Kamu pasti tidak asing dengan istilah business trip, bukan? Ungkapan yang juga dikenal dengan istilah perjalanan dinas ini umum didengar di lingkungan pekerjaan.
Business trip sendiri memiliki banyak tujuan, salah satunya untuk bertemu dengan klien. Meski dapat dilakukan secara daring, studi yang dilakukan Harvard Business Review pada 2023 mengungkapkan 84 persen dari 425 responden setuju bahwa value yang dimiliki business trip lebih nyata.
Ingin mengenai business trip lebih dalam? Yuk, simak artikel ini hingga tuntas!
Apa Itu Business Trip?
Dilansir Ramp, business trip adalah perjalanan yang dilakukan untuk keperluan pekerjaan. Umumnya, kegiatan ini merujuk pada setiap perjalanan terkait bisnis yang mengharuskan para pelaku perjalanan untuk berada jauh dari rumah, setidaknya selama satu hari. Business trip tentunya berbeda dengan perjalanan harian atau perjalanan pribadi.
Cara sebuah perusahaan mengatur perjalanan bisnis pun beragam. Beberapa perusahaan memberikan keleluasaan kepada karyawan untuk mengatur perjalanan bisnis mereka sendiri. Sementara itu, perusahaan lain mungkin memiliki program perjalanan yang dikelola oleh tim internal atau memilih untuk mempercayakan pengelolaan perjalanan bisnis ini kepada agen perjalanan.
Manfaat Business Trip
Sebagian besar perusahaan menilai bahwa business trip menjadi kunci untuk mendorong penjualan dan membangun relasi bisnis. Tidak heran jika perusahaan rela merogoh kocek yang tidak sedikit untuk anggaran perjalanan bisnis.
Selain itu, masih banyak manfaat yang ada dari perjalanan bisnis. Apa saja itu? Berikut daftar selengkapnya.
1. Menjalin Hubungan dan Koneksi
Hampir semua perjalanan bisnis bertujuan untuk mempererat hubungan dengan klien, kolega, rekan bisnis, dan vendor. Sebab, pertemuan secara langsung tidak hanya meningkatkan kepercayaan, tetapi juga memungkinkan percakapan yang lebih menyeluruh dan efisien.
Isyarat nonverbal seperti bahasa tubuh, nada suara, dan mimik muka yang biasanya terlihat dalam percakapan langsung memberi nuansa tambahan pada kalimat yang diutarakan dan dapat mengubah arti sebuah interaksi. Dengan begitu, percakapan tatap muka dapat membantu menyelesaikan pertanyaan atau kekhawatiran dengan lebih cepat dibandingkan metode komunikasi lainnya.
2. Meningkatkan Pendapatan
Komunikasi langsung yang autentik juga memudahkan perusahaan untuk meningkatkan penjualan. Perjalanan bisnis memungkinkan perusahaan bertemu langsung dengan pelanggan potensial bersamaan dengan momen mereka mencari produk atau layanan tertentu. Misalnya, peserta pameran sering kali hadir untuk mencari mitra baru. Dengan hadir secara langsung, peluang perusahaan untuk memenangkan kontrak menjadi lebih besar dibandingkan pesaing yang tidak menghadiri pameran.
3. Menjelajahi Pasar dan Peluang Baru
Banyak perusahaan memanfaatkan perjalanan bisnis untuk menilai kelayakan peluang bisnis baru dan potensi keuntungannya. Sebagai contoh, produsen yang berencana membuka cabang di negara atau wilayah lain mungkin mengirimkan perwakilan untuk mengevaluasi kondisi di sana dan menilai manfaat dari ekspansi tersebut.
Perusahaan juga kerap mengutus karyawan untuk meneliti peluang pendapatan di pasar baru. Mereka mungkin mengeksplorasi apakah ada permintaan yang cukup untuk produk atau layanan yang ditawarkan serta menilai apakah regulasi setempat membatasi operasi mereka di wilayah tersebut.
4. Mendukung Pengembangan Karyawan
Tidak hanya sekadar jalan-jalan, karyawan yang melakukan perjalanan bisnis juga berpeluang memperdalam pengetahuan tentang industri dan memperluas pandangan mereka. Sebab, selalu ada peluang baru untuk belajar dari perspektif, budaya, dan perusahaan lain, terlepas dari seberapa sering karyawan tersebut bepergian.
