Cara Menggunakan VLOOKUP: Sintaks, Contoh Praktis, & Tips

Kamu mungkin sering bekerja dengan data di Excel, baik untuk laporan keuangan, rekap absensi, hingga analisis penjualan. 

Namun, sudahkah kamu menggunakannya secara efektif, efisien ketika mencari dan mencocokkan data? Pernah mendengar fungsi VLOOKUP? 

Jika belum pernah atau masih terdengar asing, tenang saja. Dealls akan menjelaskan secara menyeluruh mulai dari arti, fungsi, sintaks dasar, hingga contoh kasus dan tipsnya. 

Yuk, kita pelajari bersama!

Apa Itu VLOOKUP di Excel?

VLOOKUP merupakan singkatan dari Vertical Lookup. Fungsi ini dapat ditemukan di Microsoft Excel atau Google Sheets untuk mencari nilai dalam kolom pertama sebuah tabel, lalu mengambil data dari kolom lain yang berada di baris yang sama. 

Sederhananya, VLOOKUP memungkinkan kamu mencari informasi spesifik dalam sebuah tabel berdasarkan kata kunci yang diberikan, dengan asumsi data tersusun secara vertikal (judul kolom berada di baris atas dan data tersusun ke bawah).

Untuk lebih mudah memahaminya, ketahui kapan dan kenapa VLOOKUP dibutuhkan pada poin berikut ini. 

Kapan dan Kenapa VLOOKUP Dibutuhkan?

Singkatnya, fungsi VLOOKUP menjadi sangat berguna dalam beberapa situasi spesifik. Pertama, ketika data yang kamu butuhkan tersebar di dua tabel atau lebih. 

Kedua, keberadaan satu kolom kunci yang sama dan berfungsi sebagai penghubung antar tabel menjadi syarat penting penggunaan VLOOKUP. 

Lebih lanjut, jika kamu memiliki kebutuhan untuk mengambil informasi terkait secara otomatis tanpa perlu melakukan pengetikan ulang secara manual, VLOOKUP menawarkan solusi yang efisien. 

Pada akhirnya, penggunaan fungsi ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi kerja dan akurasi dalam keseluruhan proses pengolahan data kamu.

Berikut ini beberapa kondisi nyata ketika VLOOKUP dibutuhkan:

1. Mengisi Data Tambahan Berdasarkan Kode Unik

Bayangkan kamu punya tabel daftar transaksi dengan kolom "Kode Barang", tapi informasi seperti "Nama Barang" dan "Harga" tidak tersedia di tabel tersebut. 

Nah, jika informasi tersebut ada di tabel lain, kamu bisa gunakan VLOOKUP untuk "menarik" nama dan harga berdasarkan 

2. Membuat Laporan Otomatis

Saat kamu membuat laporan rutin, seperti laporan bulanan atau rekap kinerja, sering kali datanya berasal dari beberapa sumber. Dengan VLOOKUP, kamu bisa otomatis mengambil informasi yang dibutuhkan ke dalam satu format laporan tanpa harus copy-paste manual.

Misalnya:

• Mengambil jabatan karyawan berdasarkan NIP.
• Menampilkan status pembayaran berdasarkan ID transaksi.

3. Memvalidasi atau Mencocokkan Data

VLOOKUP juga bermanfaat untuk mengecek apakah suatu nilai ada dalam daftar referensi. Misalnya, kamu ingin tahu apakah semua nama siswa yang hadir hari ini tercantum dalam daftar resmi. Gunakan VLOOKUP untuk mencocokkan daftar kehadiran dengan daftar resmi.

Jika hasil VLOOKUP menunjukkan error (#N/A), artinya data tersebut tidak ditemukan, yang bisa menjadi tanda adanya kesalahan input atau data yang belum terdaftar.

4. Menghindari Duplikasi Pekerjaan

Dalam pekerjaan administratif, menginput data yang sama berulang kali bisa menyita waktu dan meningkatkan risiko kesalahan. Dengan VLOOKUP, kamu cukup masukkan satu nilai kunci (misalnya: kode pelanggan), dan informasi lainnya akan otomatis muncul berdasarkan database utama.

5. Menghemat Waktu dalam Proses Rekonsiliasi

Ketika kamu harus mencocokkan data antara dua sumber, misalnya antara laporan bank dan catatan internal, VLOOKUP bisa digunakan untuk menarik informasi dari satu sumber ke sumber lainnya dan menyoroti selisih atau inkonsistensi.

Sintaks Dasar VLOOKUP

Format umum rumus VLOOKUP seperti ini:

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Mari kita pecah dan jelaskan satu per satu komponennya:

1. lookup_value → Apa yang Mau Dicari

Ini adalah nilai yang ingin kamu cari di kolom pertama dari tabel.
Contoh: kamu punya kode barang "BRG001", dan kamu ingin tahu nama barang itu.

=VLOOKUP("BRG001", ...)

Atau bisa pakai sel, supaya lebih fleksibel:

=VLOOKUP(A2, ...)

Kalau A2 berisi "BRG001", maka itu yang akan dicari.

2. table_array → Di Tabel Mana Mau Mencari?

Ini adalah tabel referensi tempat Excel akan mencari datanya.
Tabel ini harus dimulai dari kolom yang berisi lookup_value, biasanya kolom pertama.
Contoh:

=VLOOKUP(A2, A2:C10, ...)

Artinya, Excel akan mencari "BRG001" di kolom A (karena A adalah kolom pertama dari tabel A2:C10), dan membaca juga kolom B dan C untuk mengambil data.

3. col_index_num → Mau Ambil Data dari Kolom Ke Berapa?

Setelah Excel menemukan baris yang sesuai, kamu harus kasih tahu dari kolom ke berapa dalam tabel kamu ingin mengambil datanya.

Contoh:
Tabel A2:C10 punya 3 kolom:

• Kolom A = 1 (Kode Barang)
• Kolom B = 2 (Nama Barang)
• Kolom C = 3 (Harga)

Kalau kamu ingin ambil harga (kolom ke-3), maka:

=VLOOKUP(A2, A2:C10, 3, ...)

4. range_lookup → Mau Cari yang Persis atau yang Mendekati?

Bagian ini bisa kamu isi dengan:

• FALSE → untuk pencarian persis (paling sering dipakai)
• TRUE → untuk pencarian mendekati (khusus kasus tertentu, seperti mencari rentang nilai)

Contoh paling umum:

=VLOOKUP(A2, A2:C10, 3, FALSE)

Artinya:

Cari nilai yang persis sama dengan yang ada di sel A2 di kolom pertama tabel A2:C10, lalu ambil data dari kolom ke-3.

Ilustrasi Sederhana

Misalnya, ada tabel ini di sel A2:C5:

Jika kamu ketik rumus ini:

=VLOOKUP("BRG002", A2:C5, 2, FALSE)

Excel akan mencari "BRG002" di kolom pertama (A), menemukannya di baris ke-3, lalu mengambil nilai dari kolom ke-2 (kolom B), yaitu "Pensil".

Baca Juga: 50 Rumus Dasar Excel yang Penting Kamu Kuasai 

Langkah langkah Cara Menggunakan VLOOKUP

Untuk menggunakan VLOOKUP dengan benar, Kamu bisa mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Siapkan Data

Pastikan kamu memiliki dua tabel:

• Tabel utama yang membutuhkan informasi tambahan.
• Tabel referensi yang berisi data yang ingin Kamu tarik (lookup).

Pastikan kolom pencarian (biasanya ID atau kode) ada di kolom pertama dari tabel referensi.

2. Tentukan Nilai yang Dicari

Pilih atau masukkan nilai yang akan digunakan sebagai acuan pencarian (lookup_value). Misalnya, kode barang, ID pelanggan, atau NIP karyawan.

3. Masukkan Rumus VLOOKUP Dasar

Gunakan rumus berikut:

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, FALSE)

Ingat: hampir selalu lebih aman menggunakan FALSE agar hasil pencarian tepat (bukan hanya mendekati).

4. Tekan Enter dan Salin ke Baris Lain

Setelah rumus dibuat, tekan Enter, lalu tarik (drag) rumus ke baris bawah untuk menerapkan pada data lainnya.

Agar lebih memahaminya, berikut contoh sederhana yang bisa kamu coba. 

Contoh Kasus Sederhana

Berikut ini adalah langkah-langkah untuk menambahkan nama barang pada sheet berbeda. 

Pertama, pastikan kamu memiliki dua sheet yang memuat informasi sedikit berbeda. 

Sheet 1: Daftar Transaksi 

Pada sheet ini memuat informasi kode barang dan kuantitas.

Berikutnya, kita cek sheet sebelahnya. 

Sheet 2: Master Barang

Pada sheet ini memuat informasi kode barang, nama barang, dan harga 

Kemudian, kita ingin mencantumkan kolom “Nama Barang” pada sheet pertama, di sebalah kode barang. 

Nah, sebelum menuliskan rumus, tambahkan dulu satu kolom di sebelah “Kode Barang” (pada sheet Daftar Transaksi) dengan cara klik kanan dan pilih Insert 1 column right 

Selanjutnya, langkah yang perlu kita lakukan adalah menuliskan rumus berikut pada Cell B2, lalu klik enter. 

Rumus: 

=VLOOKUP(A2, 'Master Barang'!A:B, 2, FALSE) 

Setelah itu, akan muncul nama barang. Kamu bisa menarik dari atas ke bawah (drag) sehingga bisa terisi semuanya. 

