsumsi | Area outdoor | Barbeque bersama + live acoustic |
20.30–21.00 | Fun Team Games | Divisi Games | Halaman villa | Games kelompok: estafet balon, tebak kata, dll. |
21.00–21.20 | Sharing Session Santai | HRD | Aula / Outdoor | Sesi refleksi, cerita pengalaman kerja & harapan |
21.20–21.40 | Pengumuman Pemenang Games | MC & Dokumentasi | Aula | Pengumuman juara + pembagian hadiah |
21.40–22.00 | Penutupan & Foto Bersama | Ketua Panitia | Outdoor villa | Foto bareng seluruh tim sebelum acara bebas |
Baca Juga: Panduan Employee Gathering untuk HR: Arti, Tujuan, Ide, & Tips
5. Contoh Rundown Acara Pelatihan Kerja
Agar sesi pelatihan berjalan efektif dan seluruh peserta bisa memahami materi dengan optimal, perusahaan perlu menyiapkan susunan acara yang jelas melalui pembukaan, penyampaian materi inti, sesi praktik atau workshop, serta evaluasi.
- Hari/Tanggal: Disesuaikan
- Tempat: Ruang Training / Aula Kantor
- Waktu: 09.00–17.00 WIB
Waktu | Agenda |
09.00–09.15 | Registrasi peserta & welcome coffee |
09.15–09.30 | Pembukaan & sambutan dari HR/Manajemen |
09.30–10.30 | Sesi 1: Pengenalan Materi & Objective Training |
10.30–10.45 | Coffee break |
10.45–12.00 | Sesi 2: Penyampaian Materi Inti oleh Trainer |
12.00–13.00 | Istirahat makan siang |
13.00–14.30 | Sesi 3: Workshop / Simulasi / Roleplay |
14.30–14.45 | Break singkat |
14.45–16.15 | Sesi 4: Diskusi kelompok & studi kasus |
16.15–16.45 | Penyampaian hasil diskusi + feedback dari trainer |
16.45–17.00 | Evaluasi peserta, pembagian sertifikat, & penutup |
6. Contoh Rundown Acara Wisata
Pada acara wisata yang dipandu tour guide, alur acara biasanya mencakup titik kumpul, perjalanan, kunjungan ke beberapa objek wisata, waktu istirahat, hingga kembali ke titik awal.
Berikut contoh rundown kegiatan wisata yang bisa kamu jadikan acuan:
- Hari/Tanggal: 20 November 2025
- Destinasi: Tanah Lot–Alas Harum–Pantai Melasti
- Waktu: 07.00–18.00 WITA
Waktu | Agenda | Keterangan |
07.00–07.30 | Titik kumpul & registrasi | Kumpul di hotel, absensi peserta, pembagian gelang/tiket |
07.30–07.45 | Briefing tour guide | Penjelasan rute hari ini, aturan keselamatan, kontak PIC |
07.45–09.00 | Perjalanan ke Tanah Lot | Tour guide memberikan cerita sejarah & legenda Tanah Lot |
09.00–10.30 | Eksplorasi Tanah Lot | Foto-foto, melihat pura, melihat ombak & spot ikonik Batu Bolong |
10.30–11.00 | Perjalanan ke Alas Harum, Ubud | Istirahat di bus, pembagian snack |
11.00–12.30 | Wisata di Alas Harum | Menikmati rice terrace, jungle swing, sky bike, foto spot |
12.30–13.30 | Ishoma | Makan siang di restoran area Ubud |
13.30–14.15 | Perjalanan ke Pantai Melasti, Ungasan | Persiapan untuk sesi santai di pantai |
14.15–16.00 | Free time di Pantai Melasti | Main air, sunset early, foto-foto, santai di tepi tebing |
16.00–18.00 | Perjalanan pulang & penutupan | Sharing kesan, pembagian souvenir, drop kembali ke hotel |
7. Contoh Rundown Acara Pernikahan
Dengan rundown yang jelas, MC, WO, fotografer, hingga pengantin bisa mengikuti alur tanpa ada bagian yang tertinggal. Berikut contoh rundown lengkapnya:
- Lokasi: Ballroom Hotel / Venue Pernikahan
- Hari/Tanggal: Disesuaikan
- Waktu Acara: 16.00–21.00
Waktu | Agenda | Keterangan |
