Perencanaan dalam perusahaan atau organisasi sangat penting untuk mencapai tujuan yang jelas dan terukur. Salah satu metode yang sering digunakan dalam perencanaan adalah membuat program kerja (proker).
Proker dapat membantu memetakan langkah-langkah yang perlu diambil untuk mencapai tujuan tersebut, serta menjadi acuan untuk mengukur progres dan evaluasi hasil yang telah dicapai.
Dalam artikel ini, kita akan membahas secara mendalam mengenai apa itu proker, tujuan pembuatannya, jenis-jenisnya, serta beberapa contoh sederhana yang dapat dijadikan panduan saat kamu ingin membuatnya.
Apa Itu Program Kerja?
Program kerja atau proker adalah rencana yang membantu tim untuk mencapai tujuan mereka. Proker mencakup hal-hal penting seperti tugas yang harus dikerjakan, target yang ingin dicapai, sumber daya yang dibutuhkan, anggaran, dan jadwal waktu.
Program kerja tidak disusun oleh satu orang saja tetapi dibuat oleh tim dan harus disetujui oleh pimpinan atau pihak terkait di perusahaan. Setelah disetujui, baru proker baru bisa dilanjutkan untuk dilanjutkan ke bagian lainnya.
Mengutip dari ProjectManager, Selain membantu tim agar tetap terorganisir, proker juga memastikan dukungan dari pihak-pihak terkait, seperti pimpinan, departemen lain, serta pemimpin yang bertanggung jawab atas risiko atau akuntabilitas.
Proker juga membantu mengelola ekspektasi, baik di tingkat pimpinan maupun anggota tim, sehingga semua orang memiliki pemahaman yang sama terkait hasil yang akan dicapai.
Jenis-Jenis Program Kerja
Program kerja dapat dibagi menjadi beberapa jenis berdasarkan tujuan, jangka waktu, dan cakupannya. Berikut adalah beberapa jenis program kerja yang sering digunakan:
1. Program Kerja Strategis
Program kerja strategis adalah rencana jangka panjang yang bertujuan untuk mencapai sasaran besar bagi organisasi. Biasanya program ini mencakup periode waktu tiga hingga lima tahun atau lebih. Contoh program strategis adalah meningkatkan pangsa pasar atau membangun reputasi perusahaan di industri.
Program ini fokus pada pencapaian tujuan yang lebih luas dan berkelanjutan. Dengan begitu, perusahaan dapat merencanakan langkah-langkah besar untuk mencapai visi jangka panjang yang lebih kompleks.
2. Program Kerja Taktis
Program kerja taktis dirancang untuk jangka pendek dan fokus pada pencapaian sasaran yang lebih spesifik. Program ini sering kali diukur dalam periode waktu yang lebih singkat, seperti beberapa bulan atau satu kuartal. Tujuan dari program taktis adalah untuk mencapai hasil yang lebih terfokus dan langsung.
Misalnya, meningkatkan penjualan produk tertentu atau meluncurkan kampanye pemasaran baru. Program taktis lebih fleksibel dan dapat dengan cepat disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi pasar yang berubah.
3. Program Kerja Jangka Pendek
Program kerja jangka pendek biasanya berlangsung dalam waktu kurang dari satu tahun. Tujuannya untuk mencapai sasaran yang jelas dalam rentang waktu singkat, seperti meningkatkan kepuasan pelanggan atau restrukturisasi proses bisnis. Program ini memiliki fokus yang lebih sempit namun tetap penting untuk kemajuan organisasi.
Sasaran yang ditetapkan dalam program kerja jangka pendek harus realistis dan dapat dicapai dalam waktu yang terbatas. Keberhasilan dalam program jangka pendek sering kali menjadi langkah awal untuk pencapaian tujuan jangka panjang.
4. Program Kerja Tetap
Program kerja tetap berisi kegiatan yang dilakukan secara rutin dan berkelanjutan dalam organisasi. Contohnya termasuk pelatihan tahunan untuk karyawan, audit internal, atau pemeliharaan fasilitas. Kegiatan-kegiatan ini penting untuk menjaga operasional perusahaan tetap berjalan lancar.
Meskipun terlihat seperti kegiatan yang tidak berubah, program kerja tetap sangat penting untuk menjaga kestabilan dan kualitas dalam organisasi, memastikan semua sistem dan proses tetap efisien.
5. Program Kerja Kontingensi
Program kerja kontingensi disiapkan untuk menghadapi situasi atau kejadian tak terduga yang bisa mengganggu operasional perusahaan. Tujuan utamanya adalah untuk menjaga kelangsungan perusahaan di tengah krisis atau keadaan darurat. Program ini mencakup langkah-langkah untuk mengatasi risiko yang tidak dapat diprediksi.
Misalnya, rencana pemulihan pasca-bencana atau prosedur darurat. Dengan memiliki program kerja kontingensi, perusahaan bisa lebih siap menghadapi ketidakpastian dan melanjutkan operasional dengan cepat.