Baca Juga: Arti Fleksibel dalam Pekerjaan, Manfaat, dan Tips Meningkatkannya
Hal-hal yang Perlu Disiapkan saat Business Trip
Sebelum melaksanakan business trip, jangan lupa bahwa terdapat hal-hal yang perlu kamu persiapkan. Dengan begitu, perjalanan yang ditempuh akan lebih terencana dan nyaman. Menurut CWT, berikut beberapa hal yang perlu disiapkan saat business trip.
1. Menyusun Perencanaan Perjalanan
Langkah pertama adalah pastikan untuk menyusun rencana perjalanan berdasarkan regulasi atau kebijakan perusahaan. Pertimbangkan waktu perjalanan dari titik awal hingga tujuan akhir serta pastikan sudah sesuai dengan anggaran perusahaan. Selain itu, jangan lewatkan juga setiap detail kecil untuk memastikan perjalanan Anda berjalan lancar.
2. Memilih Akomodasi yang Tepat
Selain perjalanan, pemilihan akomodasi yang sesuai pun sangat penting. Jika hanya memiliki satu tujuan pertemuan, pilihlah hotel yang dekat dengan lokasi tersebut untuk menghemat waktu.
Di samping itu, cek kembali kebijakan perusahaan terkait hotel pilihan atau penawaran diskon. Selain harga, periksa juga fasilitas yang tersedia dari akomodasi tersebut, seperti Wi-Fi gratis, layanan kamar 24 jam, dan stopkontak yang memadai. Aspek-aspek tersebut tentunya bisa membantu perjalanan bisnis kamu menjadi lebih nyaman dan efisien.
3. Menyusun Itinerary
Itinerary berfungsi sebagai panduan atau patokan dalam perjalanan bisnis. Saat menyusun itinerary, kamu harus memperhatikan detail-detail penting, meliputi waktu tempuh, alamat hotel, dan jadwal pertemuan. Sangat disarankan pula untuk memiliki itinerary cadangan untuk mengantisipasi berbagai kemungkinan yang muncul, seperti lalu lintas padat atau pertemuan yang molor.
4. Lakukan Riset Destinasi
Jika hendak bepergian ke tempat baru, penting untuk melakukan riset secara mendalam. Sebab, beberapa lokasi mungkin memiliki adat dan budaya berbeda. Oleh karena itu, memahami etika dan kebiasaan setempat pun tidak kalah krusial untuk meninggalkan kesan baik.
5. Persiapkan Dokumen Perjalanan
Tips selanjutnya adalah mempersiapkan dokumen perjalanan sejak awal dan memastikannya tidak tertinggal, antara lain paspor, tiket perjalanan, dan visa jika diperlukan. Kamu bisa mengecek kebutuhan berkas-berkas tersebut sejak jauh hari, terutama untuk bisa yang membutuhkan proses pengajuan lebih lama.
6. Bawa Alat Elektronik yang Penting
Untuk tetap produktif selama perjalanan, pastikan membawa laptop atau tablet beserta charger dan adaptor yang diperlukan. Hal ini dapat menghemat waktu dan memaksimalkan efisiensi pekerjaan selama perjalanan.
7. Mempersiapkan Pertemuan
Selain perencanaan perjalanan, penting juga untuk mempersiapkan agenda atau meeting penting yang merupakan tujuan utama dari sebuah business trip. Kamu bisa menyusun catatan mengenai tujuan pertemuan dengan riset sebanyak mungkin tentang pihak yang ditemui, kode berpakaian, hingga alat presentasi yang diperlukan agar pertemuan berjalan lancar tanpa hambatan teknis.
Hal-hal yang Harus Dihindari saat Business Trip
Selain itu, ada pula beberapa hal yang harus dihindari saat business trip. Ini dilakukan demi mencegah kamu dari kesalahan-kesalahan yang kerap dilakukan. Adapun berikut hal-hal yang harus dihindari saat business trip.
1. Kurangnya Persiapan
Perjalanan bisnis yang produktif memerlukan persiapan matang. Dalam kata lain, lupa untuk memeriksa detail akomodasi tentu bisa membuat perjalanan menjadi lebih kacau. Oleh karena itu, hindari hal ini dengan memastikan semua rincian perjalanan telah tersusun dengan baik.
2. Memberikan Kesan Pertama yang Buruk
Kesan pertama yang baik tentu penting saat bertemu klien. Pasalnya, kesan pertama yang buruk bisa menurunkan kepercayaan yang dimiliki oleh klien. Untuk menghindarinya, kamu bisa memulainya dengan mengenakan pakaian rapi. Selanjutnya, tunjukkan bahasa tubuh yang positif untuk menunjukkan antusiasme dan memberikan salam.