16.00–17.00 | Kedatangan tamu & registrasi | Tamu mulai masuk ballroom, foto di photobooth |
17.00–17.10 | Opening MC | Sambutan pembuka & arahan kepada tamu |
17.10–17.20 | Prosesi masuk keluarga | Pengiring keluarga inti memasuki venue |
17.20–17.35 | Prosesi masuk pengantin | Bride & groom berjalan menuju pelaminan diiringi musik |
17.35–17.50 | Doa pembuka | Doa dipimpin tokoh agama |
17.50–18.10 | Sambutan perwakilan keluarga | Diwakili orang tua / wali |
18.10–18.30 | Prosesi akad simbolis / pemberkatan singkat (opsional) | Bila rangkaian adat/pernikahan memerlukan sesi simbolis |
18.30–18.50 | Sesi foto keluarga & VIP | Foto dengan keluarga inti dan tamu VIP |
18.50–19.00 | First Dance pengantin | Pengantin memasuki lantai dansa, lampu dim redup, spotlight menyala |
19.00–19.15 | Parents Dance (opsional) | Pengantin menari dengan orang tua masing-masing |
19.15–19.45 | Makan malam & hiburan | Tamu dipersilakan makan, live music berjalan |
19.45–20.00 | Pemotongan kue / champagne toast | Ditutup dengan foto bersama |
20.00–20.15 | Lempar buket & games ringan | Hiburan untuk tamu, khususnya bridesmaids |
20.15–20.45 | Sesi foto bebas & free mingle | Pengantin keliling meja menyapa tamu |
20.45–21.00 | Penutup & ucapan terima kasih | MC menutup acara, tamu dipersilakan pulang |
Baca Juga: 22 Contoh Teks MC Formal & Non-Formal: Pernikahan, Seminar, Maulid
8. Contoh Rundown Product Launching
Product launching adalah acara resmi yang dirancang untuk memperkenalkan produk baru kepada publik, media, dan para pemangku kepentingan.
Biasanya, acara ini mencakup sesi presentasi, demo produk, hingga aktivitas interaktif untuk membangun antusiasme dan awareness terhadap produk yang diluncurkan.
Berikut contoh rundown product launching yang bisa digunakan untuk perusahaan, brand, atau startup.
- Hari/Tanggal: 12 Desember 2025
- Lokasi: Ballroom Hotel / Convention Hall
- Waktu Acara: 19.00–22.00 WIB
Waktu | Agenda | Keterangan & PJ |
19.00–19.15 | Registrasi & Kedatangan Tamu | Penyambutan tamu, media, dan VIP PJ: Tim Registrasi |
19.15–19.20 | Pembukaan oleh MC | Opening speech, perkenalan acara, dan housekeeping rules PJ: MC |
19.20–19.35 | Opening Visual & Brand Story Video | Penayangan video perjalanan brand dan teaser produk PJ: Tim Multimedia |
19.35–19.50 | Sambutan dari CEO / Brand Representative | Ucapan selamat datang, konteks peluncuran produk, visi perusahaan PJ: Manajemen |
19.50–20.10 | Live Product Reveal | Momen unveiling, demo singkat, highlight fitur utama PJ: Tim Product & Creative |
20.10–20.40 | Product Demonstration & Use Case Showcase | Penjelasan lebih detail tentang fitur dan diferensiasi produk PJ: Product Specialist |
20.40–20.55 | Testimonial / Panel Talk | Sharing dari pengguna awal, influencer, atau partner bisnis PJ: Tim Marketing |
20.55–21.10 | Q&A Session | Tanya jawab dengan media dan tamu undangan PJ: MC & Tim PR |
21.10–21.25 | Media Photo Session | Foto produk dan perwakilan manajemen PJ: Tim Dokumentasi |
21.25–21.45 | Networking & Refreshment | Tamu menikmati hidangan, sesi networking informal PJ: Sie Konsumsi |
21.45–22.00 | Closing & Doorprize | Penutup acara, pengumuman hadiah, ucapan terima kasih PJ: MC & Tim EO |
Baca Juga: Apa Itu Outing Kantor? Ketahui Manfaat & 4 Destinasi Favoritnya!
9. Contoh Rundown Acara Awarding Night
Awarding Night merupakan ajang apresiasi untuk memberikan penghargaan kepada individu, tim, atau mitra yang memiliki kontribusi dan pencapaian luar biasa dalam satu periode tertentu.
Acara ini biasanya melibatkan sesi penyerahan penghargaan, penampilan hiburan, serta sambutan dari pihak manajemen.
Berikut contoh rundown Awarding Night yang bisa digunakan untuk perusahaan atau organisasi.
- Hari/Tanggal: 20 November 2025
- Lokasi: Ballroom Hotel Essence
- Waktu Acara: 09.00–12.00 WIB
Waktu | Agenda | Keterangan & PJ |
09.00–09.15 | Registrasi & Kedatangan Tamu | Penyambutan tamu & pengisian daftar hadir PJ: Sie Registrasi |
09.15–09.20 | Pembukaan oleh MC | Opening remarks dan penjelasan alur acara PJ: MC |
09.20–09.30 | Opening Video / Company Highlight | Pemutaran video perjalanan perusahaan dan prestasi setahun terakhir PJ: Sie Multimedia |
09.30–09.45 | Sambutan dari Manajemen | Ucapan selamat datang & apresiasi untuk seluruh peserta PJ: Pimpinan Acara |
09.45–10.15 | Sesi Awarding Kategori Utama | Penyerahan penghargaan kategori utama (Best Employee, Best Team, dsb.) PJ: Sie Acara |
10.15–10.30 | Penampilan Hiburan | Musik akustik/penampilan internal untuk mencairkan suasana PJ: Sie Acara |
10.30–11.00 | Sesi Awarding Kategori Spesial | Penghargaan kategori bonus seperti Leader’s Choice, Outstanding Project, dll. PJ: Sie Acara |
11.00–11.30 | Foto Bersama & Dokumentasi | Foto per kategori & sesi foto bersama seluruh peserta PJ: Tim Dokumentasi |
11.30–11.50 | Ramah Tamah & Makan Bersama | Hidangan prasmanan atau coffee break PJ: Sie Konsumsi |
11.50–12.00 | Penutupan | Closing statement, ucapan terima kasih, info after-event PJ: MC |
10. Contoh Rundown Acara Word untuk Upacara
Rundown upacara ini bisa digunakan untuk sekolah, kantor, atau pemerintahan. Karena melibatkan banyak petugas dan acara, jadi jelas rundown wajib.
Kamu bisa download contoh rundown acara berikut untuk referensi:
Ingin Bekerja sebagai Event Organizer? Coba Temukan Lokernya lewat Dealls!
Kalau kamu suka menyusun acara dan tertarik berkarier sebagai event planner profesional, kamu bisa cari lowongan kerja dari perusahaan-perusahaan ternama melalui Dealls.
Ada lebih dari 7.000 perusahaan terverifikasi yang terdaftar di Dealls, termasuk EO profesional seperti Spectindo Event Organizer, Keren Event Organizer, Dyandra Event Solutions, Events and Exhibitions, hingga Avinci Wedding Planner.
Melamar di Dealls juga jauh lebih praktis. Kamu cukup mengirimkan CV satu kali saja tanpa perlu menulis surat lamaran atau mengisi formulir berulang-ulang.
Posisi yang tersedia pun beragam, mulai dari full-time, part-time, hingga loker freelance untuk kamu yang ingin menjadikannya pekerjaan sampingan.
Sebelum melamar, kamu juga bisa review CV gratis menggunakan fitur AI CV Analyzer dari Dealls agar peluang lolos interview semakin besar.
Yuk, kirimkan CV-mu sekarang sebelum lowongannya ditutup!
Referensi:
How to Write an Event Agenda: Guide, Tips, and Templates | Field Drive
What is an Event Rundown, How to Create One, and Examples | Studiokado