Baca juga: 10 Contoh Mind Mapping Simple yang Mudah Ditiru
Faktor yang Harus Dipertimbangkan dalam Menyusun Program Kerja
1. Tujuan & Sasaran yang Jelas
Langkah pertama adalah menetapkan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai dalam program kerja. Tujuan ini harus spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan memiliki batasan waktu yang jelas.
Tujuan tersebut memberikan arah dan fokus dalam setiap langkah yang diambil oleh tim. Dengan tujuan yang jelas, tim dapat lebih mudah mengevaluasi kemajuan dan menyesuaikan upaya jika diperlukan.
Baca juga: Memahami Brainstorming: Tujuan, Teknik, dan Tips Ide Kreatif
2. Ruang Lingkup Program Kerja
Setelah menetapkan tujuan, langkah selanjutnya adalah menentukan ruang lingkup program kerja atau pekerjaan yang perlu diselesaikan. Hal ini mencakup tugas-tugas yang harus dikerjakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Mengetahui ruang lingkup ini akan membantu menghindari adanya pekerjaan yang tidak relevan, serta memudahkan dalam merencanakan sumber daya yang dibutuhkan dan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas.
3. Perkirakan Sumber Daya yang Dibutuhkan
Langkah selanjutnya adalah memperkirakan sumber daya yang diperlukan untuk setiap tugas dalam program kerja. Faktor ini mencakup tenaga kerja, alat, bahan, hingga layanan pihak ketiga yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas.
Mengetahui sumber daya yang dibutuhkan membantu tim dalam merencanakan anggaran dan waktu yang dibutuhkan. Selain itu, perencanaan yang matang akan menghindari kekurangan sumber daya di tengah jalan, yang bisa menghambat kelancaran proyek.
4. Peran & Tanggung Jawab
Langkah berikutnya adalah mengorganisir tim dan memastikan setiap anggota memahami tugas dan tanggung jawabnya. Setiap orang perlu mengetahui apa yang diharapkan dari mereka agar proyek berjalan dengan lancar.
Penting untuk mengkomunikasikan peran tersebut dengan jelas, sehingga setiap anggota tim bisa bekerja sama dengan efektif dan mendukung satu sama lain dalam mencapai tujuan bersama.
5. Perkirakan Biaya & Buat Anggaran
Perkirakan biaya untuk setiap sumber daya yang dibutuhkan, baik itu tenaga kerja, bahan baku, atau alat yang digunakan. Buat anggaran yang realistis untuk setiap elemen agar proyek tetap dalam batasan biaya yang sudah ditentukan.
Anggaran yang jelas membantu untuk memantau pengeluaran dan mencegah pemborosan. Jika ada perubahan dalam proyek, anggaran juga bisa disesuaikan agar tetap sesuai dengan kebutuhan yang ada.
6. Buat Jadwal Proyek
Menyusun jadwal proyek akan membantu tim untuk tahu kapan setiap tugas harus diselesaikan dan kapan tugas berikutnya dimulai. Jadwal ini penting untuk menjaga agar semua orang tetap pada jalur yang benar dan menghindari keterlambatan.
Dengan jadwal yang baik, tim bisa mengatur prioritas dan menyelesaikan tugas tepat waktu. Ini juga memberikan gambaran kepada manajer proyek mengenai status dan kemajuan yang sudah dicapai.
7. Identifikasi Risiko, Kendala, dan Asumsi
Perkirakan risiko dan kendala yang mungkin muncul selama proyek berlangsung, seperti masalah teknis atau perubahan mendadak dalam anggaran. Memahami hal ini sejak awal membantu tim untuk siap menghadapinya.
Penting juga untuk mencatat asumsi yang diambil saat merencanakan proyek. Misalnya, asumsi tentang ketersediaan sumber daya atau waktu yang cukup untuk menyelesaikan tugas. Dengan mengetahui potensi masalah, tim dapat merencanakan langkah mitigasi lebih baik.
8. Tetapkan Indikator Keberhasilan
Indikator keberhasilan dapat diukur dengan berbagai cara, seperti pengukuran proyek, efisiensi, hasil akhir, dan kualitas. Setiap jenis pengukuran memberikan gambaran yang berbeda tentang seberapa baik proyek berjalan.
Pengukuran ini membantu menilai apakah tujuan benar-benar tercapai sesuai harapan.
Selain faktor diatas cobalah untuk mempertimbangkan menggunakan metode SMART saat membuat program kerja. SMART adalah singkatan dari:
- Spesifik: Tujuan dan langkah-langkah yang diambil harus jelas dan terarah.
- Dapat Diukur (Measurable): Tujuan harus mudah dipantau untuk mengetahui kapan berhasil tercapai.
- Dapat Dicapai (Achievable): Sasaran harus realistis dan dapat dicapai oleh tim dalam waktu yang ditentukan.
- Relevan (Relevant): Tujuan dan tugas harus sesuai dengan nilai serta tujuan jangka panjang organisasi.
- Berbasis Waktu (Time-based): Setiap rencana harus memiliki batas waktu yang jelas agar bisa memprioritaskan pekerjaan dengan efektif.