Mudah, bukan? Berikutnya, ada beberapa error umum yang akan kamu hadapi. Jangan khawatir, simak penjelasan berikut untuk tahu tips mengatasinya. 

Tips dan Error Umum dalam VLOOKUP

Berikut merupakan error umum yang akan kamu hadapi:

Selanjutnya, ada beberapa tips lain yang bisa kamu terapkan, di antaranya:

1. Pastikan Nilai Kunci Berada di Kolom Pertama Tabel Referensi

Ini adalah aturan mendasar VLOOKUP. Nilai yang kamu cari (nilai_kunci) harus berada di kolom paling kiri (kolom pertama) dari rentang tabel referensi (tabel_array). Jika tidak, VLOOKUP tidak akan berfungsi dengan benar.

2. Gunakan Referensi Absolut untuk Tabel Array ($)

Saat kamu menarik formula VLOOKUP ke bawah atau ke samping, referensi sel akan berubah secara otomatis. Untuk mencegah rentang tabel referensi (tabel_array) ikut bergeser, gunakan tanda dolar $ untuk mengunci baris dan kolomnya.

• Contoh: Ubah 'Master Barang'!A:B menjadi 'Master Barang'!$A:$B$ atau 'Master Barang'!$A$2:$B$100 (sesuaikan dengan rentang datamu).

3. Perhatikan Jenis Pencarian (range_lookup)

• FALSE (atau 0) untuk Pencarian Tepat: Ini adalah yang paling umum digunakan. Pastikan data di kolom pertama tabel referensi memiliki nilai yang persis sama dengan nilai_kunci.
• TRUE (atau 1) untuk Pencarian Perkiraan: Gunakan ini hanya jika kolom pertama tabel referensi diurutkan secara menaik dan kamu memang ingin mencari nilai dalam rentang tertentu. Kesalahan sering terjadi jika data tidak diurutkan dengan benar saat menggunakan TRUE.

4. Konsistensi Tipe Data

Pastikan tipe data antara nilai_kunci dan nilai di kolom pertama tabel_array konsisten. Misalnya, jika nilai_kunci adalah angka, pastikan kolom pertama tabel_array juga berisi angka (bukan teks angka). 

Perbedaan format (misalnya, ada spasi tambahan) juga bisa menyebabkan VLOOKUP tidak menemukan kecocokan.

5. Gunakan Fungsi Pembantu (TRIM, CLEAN)

Jika kamu mencurigai adanya spasi berlebih atau karakter non-cetak yang mengganggu kecocokan, gunakan fungsi TRIM untuk menghapus spasi di awal dan akhir teks, atau fungsi CLEAN untuk menghapus karakter non-cetak.

• Contoh: =VLOOKUP(TRIM(A2), 'Master Barang'!$A:$B$, 2, FALSE)

6. Pertimbangkan Alternatif untuk Pencarian ke Kiri

VLOOKUP secara default hanya mencari ke kanan. Jika kamu perlu mencari berdasarkan kolom di sebelah kanan dan mengambil nilai di sebelah kirinya, kamu bisa menggunakan kombinasi fungsi INDEX dan MATCH.

7. Beri Nama Rentang pada Tabel Referensi

Memberikan nama yang deskriptif pada rentang tabel referensi (tabel_array) akan membuat formula VLOOKUP kamu lebih mudah dibaca dan dikelola.

• Contoh: Pilih rentang 'Master Barang'!$A:$C$ lalu beri nama "DaftarHarga". Formula VLOOKUP kamu akan menjadi: =VLOOKUP(A2, DaftarHarga, 2, FALSE).

Perbandingan VLOOKUP vs. HLOOKUP vs. XLOOKUP

Baca Juga: 5 Cara Membuat Grafik di Excel, Mudah dan Cepat! 

Menguasai VLOOKUP di Excel bisa menjadi salah satu skill kecil yang memberi dampak besar. Di dunia kerja saat ini, kemampuan mengolah data secara efisien adalah nilai tambah yang dicari banyak perusahaan. 

Tidak hanya membantu Kamu menyelesaikan tugas lebih cepat, pemahaman tentang fungsi seperti VLOOKUP juga menunjukkan bahwa Kamu siap bekerja secara cerdas dan sistematis.

Kalau Kamu sedang mencari peluang kerja atau ingin meningkatkan karier, kemampuan seperti ini bisa menjadi pembeda yang kuat. Di sinilah Dealls hadir untuk membantumu.

Dealls adalah platform pencarian kerja yang menghubungkan Kamu dengan berbagai lowongan dari startup dan perusahaan besar di Indonesia.

Temukan pekerjaan yang sesuai dengan skill Kamu, termasuk posisi yang membutuhkan keahlian Excel seperti data analyst, admin, hingga finance.

Jangan tunggu sampai ahli sempurna—belajar sambil melangkah, dan wujudkan karir impianmu mulai dari sekarang bersama Dealls.