3. Tidak Backup Dokumen Penting
Selama melakukan perjalanan bisnis, pastikan untuk selalu membawa dokumen penting seperti paspor, tiket, KTP, dan kontrak bisnis, lengkap dengan cadangannya. Proses backup bisa dilakukan dengan cara scan atau foto dokumen yang disimpan dalam penyimpanan berbasis cloud beserta perlindungan kata sandi guna meningkatkan keamanan.
4. Tidak Tepat Waktu
Kedisiplinan waktu penting dalam dunia bisnis. Pasalnya, kedisiplinan waktu menunjukkan profesionalisme dan memberi kesan positif. Untuk selalu tepat waktu, atur alarm dan pastikan ulang kegiatan yang hendak dilakukan keesokan harinya.
5. Tidak Mengelola Budget
Pengeluaran untuk perjalanan bisnis bisa saja membengkak apabila tidak dikelola dengan baik. Dengan demikian, kamu dapat memanfaatkan aplikasi manajemen pengeluaran untuk melacak biaya dan mengunggah bukti pembayaran. Melakukan hal ini membantu perusahaan untuk menghindari pengeluaran berlebihan dan tetap sesuai dengan budget yang direncanakan.
Jenis-jenis Business Trip
Sejatinya, terdapat berbagai macam business trip yang dilakukan oleh perusahaan. Jenis-jenis business trip terbagi berdasarkan maksud dan tujuannya sebagaimana berikut ini.
1. Konferensi dan Pameran
Jenis pertama dari business trip adalah untuk menghadiri konferensi atau pameran. Perusahaan sering mengirimkan perwakilan mereka ke konferensi atau pameran dagang untuk menemukan mitra baru, membangun jaringan, serta mempelajari tren terbaru di suatu industri. Selain itu, tidak menutup kemungkinan bagi karyawan perusahaan untuk memberikan presentasi atau mendemonstrasikan produk mereka saat pameran berlangsung.
2. Pertemuan Klien
Pertemuan klien merupakan perjalanan bisnis yang paling banyak dilakukan oleh suatu perusahaan. Perjalanan ini biasanya dilakukan untuk memperluas atau memperkuat hubungan bisnis. Karyawan yang ditugaskan bertanggung jawab untuk bernegosiasi kontrak baru atau memeriksa proses operasional vendor untuk memastikan telah memenuhi ekspektasi dan persyaratan hukum.
3. Acara Korporat
Perusahaan dengan tim yang tersebar di berbagai wilayah umumnya merencanakan perjalanan bisnis untuk pertemuan internal dan acara khusus. Ini dilakukan guna memudahkan kolaborasi dan menciptakan kesempatan bagi karyawan cabang untuk bertatap muka. Misalnya, perusahaan besar mengundang karyawan cabang ke kantor pusat untuk pelatihan spesifik atau rapat bisnis.
4. Kegiatan Bonding Internal
Perusahaan juga dapat mengadakan kegiatan untuk membangun kekompakan tim. Tujuannya untuk memperkuat hubungan dan menghasilkan ide-ide baru untuk bisnis. Jika anggaran memungkinkan, kegiatan ini bisa juga diadakan di kota atau negara lain.
5. Perjalanan Bleisure
Jenis business trip terakhir adalah perjalanan bleisure. Istilah tersebut merupakan gabungan dari kata business dan leisure. Melalui perjalanan bleisure, karyawan diperbolehkan memperpanjang perjalanan bisnis menjadi liburan pribadi. Ini tidak hanya bermanfaat untuk kesehatan mental, tetapi juga dapat diposisikan sebagai keuntungan tambahan bagi karyawan berprestasi.
Baca Juga: 8 Cara Menjawab Pertanyaan “Mengapa Anda Ingin Bekerja di Perusahaan Kami”
Itulah penjelasan seputar business trip. Siap untuk menjalani perjalanan bisnis bersama perusahaan impian?
Maka dari itu, jangan sampai lewatkan cek lowongan kerja terbaru di Dealls #1 Job Portal Indonesia. Temukan posisi yang sesuai dengan passion dan pengalaman yang kamu miliki.
Segera kunjungi Dealls dan bangun karier di perusahaan impian kamu sekarang juga!
Sumber:
Investing in Travel to Drive Business Growth
What is business travel? Examples, benefits, and tips