Contoh Program Kerja
1. Contoh Program Kerja Sederhana (Karyawan)
Program kerja sederhana biasanya digunakan oleh organisasi kecil atau bisnis dengan sedikit anggota tim. Pemilik usaha kecil sering kali meminta karyawan untuk merencanakan proyek tertentu, seperti meluncurkan produk baru atau merencanakan langkah-langkah jangka panjang.
Program kerja sederhana mencakup hal-hal berikut:
- Tujuan proyek
- Keuntungan yang diharapkan
- Anggaran dan sumber daya yang dibutuhkan
- Bahan dan biaya yang terlibat
- Tenggat waktu yang ditentukan
Contoh program kerja sederhana:
Misalnya, sebuah kafe ingin meningkatkan penjualan kopi sebesar 10% dalam tiga bulan. Karyawan membuat rencana untuk mencapai tujuan tersebut, termasuk strategi promosi dan penyesuaian harga.
2. Contoh Program Kerja Jangka Pendek (Manajer)
Program kerja jangka pendek mirip dengan program kerja karyawan, namun cakupannya lebih luas dan biasanya melibatkan seluruh tim atau departemen. Program ini akan merencanakan siapa yang bertanggung jawab untuk berbagai tugas dan fokus pada manfaat yang akan diperoleh perusahaan dalam waktu dekat.
Program kerja jangka pendek mencakup hal-hal seperti:
- Manfaat yang akan didapatkan dari program ini
- Rincian biaya dan anggaran yang dibutuhkan untuk setiap tugas
- Statistik dan informasi yang menunjukkan bagaimana bisnis akan berkembang
Contoh program kerja jangka pendek:
Departemen penjualan di sebuah restoran ingin meningkatkan jumlah pelanggan dengan menawarkan menu baru yang lebih sehat. Tujuan dari program ini adalah untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dan meningkatkan penjualan bulanan.
3. Contoh Program Kerja Jangka Perusahaan (Pemilik Bisnis)
Program kerja perusahaan mirip dengan rencana bisnis yang lebih sederhana dan berfokus pada riset pasar serta proyeksi biaya jangka panjang. Program ini tidak hanya digunakan untuk karyawan dan manajer, tetapi juga dapat dipresentasikan kepada anggota dewan, calon mitra bisnis, dan investor untuk mendukung pengambilan keputusan.
Contoh Program Kerja Perusahaan:
Seorang pemilik bisnis ingin meningkatkan penjualan sebesar 25% tahun ini dan menyusun rencana program kerja yang melibatkan product development dan peluang untuk menghasilkan profit.
4. Contoh Program Kerja Rutin (Tim HR)
Program kerja rutin adalah kegiatan yang dilakukan secara berkelanjutan dan terjadwal oleh tim atau departemen dalam perusahaan. Program ini tidak bersifat sementara dan dirancang untuk mendukung operasional perusahaan dalam jangka panjang.
Contoh program kerja rutin untuk tim HR dapat mencakup kegiatan seperti pelatihan karyawan secara berkala, penilaian kinerja tahunan, dan pemeliharaan administrasi kepegawaian. Semua kegiatan ini dilakukan secara teratur untuk memastikan bahwa perusahaan tetap berjalan lancar dan karyawan terus berkembang.
5. Contoh Program Kerja Kontingensi (Tim P2K3)
Program Kerja Kontingensi adalah rencana yang disiapkan untuk menghadapi situasi darurat atau kondisi yang tidak terduga yang dapat mengganggu operasional perusahaan.
Fokus utama dari program ini adalah pencegahan dan mitigasi risiko, agar perusahaan dapat tetap berjalan dengan lancar meskipun terjadi kejadian yang tidak diinginkan.
Program kerja ini mencakup langkah-langkah seperti pelatihan keselamatan, pembelian peralatan darurat, dan tindakan pencegahan lainnya yang berhubungan dengan kesehatan dan keselamatan kerja.
Contoh Program Kerja Kontingensi:
Contoh program kerja kontingensi adalah menyusun rencana pencegahan kecelakaan kerja dan memastikan karyawan dilatih mengenai prosedur keselamatan.
Contoh Template Program Kerja Unduh Gratis
Itulah tadi beberapa contoh program kerja dan cara membuatnya yang bisa kamu jadikan acuan untuk merencanakan kegiatan di perusahaan atau organisasi. Dengan merancang program kerja yang tepat, tujuan yang ingin dicapai dapat lebih terarah dan terukur.
Jika kamu seorang HR yang tengah menjalankan program kerja merekrut karyawan, kamu bisa mencari cara efektif untuk menjangkau lebih banyak calon karyawan berkualitas. Coba pasang lowongan kerja gratis di Dealls!
Dengan berbagai fitur unggulan, Dealls mempermudah proses rekrutmen, mulai dari penyaringan kandidat otomatis hingga integrasi dengan ATS untuk memastikan kamu mendapatkan talenta terbaik.
Tidak hanya itu, platform ini juga punya ribuan pencari kerja aktif yang siap bergabung dengan tim kamu. Jadi, jangan ragu untuk mulai proses rekrutmen yang lebih cepat, mudah, dan efisien bersama Dealls!
Sumber:
